SP_Data Lexikon

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung endet nicht mit der reinen Berechnung. Genauso wichtig ist die Bereitstellung von Berichten – an die Buchhaltung, die Geschäftsleitung oder für das interne Archiv. Das manuelle Suchen und Drucken dieser Listen kostet jedoch unnötig Zeit.

Die Lösung in der SP_Data Personalabrechnung sind Berichtsmappen, die Sie am besten über den Monatsabschluss vollständig automatisieren.

Wir zeigen Ihnen, was Berichtsmappen sind, wie Sie diese einrichten und warum die Automatisierung über den Monatsabschluss so effizient ist.

Die W-Fragen zur Berichtsmappen-Organisation

Was ist eine Berichtsmappe?

Eine Berichtsmappe ist eine digitale Sammlung von verschiedenen Berichten, Listen und Auswertungen, die Sie in einem bestimmten Ablauf benötigen (z. B. nach der Abrechnung oder dem Monatsabschluss).

Stellen Sie sich die Mappe wie einen digitalen Ordner vor, den Sie einmalig zusammenstellen. Dieser Ordner enthält alle Reports, die Sie jeden Monat für einen bestimmten Zweck brauchen.

Wer richtet die Mappen ein?

Die Berichtsmappen werden in der Regel vom PA-Anwender oder dem Administrator des jeweiligen Mandanten eingerichtet. Die Nutzung ist dann für alle relevanten Benutzer vorgesehen.

Wieso, weshalb, warum sollte ich Mappen nutzen?

Die Organisation in Mappen ist die Grundlage für maximale Effizienz:

• Konsistenz: Es wird sichergestellt, dass Sie jeden Monat exakt die gleichen Berichte mit den gleichen Einstellungen erhalten.
• Vollständigkeit: Sie vergessen keine wichtigen Listen (z. B. Beitragsnachweise oder Lohnjournal).
• Automatisierung: Sie können diese Mappen automatisch drucken, archivieren oder per E-Mail an Verteiler senden lassen.

Wie richte ich Berichtsmappen ein und automatisiere sie?

Die Einrichtung und vor allem die Automatisierung über den Monatsabschluss sind der Schlüssel zum Erfolg.

1. Die Mappe zusammenstellen (Was gehört hinein?)

1. Berichtsauswahl: Wählen Sie die einzelnen Berichte aus, die Sie benötigen (z. B. Lohnjournal, FiBu-Liste, Krankenkassen-Beitragsnachweise).
2. Einstellungen definieren: Legen Sie für jeden Bericht fest, welche Optionen er haben soll (z. B. nur bestimmte Kostenstellen, welche Sortierung, etc.).
3. Ablauf festlegen: Bestimmen Sie die Reihenfolge, in der die Berichte in der Mappe erscheinen sollen.

2. Der große Schritt: Automatisierung über den Monatsabschluss

Der effizienteste Weg, Berichtsmappen auszuführen, ist die Verknüpfung mit dem Monatsabschluss.

Wenn Sie im Menüpunkt Monatsabschluss die Option zur Erstellung der Monatsabschlussmappe aktivieren, passiert Folgendes:

• Der Auslöser: Sobald der Monatsabschluss (oder der Monatsabschluss-Prüflauf) erfolgreich durchlaufen ist, wird die hinterlegte Berichtsmappe automatisch gestartet.
• Die Aktionen: Sie legen in der Mappe fest, was mit den fertigen Berichten geschehen soll. Hier können Sie folgende Aktionen definieren:
  • Archivierung: Speichern der Berichte im digitalen Archiv.
  • Drucken: Automatisches Senden an einen bestimmten Drucker.
  • E-Mail-Versand: Versand an vordefinierte E-Mail-Verteiler (z. B. "Lohnbuchhaltung", "Geschäftsführung").

3. Die Rolle der Stapelverarbeitung (Wie läuft das ab?)

Wenn Sie zusätzlich das Modul Stapelverarbeitung nutzen (wie in unseren vorherigen Artikeln beschrieben), erreichen Sie die höchste Stufe der Automatisierung:

1. Sie erstellen den Auftrag "Monatsabschluss" (oder "Komplettlauf") und geben ihn an den Stapelserver.
2. Der Stapelserver führt den Monatsabschluss automatisch durch.
3. Die Berichtsmappe wird als Teil des Monatsabschlusses automatisch im Hintergrund ausgeführt.
4. Der Dienst archiviert, druckt und versendet die Berichte, während Sie bereits neue Aufgaben erledigen können.

Tipp: Mappen für verschiedene Zielgruppen

Um die Übersicht zu bewahren, empfiehlt es sich, spezialisierte Mappen anzulegen:

Verteiler sind die digitalen Adressbücher und Zielorte in der SP_Data Personalabrechnung (PA). Sie ermöglichen es, die in Berichtsmappen erzeugten Dokumente automatisch zu archivieren, zu drucken oder per E-Mail zu versenden – ohne dass Sie jedes Mal manuell Adressen oder Pfade eingeben müssen.

Was ist ein Verteiler in der SP_Data PA?

Ein Verteiler ist ein gespeichertes Zielprofil für Ihre Berichte und Dokumente. Er kann verschiedene Arten von Zielen definieren:

• Eine oder mehrere E-Mail-Adressen.
• Einen bestimmten Netzwerkpfad (Archiv- oder Export-Ordner).
• Einen bestimmten Drucker.

Sobald Sie einen Bericht oder eine Berichtsmappe einem Verteiler zuweisen, weiß das System automatisch, wohin die Ausgabe geleitet werden soll.

Wer benötigt Verteiler?

Verteiler sind für jeden PA-Anwender wichtig, der:

1. Berichte nach dem Monatsabschluss automatisch versenden möchte.
2. Dateien (z. B. FiBu-Dateien, Zahlungsverkehrsdateien) in feste, wiederkehrende Netzwerkpfade exportieren muss.
3. Dokumente digital archivieren möchte.

Wieso, weshalb, warum sind Verteiler notwendig?

Verteiler sind der logische Baustein, der die Automatisierung erst ermöglicht:

• Zentrale Pflege: Sie müssen eine E-Mail-Adresse oder einen Pfad nur einmal pflegen. Ändert sich das Ziel, passen Sie nur den Verteiler an, nicht dutzende Berichts- oder Export-Einstellungen.
• Fehlerminimierung: Es eliminiert das Risiko, sich bei manueller Eingabe im E-Mail-Feld oder beim Tippen des Pfades zu vertun.
• Stapel-Kompatibilität: Automatisierte Prozesse (z. B. über die Stapelverarbeitung) benötigen fest definierte, nicht-interaktive Ziele, die über Verteiler bereitgestellt werden.

Wie richte ich einen Verteiler ein?

Obwohl die genauen Menüpfade je nach SP_Data Version leicht variieren können, ist der Prozess zur Erstellung eines Verteilers grundsätzlich gleich. Sie finden die Verteilerverwaltung meist im Bereich Systemeinstellungen oder Allgemeine Einstellungen.

Schritt 1: Den Verteiler anlegen und benennen

Sie starten den Dialog zur Anlage eines neuen Verteilers. Wählen Sie einen klaren, aussagekräftigen Namen (z. B. "Archiv_FiBu" oder "GF_Monatsreports"), damit Sie ihn später leicht zuordnen können.

Schritt 2: Die Zielart festlegen und konfigurieren

Innerhalb des Verteilers definieren Sie das Ziel(e). Ein Verteiler kann auch mehrere Ziele kombinieren.

A) E-Mail-Verteiler

Legen Sie fest, wer die Berichte erhalten soll:

• Empfänger-Liste: Geben Sie alle notwendigen E-Mail-Adressen ein (z. B. buchhaltung@firma.de; geschäftsleitung@firma.de).
• Betreff & Text: Sie können einen Standard-Betreff und einen kurzen E-Mail-Text für die automatisierten Berichte hinterlegen.

B) Archiv- / Export-Verteiler

Dieser Verteiler ist wichtig, um Dateien an feste Speicherorte zu leiten. Besonders wichtig: Wenn der Export von der Stapelverarbeitung durchgeführt werden soll, muss hier ein UNC-Pfad verwendet werden (nicht ein Netzlaufwerksbuchstabe wie T:\):

• Zielpfad: Verwenden Sie die UNC-Notation (z.B. \\SERVERNAME\Freigabename\Lohnarchiv). Der Dienstbenutzer des Stapelservices muss auf diesen Pfad Zugriffsrechte haben.

C) Drucker-Verteiler

Dieser Verteiler dient dazu, einen Bericht immer an denselben Drucker zu schicken:

• Druckername: Wählen Sie den korrekten Druckernamen aus, der auf dem Client oder Server, wo der Druckauftrag ausgelöst wird (z. B. vom Stapelserver), bekannt ist.

Schritt 3: Verteiler im Bericht zuweisen

Nach der Anlage können Sie den Verteiler nun an den relevanten Stellen verwenden:

• In der Berichtsmappe: Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Berichtsmappe wählen Sie für die Option "Ausgabe an" oder "Versandart" Ihren neu erstellten Verteiler aus.
• Bei Exporten: Bei der Konfiguration des Exports von FiBu- oder Zahlungsverkehrsdateien können Sie den Verteiler als festen Zielpfad hinterlegen.

Durch diese einmalige Einrichtung stellen Sie sicher, dass alle automatisierten Prozesse in der SP_Data PA ihre Zielorte fehlerfrei und konsistent finden.

Wussten Sie, dass der Staat Arbeitgeber finanziell unterstützt, wenn sie ihren Mitarbeitern eine Betriebsrente spendieren? Diese Förderung über § 100 Einkommensteuergesetz (EStG) ist eine tolle Chance, die Altersvorsorge von Geringverdienern zu verbessern, ohne dass diese selbst etwas zahlen müssen.

Hier beantworten wir die wichtigsten W-Fragen zu dieser staatlichen Hilfe (Stand: Geschätzte Werte 2026).

1. Was wird gefördert und wer profitiert? (Was & Wer)

2. Wie funktioniert die Förderung genau? (Wie)

Die Förderung ist eine Erstattung an den Arbeitgeber. Sie läuft über die Lohnsteueranmeldung:

• Förderhöhe: Der Staat erstattet dem Arbeitgeber 30 % der zusätzlich gezahlten bAV-Beiträge.
• Beispiel: Bei 600 € Beitrag im Jahr erhält der Arbeitgeber 30% von 600 € = 180 € zurück.

📝 Voraussetzungen

Damit die Förderung gewährt wird, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

1. Gehaltsgrenze (Neu 2026 geschätzt): Das Bruttogehalt des Mitarbeiters liegt maximal bei 2.584 € pro Monat.
2. Zusätzlich: Die Zahlung muss zusätzlich zum vertraglich geschuldeten Lohn erfolgen (keine Entgeltumwandlung).
3. Vertragsart: Der Vertrag muss eine Direktversicherung, Pensionskasse oder ein Pensionsfonds sein.
4. Beitragsrahmen: Der Arbeitgeber zahlt jährlich mindestens 240 € und höchstens 960 € ein, um die volle Förderung auszuschöpfen.

3. Wieso gibt es diese Regelung? (Wieso & Weshalb)

Weshalb die staatliche Hilfe?

• Gerechtigkeit: Die Regierung möchte, dass auch Arbeitnehmer mit niedrigem Einkommen eine Chance auf eine auskömmliche Zusatzrente haben. Geringverdiener können sich oft keine private oder zusätzliche Altersvorsorge leisten.
• Anreiz: Arbeitgeber sollen einen finanziellen Anreiz bekommen, soziale Verantwortung zu übernehmen und in die Altersvorsorge ihrer Belegschaft zu investieren.

4. Worauf muss bei der Abrechnung geachtet werden?

Wichtig für die Lohnbuchhaltung:

• Keine Kombination: Die $\S 100$ EStG-Förderung ist nicht kombinierbar mit der steuerfreien Entgeltumwandlung nach $\S 3$ Nr. 63 EStG. Es handelt sich um eine separate Leistung des Arbeitgebers.
• Korrekte Erfassung: Die Beiträge müssen korrekt in der Lohnabrechnung erfasst werden, damit die Erstattung der 30 % über die Lohnsteueranmeldung des Unternehmens beim Finanzamt angefordert werden kann.

Dieser Bonus vom Staat ist eine einfache Möglichkeit für Arbeitgeber, die Mitarbeiterbindung zu stärken und gleichzeitig einen wichtigen sozialen Beitrag zu leisten.

Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist ein wichtiger Baustein für die Rente Ihrer Mitarbeiter. Mit der speziellen Förderung nach §100 des Einkommensteuergesetzes (EStG) macht der Staat die bAV für Geringverdiener noch attraktiver – und Sie als Arbeitgeber profitieren direkt!

Was ist die bAV-Förderung nach § 100 EStG?

Die bAV-Förderung (§ 100 EStG) ist ein staatlicher Anreiz für Arbeitgeber, ihre Mitarbeiter mit niedrigem Einkommen bei der betrieblichen Altersvorsorge finanziell zu unterstützen.

Kurz gesagt: Sie als Arbeitgeber bekommen einen Teil Ihres Zuschusses zur bAV für bestimmte Mitarbeiter vom Staat zurückerstattet.

Wer ist förderfähig?

Die Förderung ist an bestimmte Kriterien gebunden, die sicherstellen, dass sie denjenigen zugutekommt, die sie am dringendsten benötigen.

Wie funktioniert die Förderung und was sind die Voraussetzungen?

Die Förderung funktioniert über eine Teilrückerstattung des Arbeitgeberzuschusses.

1. Die Produkt-Voraussetzungen (Was?)

Die Förderung gilt nur für diese Durchführungswege der bAV, wenn die Verträge „ungezillmert“ sind:

• Pensionskasse
• Direktversicherung
• Pensionsfonds

2. Die Zuschuss-Voraussetzungen (Wie viel?)

Damit Sie die Förderung erhalten können, müssen Sie einen Mindestzuschuss leisten:

• Der jährliche Förderbetrag (Ihr Arbeitgeberzuschuss) muss mindestens 240,00 € betragen.

3. Der Rückerstattungs-Mechanismus (Wie?)

• Sie erhalten 30 % Ihres geleisteten Zuschusses zur bAV vom Staat zurück.
• Die Erstattung erfolgt über die Lohnsteueranmeldung im Dezember.
• Maximaler Rückerstattungsbetrag: Der maximal anrechenbare Zuschuss beträgt 288,00 € pro Jahr (entspricht einem Arbeitgeberzuschuss von 960,00 € jährlich).

Beispielrechnung

Ein Mitarbeiter zahlt mtl. 100,00 € per Gehaltsumwandlung ein.

Sie als Arbeitgeber bezuschussen mit mtl. 30,00€.

Wieso und Weshalb gibt es die Förderung?

• Wieso/Warum die Förderung? Sie wurde eingeführt, um Geringverdienern, die oft am wenigsten von einer Betriebsrente profitieren, einen stärkeren Anreiz für die bAV zu geben und die Altersarmut zu mindern.
• Ihre Vorteile: Sie reduzieren Ihre Nettokosten für den bAV-Zuschuss und zeigen sich als attraktiver Arbeitgeber, der seine Mitarbeiter bei der Altersvorsorge unterstützt.

Technische Umsetzung in der Lohnbuchhaltung

1. Lohnarteneinstellung: Den Zuschuss kennzeichnen

Wenn Sie kein spezielles bAV-Modul nutzen, aber der Vertrag förderfähig nach § 100 EStG ist, muss die Lohnart Ihres Zuschusses entsprechend markiert werden (z. B. über das Feld "AG Zuschuss bAV"). Die Lohnsoftware prüft dann selbstständig, ob der Arbeitnehmer die Einkommensgrenze einhält.

• Geldwerter Vorteil/Freibetrag: Die Gehaltsumwandlung des Arbeitnehmers ist steuer- und sozialversicherungsfrei bis zu einer jährlichen Grenze von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der Rentenversicherung.

2. Mitarbeiterstamm: bAV-Details

Im Mitarbeiterstamm (z. B. unter "Vorgaben/bAV-Details") pflegen Sie spezielle Informationen:

• Pauschalversteuerung §40b a. F. EStG: Dieses Feld wird nur auf "Ja" gesetzt, wenn in der Vergangenheit eine Pauschalversteuerung für diesen Vertrag erfolgte.
• Nachholjahre/Vervielfältigungsjahre: Hier wird die Anzahl der maximal 10 Nachholjahre eingetragen. Dies ist der Multiplikator für den steuerfreien Nachholbetrag (z. B. bei Nachzahlungen nach einer Elternzeit).

3. Nachholung (Vervielfältigung)

Möchte ein Mitarbeiter z. B. nach einer Elternzeit oder einem Sabbatical Nachzahlungen in die bAV leisten, muss dafür eine separate Lohnart angelegt werden. Diese spezielle Lohnart muss das Kennzeichen "Nachholung bAV-Unterbrechungsjahre" tragen.

4. Verbuchung des§ 100 EStG (Wie wird es verbucht?)

Die Rückerstattung des Staates muss in Ihrer Finanzbuchhaltung (Fibu) korrekt verbucht werden. Dazu müssen in den Fibu-Kontenvorgaben typischerweise zwei Positionen angepasst werden:

• Position 86: Ertrag § 100 EStG
  • Soll: Erlöskonto (Wird als Einnahme gebucht)
• Position 87: Verrechnung § 100 EStG
  • Haben: Verbindlichkeitskonto gegenüber dem Finanzamt

Die korrekten Konten erfragen Sie bitte bei Ihrer Finanzbuchhaltung.

Die relevanten Grenzwerte in der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) sind an die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der Rentenversicherung (RV) gekoppelt und werden jährlich angepasst.

Hier sind die voraussichtlichen, ab dem 1. Januar 2026 geltenden Rechengrößen, die für die bAV relevant sind:

Wichtige Rechengrößen der bAV für 2026

Die Werte für die BBG in der Rentenversicherung werden für 2026 voraussichtlich auf 101.400,00 € jährlich angehoben. Ab 2025 gelten die Werte bundesweit einheitlich.

1. Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit (Gehaltsumwandlung)

• Sozialversicherungsfrei (SV-frei): Im Jahr 2026 bleiben Beiträge in die bAV (Pensionskasse, Direktversicherung, Pensionsfonds) bis zu 4.056,00 € jährlich (338,00 € monatlich) komplett frei von Sozialversicherungsbeiträgen.
• Steuerfrei: Beiträge sind sogar bis zu 8.112,00 € jährlich (676,00 € monatlich) steuerfrei. Die Differenz zwischen 4 % und 8 % ist steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig.

2. § 100 EStG – Förderung für Geringverdiener (AG-Zuschuss)

Die Kriterien für die § 100 EStG-Förderung bleiben im Jahr 2026 voraussichtlich unverändert. Wichtig: Eine geplante Ausweitung der Förderung auf höhere Beträge wird voraussichtlich erst ab 2027 in Kraft treten.

Achtung zum Jahr 2027

Die geplante Erhöhung der Förderobergrenzen im Rahmen des Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetzes soll voraussichtlich erst ab 2027 gelten. Die Werte würden dann steigen auf:

• Maximal geförderter AG-Beitrag: 1.200,00 € jährlich
• Maximaler Förderbetrag AG (30 %}: 360,00 € jährlich

Die Einkommensgrenze für den Arbeitnehmer soll ab 2027 auf 2.898,00 € monatlich steigen.

Diese 2027 geplanten Änderungen sind für 2026 jedoch noch nicht relevant.

Der obligatorische Arbeitgeberzuschuss zur bAV (2026)

Seit dem Jahr 2022 gilt für alle neuen und bestehenden Verträge der Direktversicherung, der Pensionskasse und des Pensionsfonds eine gesetzliche Pflicht zum Arbeitgeberzuschuss, wenn der Vertrag über eine Gehaltsumwandlung finanziert wird.

1. Was ist die Pflicht?

Sie sind als Arbeitgeber verpflichtet, einen Zuschuss in Höhe von mindestens 15 % des umgewandelten Entgelts zu leisten, soweit Sie durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einsparen (§ 1a Abs. 1a BetrAVG).

2. Wieso wirkt sich die BBG RV aus?

Die Höhe der tatsächlich eingesparten Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge) ist entscheidend.

• Bis zur SV-Freigrenze von 4% der BBG RV sind Sie als Arbeitgeber zur Zahlung des Zuschusses verpflichtet, da hier definitiv SV-Beiträge gespart werden.
• Wichtiger Punkt 2026: Da die SV-Freigrenze in 2026 auf 338,00 € monatlich steigt, kann der Mitarbeiter höhere Beiträge sozialversicherungsfrei umwandeln. Dadurch steigt auch der Betrag, auf den sich die 15 % Zuschusspflicht bezieht.

3. Was ist, wenn der Arbeitgeberzuschuss höher ist?

Wenn Sie bereits heute freiwillig einen höheren Zuschuss als die gesetzlichen 15 % leisten (z. B. 20%) oder einen fixen Euro-Betrag), sind Sie in der Regel von der Pflicht entbunden, solange Ihr Zuschuss mindestens der Höhe der eingesparten SV-Beiträge entspricht.

Wichtig zu prüfen: Im Normalfall (Beitragshöhe innerhalb der SV-Freigrenze) sparen Sie als Arbeitgeber immer mehr als 15 % an Sozialversicherungsbeiträgen. Rechnen Sie also nach, ob Ihr freiwilliger Zuschuss die tatsächlich eingesparten SV-Beiträge abdeckt.

4. Technische Umsetzung in der Lohnbuchhaltung

Die Lohnsoftware muss korrekt eingestellt sein, um:

1. Die Gehaltsumwandlung des Mitarbeiters (Lohnart) zu identifizieren.
2. Automatisch 15 % des umgewandelten Betrags als Arbeitgeberzuschuss zu berechnen und zuzuschlagen (oder Ihren bereits höheren fixen Zuschuss zu verwenden).
3. Die Einhaltung der SV-Freigrenze (338,00 € monatlich in 2026) zu überwachen.

Fassen wir zusammen: Die steigende BBG RV in 2026 macht die bAV für Ihre Mitarbeiter noch attraktiver (durch höhere SV-freie Beiträge), erhöht aber gleichzeitig den maximal möglichen Betrag, auf den sich die 15 % Zuschusspflicht beziehen können.

Die Erstattung der staatlichen Förderung erfolgt nicht durch eine separate Auszahlung, sondern durch die Verrechnung mit der Lohnsteuer, die Sie im Dezember für Ihre Mitarbeiter an das Finanzamt abführen müssen.

1. Das Prinzip der Anrechnung

Das Finanzamt erstattet Ihnen 30 % des von Ihnen geleisteten Arbeitgeberzuschusses zur bAV für förderfähige Mitarbeiter.

• Die Erstattung wird als eine Entlastung oder Minderung der abzuführenden Lohnsteuer behandelt.
• Die Erstattung erfolgt jährlich in der Lohnsteueranmeldung für den Dezember.

2. Die Berechnung für die LStA

Obwohl Sie den Zuschuss monatlich geleistet haben, wird der erstattungsfähige Betrag auf Jahresbasis berechnet und im Dezember geltend gemacht.

3. Die Ausweisung in der Lohnsteueranmeldung

In der elektronischen Lohnsteueranmeldung gibt es ein spezifisches Feld für diese Entlastung.

• Position: Die Erstattung wird in der Regel in der Kennzahl 35 der Lohnsteueranmeldung unter dem Titel "Ermäßigungsbetrag nach $\S 100$ EStG" oder einem ähnlichen Wortlaut ausgewiesen.

Was passiert in der Lohnbuchhaltung?

1. Die Lohnsoftware sammelt über das Jahr hinweg die geleisteten, förderfähigen AG-Zuschüsse (Kennzeichnung über die Lohnart "AG Zuschuss bAV").
2. Im Dezember rechnet das System diesen Betrag in den tatsächlichen Förderbetrag (30 %) um (im Beispiel 108,00 €.
3. Dieser Betrag von 108,00 € wird in die Dezember-Lohnsteueranmeldung in der entsprechenden Kennzahl eingetragen.
4. Der Betrag von 108,00 € reduziert die Summe der Lohnsteuer, die Sie im Dezember an das Finanzamt abführen müssen.

4. Die Verbuchung (kurze Wiederholung)

Wie bereits besprochen, muss diese Rückerstattung auch in Ihrer Finanzbuchhaltung korrekt dargestellt werden:

• Position 86 (Ertrag § 100 EStG): Dies ist die Buchung des Betrags als Ertrag (Einnahme).
• Position 87 (Verrechnung § 100 EStG): Dies ist die Gegenbuchung über ein Verbindlichkeitskonto gegenüber dem Finanzamt, da die Reduzierung der Steuerzahlung eine Verrechnung darstellt.

bAV - Alt vs. Neu: Der große Unterschied bei Ihrer Betriebsrente

Sie hören immer wieder von Paragrafen wie § 40b EStG und § 3 Nr. 63 EStG, wenn es um die Betriebliche Altersvorsorge (bAV) geht? Keine Sorge, es ist einfacher, als es klingt! Der Unterschied ist vor allem eine Frage des Alters Ihres Vertrags und bestimmt, wie er steuerlich behandelt wird.

Hier die wichtigsten Antworten auf die W-Fragen.

Was ist der Unterschied? (Der Kernpunkt)

Der Hauptunterschied liegt im Zeitpunkt des Vertragsabschlusses und den daraus resultierenden Steuervorschriften.

• § 40b EStG: Die "Altzusage"
  • Dies ist die alte Regelung. Sie gilt nur für Verträge, die vor dem 1. Januar 2005 abgeschlossen wurden.
  • Die Beiträge wurden damals pauschal versteuert.
• § 3 Nr. 63 EStG: Die "Neuzusage"
  • Dies ist die aktuelle Regelung. Sie gilt für alle Verträge, die ab dem 1. Januar 2005 neu abgeschlossen wurden.
  • Die Beiträge sind heute weitgehend steuer- und sozialversicherungsfrei (bis zu gewissen Höchstgrenzen).

Wann ist welche Regelung gültig? (Wann & Werum)

Wie wird gefördert? (Wieso & Wie)

Der größte Unterschied liegt in der Förderung während der Ansparphase und der Besteuerung in der Auszahlungsphase (nachgelagerte Besteuerung).

Die "Altzusage" (§ 40b EStG)

Vereinfacht: Weniger Förderung beim Einzahlen, dafür meist steuerfreie Rente.

Die "Neuzusage" ( § 3 Nr. 63 EStG)

Vereinfacht: Starke Steuer- und Sozialabgabenersparnis beim Einzahlen, dafür wird die spätere Rente besteuert.

Wer muss das wissen? (Wer)

• Lohnbuchhalter & Personalabteilung: Sie müssen den Unterschied kennen, da sie die korrekte Lohnabrechnung und die Abführung der Steuern und Sozialabgaben sicherstellen müssen. Die SP_Data Software bildet diese komplexen Regeln (Pauschalversteuerung vs. Steuerfreiheit) automatisch ab.
• Arbeitnehmer: Es ist gut zu wissen, nach welcher Regelung Ihr Vertrag läuft, um Ihre Renteneinkünfte später besser einschätzen zu können.

Weshalb wurde die Regelung geändert?

Die Umstellung auf § 3 Nr. 63 EStG im Jahr 2005 war Teil einer umfassenderen Rentenreform in Deutschland (Stichwort Alterseinkünftegesetz).

• Ziel: Das Prinzip der nachgelagerten Besteuerung sollte gestärkt werden. Das bedeutet: Förderung in der Ansparphase (weniger Abgaben), dafür Besteuerung erst in der Rentenphase.
• Grund: Im Ruhestand ist der Steuersatz der Menschen in der Regel niedriger als während des Berufslebens. So wird die Vorsorge über die bAV insgesamt attraktiver.

Zusammenfassung der Hauptunterschiede

Kurz gesagt: Wenn Ihr Vertrag alt ist, profitieren Sie wahrscheinlich später. Wenn er neu ist, sparen Sie heute mehr Steuern und Sozialabgaben.

1. Was ist die Basis der Regelung? (Gültigkeit)

2. Wie hoch ist die Förderung beim Einzahlen? (Beitragshöhe)

3. Worin liegt die Ersparnis beim Einzahlen? (Begünstigung)

4. Wie wird die Rente später besteuert? (Auszahlung)

5. Wieso wurde die Regelung geändert?

Weshalb die Umstellung?

Die Bundesregierung wollte die betriebliche Altersvorsorge stärken und die Förderung deutlich erhöhen. Gleichzeitig wurde das Prinzip der nachgelagerten Besteuerung durchgesetzt: Man spart beim Einzahlen, wenn der Steuersatz hoch ist, und zahlt Steuern erst im Alter, wenn der Steuersatz meist niedriger ist.

Die Betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist für Unternehmen ein großer Verwaltungsposten. Viele Verträge, unterschiedliche Regeln und sich ständig ändernde Gesetze können schnell zu Fehlern führen. Das optionale Modul „bAV-Verträge“ in der SP_Data Personalabrechnung nimmt Ihrer Lohnbuchhaltung diese Komplexität ab.

1. Was ist das Modul „bAV-Verträge“?

Das Modul ist ein zentraler digitaler Aktenordner für alle bAV-Produkte (z.B. Direktversicherungen oder Pensionskassen), die Ihr Unternehmen anbietet.

Im Kern: Es ermöglicht die einmalige, strukturierte Anlage jedes einzelnen bAV-Produkts, um dann die Abrechnung für alle Mitarbeiter, die dieses Produkt nutzen, automatisiert abwickeln zu können.

2. Wer nutzt das Modul?

3. Wie funktioniert die Verwaltung in SP_Data? (Der 3-Schritte-Plan)

Die Verwaltung teilt sich in die zentrale Anlage des Vertrags und die individuelle Zuweisung zum Mitarbeiter.

Schritt 1: Den zentralen bAV-Vertrag anlegen

Sie legen für jedes Produkt (z.B. "Allianz Direktversicherung § 3 Nr. 63") einen Hauptdatensatz an.

• Vertragstyp wählen: Durch die Auswahl des richtigen Paragrafen (z.B. § 3 Nr. 63 EStG oder § 40b EStG) weist das System automatisch die korrekten Lohnarten (Systemlohnarten) zu.
• Zentrale Daten hinterlegen: Hier speichern Sie die Bankverbindung, die Adresse des bAV-Instituts und ggf. ein abweichendes Buchungskonto.
• Merke: Füllen Sie alle Felder (auch für Einmalzahlungen) aus. Dann ist das Produkt vollständig vorbereitet, falls es ein anderer Mitarbeiter in Zukunft nutzt.

Schritt 2: Den Vertrag dem Mitarbeiter zuweisen

Der zentrale Vertrag wird im Mitarbeiterstamm (unter Kontoverbindungen) mit einem Klick zugewiesen.

• Datenübernahme: Anschrift, Bankdaten und die FiBu-Konten werden automatisch aus dem zentralen Vertrag in den Mitarbeiterstamm übernommen.
• Individuelle Anpassung: Falls nötig, können Sie diese Daten hier für den Einzelnen überschreiben (übersteuern).

Schritt 3: Den Zahlungsplan erstellen

Über das „Geldsack-Symbol“ legen Sie fest, wie viel und woraus der Mitarbeiterbeitrag gezahlt wird:

• Beitragshöhe: Monatlicher Euro-Betrag.
• Beitragsart wählen: Hier entscheiden Sie über die korrekte Lohnverarbeitung:
  • Arbeitnehmerbeitrag aus laufenden Bezügen (vom Monatsgehalt)
  • Arbeitgeberanteil laufend (vom AG finanzierter Beitrag)
  • Arbeitgeberzuschuss gesparte SV (der gesetzlich vorgeschriebene 15 %-Zuschuss)

Das System übernimmt: Sobald der Zahlungsplan hinterlegt ist, sorgt die Auswahl der Beitragsart dafür, dass der richtige Betrag über die automatisch zugeordneten Lohnarten in der Abrechnung verarbeitet wird.

4. Wieso & Weshalb ist die Automatisierung so wichtig?

5. Worauf müssen Sie besonders achten? (Tipps für die Praxis)

• Finanzbuchhaltung (FiBu): Kontrollieren Sie vor der ersten Abrechnung unbedingt, ob in den verwendeten bAV-Lohnarten die korrekten FiBu-Kontierungen (Buchungskonten) hinterlegt sind. Sonst klappt die Übertragung in die Buchhaltung nicht.
• Zahlungsverhinderung: Möchten Sie eine Zahlung unterbinden, nutzen Sie die Funktion „Einbehalt“ oder „gesperrt“ im Mitarbeiterstamm. Es reicht nicht, die Kontoart auf Scheck oder Barzahlung umzustellen!
• T-Konten verstehen: Zahlungen werden in SP_Data über T-Konten geführt. Soll bedeutet Ausgang (Zahlung wird ausgeführt), Haben bedeutet Eingang (offene Verbindlichkeit).
• Systemlohnarten: Sie dürfen die Nummer und Bezeichnung der Lohnart ändern, um sie an Ihre interne Struktur anzupassen – die Funktionalität (SystemID) bleibt davon unberührt und wird weiterhin durch SP_Data aktualisiert.

Durch das bAV-Modul wird die Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge zu einem strukturierten, sicheren und transparenten Prozess.

Die Verdienstabrechnung (Lohnzettel) ist das wichtigste Dokument, das Sie als Mitarbeiter monatlich erhalten. Wenn Sie einen Vertrag zur Betrieblichen Altersvorsorge (bAV) haben, muss dieser Abzug natürlich korrekt ausgewiesen werden.

Hier erklären wir, wie die bAV-Beiträge in der SP_Data-Abrechnung erscheinen und warum Sie für eine vollständige Übersicht einen Blick ins System werfen sollten.

1. Was passiert auf der Verdienstabrechnung? (Was)

Wenn Sie eine Entgeltumwandlung (Abzug vom Brutto) für Ihre bAV nutzen, erscheinen die entsprechenden Beträge als Lohnarten auf Ihrer monatlichen Abrechnung.

• Der Kern: Die Lohnarten, die in der SP_Data-Software Ihrem bAV-Vertrag zugeordnet sind, werden in der Abrechnung des jeweiligen Monats unter den variablen Bestandteilen dargestellt.
• Wichtig: Auf der Verdienstabrechnung selbst sehen Sie nur die Zahlungen, die für diesen einen Monat fällig sind. Sie sehen dort weder zukünftige Zahlungen noch die gesamte Historie.

2. Wer sieht diese Lohnarten? (Wer)

3. Wie sind die Lohnarten in der Abrechnung platziert? (Wie)

Die bAV-Lohnarten werden in der Regel nicht unter den festen, monatlich immer gleichen Lohnarten (wie das Grundgehalt) angezeigt.

• Platzierung: Sie erscheinen meist im Bereich der variablen Lohnarten oder in einem speziellen Bereich, der Abzüge und Umwandlungen darstellt.
• Grund: Obwohl die bAV-Beiträge oft fest sind, gelten die zugehörigen Lohnarten technisch als Abzüge vom Brutto, die speziellen Regeln (Steuerfreiheit, Sozialversicherungsfreiheit) folgen.

4. Wieso zeigt die Abrechnung nicht alles? (Wieso & Weshalb)

Wieso fehlt die Übersicht?

• Fokus: Die Verdienstabrechnung ist ein Dokument, das primär die aktuelle Berechnung von Brutto, Abzügen und Netto für den Berichtsmonat dokumentiert. Sie ist keine Vertragsübersicht oder ein Kontoauszug des bAV-Vertrags.

Weshalb ist die vollständige Übersicht wichtig?

• Wenn Sie zum Beispiel prüfen möchten, ob der Beitrag im letzten Jahr erhöht wurde (Dynamisierung) oder ob eine Einmalzahlung im Vormonat korrekt abgerechnet wurde, reicht die einzelne Monatsabrechnung nicht aus.

5. Wo finde ich die vollständige Übersicht? (Woher/Wodurch)

Um eine lückenlose und zukunftssichere Übersicht über alle bAV-Bestandteile zu erhalten, müssen Sie direkt im SP_Data-System nachsehen (Zugriff für die Lohnbuchhaltung).

Hier gibt es zwei Hauptquellen:

1. Die Abfrage „bAV Zahlplan“:

• Diese vorgefertigte Auswertung liefert nicht nur die Vertragsdetails, sondern auch die Beiträge, die für den aktuellen und zukünftigen Zeitraum geplant sind.

Der Zahlplan des Mitarbeiters:

• Navigieren Sie zum Mitarbeiterstamm / Kontoverbindung / baV-Vertrag.
• Über das Lupensymbol erhalten Sie eine historische Ansicht aller bereits abgerechneten (vergangenen) sowie aller geplanten (zukünftigen) bAV-Bestandteile.

Tipp zur Suche: Wenn Sie in der Suchmaske der Auswertungen einfach den Begriff "bAV" eingeben, listet Ihnen das System automatisch alle verfügbaren Abfragen rund um dieses Thema auf.

Die monatliche Verdienstabrechnung ist der Beleg für die aktuelle Transaktion, aber die Zahlpläne im System sind die Quelle der Wahrheit für die gesamte Historie und die Planung Ihrer Altersvorsorge.

Die korrekte Verwaltung der Betrieblichen Altersvorsorge (bAV) ist das eine – das andere ist die Kontrolle und Überwachung dieser Verträge. Die Lohnsoftware SP_Data bietet hierfür in der Mitarbeiterübersicht gezielte Abfragen, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Zahlungen zu prüfen.

Hier beantworten wir die wichtigsten W-Fragen zu den bAV-Auswertungen.

1. Was sind bAV-Auswertungen?

bAV-Auswertungen sind vorgefertigte Berichte in der SP_Data Mitarbeiterübersicht, die alle relevanten Informationen aus den zentral angelegten bAV-Verträgen und den individuellen Zahlungsplänen der Mitarbeiter auf Knopfdruck zusammenfassen.

• Im Kern: Sie liefern eine strukturierte Übersicht über Vertragsdetails und tatsächliche Beitragszahlungen.

2. Wer braucht diese Auswertungen? (Wer)

3. Wie sind die Auswertungen aufgebaut? (Wie)

Das SP_Data-System bietet drei wichtige Standard-Auswertungen, die aufeinander aufbauen:

4. Wieso sind diese Abfragen so nützlich? Weshalb die Unterscheidung? Die getrennten Abfragen ermöglichen eine gezielte Prüfung. Wenn Sie nur die Vertragsnummer benötigen, nutzen Sie die erste Abfrage. Wenn Sie die Gesamtsumme für das letzte Jahr prüfen müssen, wählen Sie die dritte Abfrage.

• Wozu dient die Filterfunktion? Die Abfrage „bAV Zahlplan Zeitraum“ ist besonders mächtig, da Sie die Daten beliebig filtern und gruppieren können. Eine sinnvolle Anwendung ist die Gruppierung nach dem Namen des Versicherungsinstituts. So sehen Sie auf einen Blick, welche Gesamtbeitragssumme an welche Bank oder Versicherung geht – essenziell für die Überweisung.
• Wichtig für die FiBu: Die Auswertung über den Zeitraum liefert die nötigen Daten, um die Konten der Finanzbuchhaltung abzustimmen und die korrekte Verbuchung der bAV-Beiträge sicherzustellen.

5. Worauf muss bei der Nutzung geachtet werden?

• Zeitraum wählen: Bei der Auswertung „bAV Zahlplan Zeitraum“ muss der gewünschte Zeitraum (von / bis) immer aktiv ausgewählt werden, damit die korrekte Historie angezeigt wird.
• Zweckgebundene Analyse: Nutzen Sie die Gruppierungsfunktion, um große Datenmengen schnell zu strukturieren. Statt 500 Einzelzeilen sehen Sie so übersichtliche Summen pro Versicherungsinstitut oder pro Vertragsart.

Diese Auswertungen stellen sicher, dass Ihre Personalabrechnung im Bereich bAV nicht nur korrekt läuft, sondern auch transparent und jederzeit nachvollziehbar ist.