SP_Data-Lexikon

Warum muss mein Unternehmen das melden?

Jedes Unternehmen in Deutschland mit durchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen pro Jahr ist gesetzlich verpflichtet, auf wenigstens 5 Prozent dieser Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen (§ 154 SGB IX).

Die jährliche Meldung an die Agentur für Arbeit – die sogenannte Schwerbehindertenanzeige– dient dazu, nachzuweisen, dass Sie dieser Beschäftigungspflicht nachkommen. Wenn die Quote nicht erfüllt wird, muss das Unternehmen eine Ausgleichsabgabe zahlen, die zur Förderung der Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben verwendet wird.

Die Erstellung dieser Auswertung ist wichtig und gesetzlich vorgeschrieben, war aber lange Zeit mit viel manuellem Aufwand verbunden.

Was ist IW-ELAN?

IW-ELAN (entwickelt im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit) ist eine kostenlose Software, die Arbeitgeber bei der Berechnung der Ausgleichsabgabe und der Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Schwerbehindertenanzeige unterstützt. Es ermöglicht die elektronische Abgabe der Meldung.

Hier kommt die clevere Lösung ins Spiel: Das IW-ELAN-Modul in der SP_Data Personalabrechnung (PA). Es macht Schluss mit der lästigen Dateneingabe per Hand!

Was ist die IW-ELAN-Meldung? (Kurz erklärt)

Die Schnittstelle in Ihrer SP_Data PA sorgt dafür, dass die richtigen Daten direkt aus Ihrer Personalabrechnung an IW-ELAN übermittelt werden. Dazu gehören:

• Ihre Betriebsstätten.
• Die Anzahl Ihrer monatlich Beschäftigten.
• Alle relevanten Daten zu Ihren schwerbehinderten Beschäftigten.

Da die Daten direkt aus Ihrem PA-System stammen, entfällt die manuelle Erfassung komplett.

Ihre 7 Vorteile auf einen Blick: Mit dem IW-ELAN-Modul

Das Modul ist wie ein Turbogang für Ihren Meldeprozess. Es spart Ihnen Zeit, senkt das Fehlerrisiko und sorgt für volle Transparenz:

1. Blitzschnelle Daten: Die Bereitstellung aller notwendigen Daten wurde erheblich beschleunigt.
2. Keine Zusatz-Software nötig: Sie können die IW-ELAN-Daten erzeugen, ohne die zusätzliche Software IW-ELAN selbst installieren zu müssen.
3. Keine doppelte Erfassung: Die Daten werden einfach so exportiert, wie sie bereits in Ihrer SP_Data PA erfasst sind. Das verhindert unnötige Mehrarbeit.
4. Alles bleibt gespeichert (Historie): Die erzeugten Meldungen werden im Meldecenterhistorisiert (also dauerhaft archiviert). So können Sie jederzeit nachvollziehen, was wann gemeldet wurde.
5. Jederzeit Berichte erstellen: Sie können die zugehörigen Berichte für die Meldung jederzeit nachträglich auf Basis der gespeicherten Daten aus der Historie erstellen.
6. Direkt im Meldecenter: Die Meldungen sind im gängigen Verfahren über das Meldecenter (Reporting Center) zu bearbeiten – volle Integration in Ihren Standard-Workflow.
7. Flexible Datenübergabe: Die Daten können als TXT- oder CSV-Datei erzeugt werden, was den Import in IW-ELAN besonders komfortabel macht.

Der Nachteil ohne das Modul (Die manuelle Alternative)

Wenn Sie das Modul nicht nutzen, bleibt Ihnen der aufwendigere, manuelle Weg:

• Keine Historie: Die Meldungen werden nicht im Meldecenter archiviert.
• Keine direkte Übertragung: Die Daten können nicht automatisch an IW-ELAN übergeben werden.
• Manuelle Eingabe: Sie müssen die Daten aus den Berichten "Behindertenauswertung" und "Behindertenverzeichnis"abtippen und manuell in die IW-ELAN-Software eingeben. Das ist zeitintensiv und fehleranfällig.

Stammdatenpflege für die IW-ELAN-Meldung

1. WAS wird gemeldet und WAS ist das Ziel?

• WAS wird gemeldet?

Die Stammdaten von Mitarbeitern mit einer hinterlegten Behinderung. Die Daten werden für die jährliche Schwerbehindertenanzeige an die Agentur für Arbeit verwendet.

• WAS passiert bei fehlerhaften Daten?

Fehlerhafte Eingaben werden von der IW-ELAN-Software grundsätzlich abgewiesen. Das bedeutet: Sie werden nicht konvertiert, nicht übernommen und folglich nicht gemeldet. Wichtige Beruhigung: Es gibt keinen Verlust von richtigen, fehlerfreien Daten.

• WAS muss getan werden?

Nach der Datenkonvertierung müssen alle nicht übernommenen, fehlerhaften oder unvollständigen Stammdaten der betroffenen Mitarbeiter überprüft und gepflegt werden.

2. WARUM ist die Meldung notwendig und WARUM muss ich die Daten pflegen?

• WARUM ist die Meldung nötig?

Unternehmen mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind gesetzlich verpflichtet (§ 154 SGB IX), eine Quote von 5 Prozent Schwerbehinderten zu erfüllen (Beschäftigungspflicht). Die Meldung dient als Nachweis hierfür. Bei Nichterfüllung fällt eine Ausgleichsabgabe an.

• WARUM ist saubere Datenpflege wichtig?

Nur korrekte Daten führen zu einer erfolgreichen, automatisierten Übermittlung an IW-ELAN. Außerdem ist der Prozentsatz der Behinderung für die Berechnung des Zusatz-Urlaubs relevant.

3. WER führt die Pflege durch und WIE wird die Meldung vorbereitet?

• WER ist betroffen?

Mitarbeiter, bei denen Daten zur Behinderung in den Stammdaten hinterlegt sind.

• WIE pflege ich die Stammdaten?

Die Datenpflege erfolgt im Mitarbeiter-Stammdaten-Menü unter Vorgaben/Arbeitsagentur.

• WIE erfolgt die korrekte Erfassung (Nachweis)?
  • Struktur: Arbeiten Sie sich in der Erfassungsmaske von oben nach unten durch.
  • Validierung: Das System ist so angepasst, dass es bei der Wahl der Art des Nachweises die möglichen Gruppen und die ausstellende Behörde einschränkt, um Fehleingaben zu verhindern.
  • Unbegrenzt: Bei unbegrenzter Gültigkeit das Enddatum-Feld leer lassen.
  • Verlängerung: Die Gültigkeit des Nachweises kann über einen rechten Mausklick im unteren Bereich der erfassten Datensätze verlängert werden.

4. WIE kontrolliere und erstelle ich die Meldung?

• WIE kontrolliere ich die Daten vorab?

Nutzen Sie die Mitarbeiter Abfrage: Einzelauswertung SB. Hiermit können Sie pro Monat abfragen, wie Ihre Mitarbeiter für die Schwerbehindertenabgabe bewertet und gezählt werden. Basierend darauf können Sie gezielt die Stammdaten anpassen.

• WIE wird der Ausgabepfad eingestellt?

Der Speicherort für die IW-ELAN-Dateien kann im Meldecenter unter Einstellungen angepasst werden. Hier wählen Sie einen vorhandenen oder vorher erstellten Ordner aus.

• WIE erstelle ich die Meldung?

1. Gehen Sie im Menü der PA auf Institutionen /Arbeitsagentur/ Schwerbehinderte.
2. Das System schlägt Ihnen automatisch das Vorjahr vor, da die Meldung immer für das Vorjahr abgegeben werden muss.
3. Achten Sie darauf, dass die Meldedaten zur korrekten IW-ELAN-Version des Anzeigejahres passen.
4. Die fertige Meldung (Verfahrenstyp „IW“) finden Sie anschließend im Meldecenter unter Senden.

Im Dschungel der Lohnabrechnung gibt es einige Bereiche, die besondere Sorgfalt erfordern. Einer davon ist das Register ZVK (Zusatzversorgungskasse). Es ist zentral für Arbeitgeber im Baugewerbe (Baulohn) und für alle, die spezielle Zusatzversorgungswerke wie die Künstlersozialkasse (KSK) nutzen.

Was ist das ZVK-Register?

Das ZVK-Register ist ein spezieller Einstellungsbereich in Ihrer Lohnsoftware, der festlegt, wie eine Lohnart in die Berechnung und Meldung von Zusatzversorgungsbeiträgen einfließt.

• Wer braucht das?Arbeitgeber, die der Zusatzversorgungskasse (ZVK) des Baugewerbes oder anderen vergleichbaren Werken (wie der KSK) angeschlossen sind.
• Wieso und Warum? Es stellt sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge und Stundenmeldungen (z. B. für Urlaub und Rente) an die zuständigen Stellen korrekt übermittelt werden.

1.ZVK-Beitragspflicht: Das richtige Brutto finden

Was wird gesteuert?

Zuerst legen Sie über das ZVK-Kennzeichen fest, ob der Betrag einer Lohnart überhaupt zum ZVK-Bruttolohn zählt. Auf Basis dieses Bruttolohns werden die ZVK-Beiträge berechnet.

Spezialfall: Krankheit und Fortzahlung

Dies ist die wichtigste Einstellung: Sie regelt, was passiert, wenn der Mitarbeiter krank wird und der Arbeitgeber keinen Lohn mehr zahlt (Krankengeldbezug).

 Der Unterschied: Geht es um Urlaub, wird der Anspruch fast immer fortgeführt (MIT Anspruch), da Urlaub ein bezahlter Anspruch ist, der die Rentenbasis nicht mindern darf. Bei langer Krankheit hängt die Fortzahlung von den genauen Regeln der ZVK ab.

2. Baulohn und Stundenerfassung (URMEL und DASKWI)

Im Baugewerbe müssen Stunden nicht nur bezahlt, sondern auch für Urlaubs- und andere Ansprüche gemeldet werden. Hierfür sind die Einstellungen "ZVK gezahlte Stunden" und "ZVK geleistete Stunden" essenziell.

Was sind URMEL und DASKWI?

Dies sind die standardisierten elektronischen Dateiformate:

• DASKWI-Datei: Die übergeordnete Datei, die alle Kassendaten enthält.
• URMEL-Satz: Ein Datensatz innerhalb der DASKWI-Datei, der die monatlich zusammengefassten Stunden und Entgelte pro Mitarbeiter enthält.

Die Lohnart-Einstellungen bestimmen, welche Stunden in diesen URMEL-Satz einfließen.

Wie wird gesteuert? (Der Haken-Test)

Die korrekte Zuordnung sichert, dass die ZVK die richtigen Grundlagen für die Berechnung der Arbeitnehmeransprüche erhält.

Fallbeispiel: Urlaub im Baulohn

Ein Mitarbeiter hat 160 Sollarbeitsstunden im Monat, davon 140 Stunden gearbeitet und 20 Stunden Urlaub genommen.

• Die Lohnart "Lohnstunden" (140 Std.) erhält Haken bei Gezahlt UND Geleistet.
• Die Lohnart "Urlaubsentgelt" (20 Std.) erhält nur einen Haken bei Gezahlt.

 Fazit: Ohne ZVK-Register keine korrekte Meldung

Das ZVK-Register ist nicht optional, sondern eine Pflicht für die betroffenen Branchen. Eine korrekte Einstellung der Lohnarten im ZVK-Register garantiert:

1. Korrekte Beiträge: Der richtige ZVK-Bruttolohn wird ermittelt.
2. Korrekte Anwartschaft: Die Ansprüche des Mitarbeiters (Urlaub, Rente) werden auch bei Krankheit und Urlaub gesichert.
3. Gesetzeskonformität: Die elektronischen Meldungen (DASKWI/URMEL) sind fehlerfrei.

Kennen Sie das? Jeden Monat fallen in der Personalabrechnung Aufgaben an, die sich wiederholen. Genau hier kommt die Stapelverarbeitung ins Spiel – ein Modul, das Ihnen viel Arbeit abnehmen kann!

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was es damit auf sich hat und wie Sie diesen praktischen "Helfer" in Ihrer SP_Data Personalabrechnung optimal nutzen können.

Die W-Fragen zur Stapelverarbeitung

Die Stapelverarbeitung in der SP_Data Personalabrechnung ist ein automatisierter Dienst, der Aufträge ohne Ihr manuelles Zutun abarbeitet.

Was ist die Stapelverarbeitung?

Die Stapelverarbeitung ist ein Modul der SP_Data Personalabrechnung. Stellen Sie sich das Modul wie einen Dienst auf Ihrem Computer vor, der im Hintergrund läuft. Dieser Dienst sucht in der Datenbank nach bestimmten, für ihn vorbereiteten Aufträgen und führt sie selbstständig aus – quasi ein digitaler Mitarbeiter, der Routineaufgaben übernimmt.

Wer nutzt die Stapelverarbeitung?

Die Stapelverarbeitung richtet sich an alle, die wiederkehrende oder zeitintensive Aufgaben in der Personalabrechnung automatisieren möchten.

• Der Dienstbenutzer: Er ist der eigentliche "Ausführende" und benötigt die passenden Zugriffsrechte (analog einem normalen Windows-Benutzer der Personalabrechnung).
• Der interne Administrator: Er ist für die technische Einrichtung und die Vergabe der Rechte verantwortlich.

Wieso, weshalb, warum brauchen wir das Modul?

Der Hauptgrund ist die Automatisierung und Effizienzsteigerung:

• Zeitersparnis: Der Dienst arbeitet Aufgaben wie das Erstellen von FiBu-Dateien oder Zahlungsdateien außerhalb der Stoßzeiten ab.
• Abarbeitung von Routineaufgaben: Wiederkehrende Prozesse laufen zuverlässig im Hintergrund.
• Entlastung: Sie können sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren, während die Routinejobs automatisch erledigt werden.

Wie funktioniert die Installation und Einrichtung?

Die Einrichtung erfolgt in wenigen, klaren Schritten:

1. Voraussetzungen (Die „Must-haves“)

Bevor Sie loslegen, muss alles technisch und rechtlich vorbereitet sein:

• Lizenz: Die Stapelverarbeitung ist in der Regel ein kostenpflichtiges Lizenz-Modul. Eine Ausnahme bilden nur die Aufträge „Berechne Urlaubsstände“ und „eAU Anforderungen erstellen“ – diese sind auch ohne Lizenz eingeschränkt nutzbar.
• Technische Basis: Sie benötigen einen Client oder Server mit installierter und aktualisierter Personalabrechnung.
• Zugriff: Der Dienstbenutzer muss über UNC-Pfade Zugriff auf alle Speicherorte (z. B. für FiBu-, Zahlungs- oder Exportdateien) haben. Wichtig: Bei Netzlaufwerken sind UNC-Pfade anstelle von verknüpften Laufwerksbuchstaben zu verwenden.
• Drucker: Alle zu nutzende Drucker müssen auf dem Stapel-Client unter dem identischen Namen ansprechbar sein.

2. Erstinstallation

1. Führen Sie das Setup aus. Der vorgeschlagene Ordner ist meist \Lohn\StapelService innerhalb des lokalen SP_Data-Verzeichnisses.
2. Das Setup kopiert die Dateien und startet das Konfigurationsprogramm (StapelServiceConfig.exe).
3. Im Konfigurationsprogramm wird der eigentliche Dienst installiert und gestartet. Achtung: Sie benötigen Administratorrechte!

3. Update (Falls der Dienst schon läuft)

1. Prüfen Sie in der Personalabrechnung, ob alle alten Stapelaufträge abgearbeitet sind.
2. Stoppen Sie den Dienst (das PA-Setup stoppt ihn nicht automatisch!).
3. Führen Sie ggf. das Update der Personalabrechnung durch (inkl. Datenbank-Aktualisierung).
4. Spielen Sie das Update des Stapelservice ein. Der Dienst startet danach automatisch.

4. Konfiguration (Die Feinabstimmung)

Im Konfigurationsprogramm (siehe Abbildung) legen Sie fest, wie der Dienst arbeiten soll:

• Lohn.exe und Parameter: Diese werden meist automatisch richtig ermittelt. Wichtige Parameter sind /KSID=%id% (für die Auftragsübergabe) und /start (für die automatische Anmeldung).
  • Sicherheitshinweis: Wenn Sie Benutzer und Passwort (/user [user] /pwd %pass%) übergeben, wird das Passwort im Klartext als Aufrufparameter übermittelt und ist in Windows-Protokollen einsehbar!
• Aktualisierungsintervall: Bestimmt, wie oft (in Sekunden) der Dienst in der Datenbank nach neuen Aufträgen sucht.
• Max. Anzahl paralleler Prozesse: Legt fest, wie viele Aufträge gleichzeitig laufen dürfen. Jeder Parallelprozess ist in der Regel lizenzpflichtig!
• Dienststeuerung:Über die Schaltflächen im Konfigurationsprogramm können Sie den Dienst einfach starten, stoppen, installieren oder deinstallieren.

Fazit

Die Stapelverarbeitung ist ein mächtiges Tool, um Ihre SP_Data Personalabrechnung effizienter zu gestalten. Sie automatisiert Routineaufgaben, spart Zeit und sorgt für reibungslose Abläufe im Hintergrund. Denken Sie nur an die korrekte Einrichtung, die notwendigen Lizenzen und die Zugriffsrechte – dann wird dieser "fleißige Helfer" schnell unverzichtbar!

Willkommen zurück in der Welt der SP_Data Stapelverarbeitung! Im ersten Teil haben wir die Grundlagen geklärt. Jetzt schauen wir uns an, wie Sie diesen automatisierten Dienst steuern, welche Aufträge er erledigen kann und wie Sie die Arbeit optimal planen.

Die W-Fragen: Steuerung und Aufträge

Was ist die Auftragsübersicht?

Die Auftragsübersicht ist das "Cockpit" und die zentrale Schaltstelle für Ihren Stapelserver. Hier sehen Sie, welche Aufgaben gerade anstehen, welche laufen und welche vielleicht einen Fehler gemeldet haben.

Sie finden diese Ansicht über das Hauptmenü: System -> Stapelserver -> Aufträge Stapelverarbeitung.

• Der Standardblick: Die Übersicht zeigt Ihnen standardmäßig nur Ihre eigenen, aktuellen Aufträge. Wenn Sie sehen möchten, was andere Benutzer oder der Dienst selbst tun, müssen Sie den Filter anpassen.
• Auffrischen:Über die Funktion "aktualisieren" können Sie die Ansicht alle 5 Sekunden automatisch neu laden lassen, um den aktuellen Status zu verfolgen.

Wie steuere ich einen Auftrag im Detail? (Funktionen)

Über einen Rechtsklick auf einen Auftrag (oder die Schaltfläche "weitere Funktionen") öffnen Sie das erweiterte Menü für die Feinsteuerung:

Welche Aufgaben kann der Stapelserver erledigen? (Auftragsarten)

Der Dienst kann eine Vielzahl von Routineprozessen selbstständig abwickeln. Hier die wichtigsten Auftragsarten, die Ihnen viel manuelle Arbeit abnehmen:

Die Planung: Einstellungen und Parallelität

Wie kann ich Aufträge optimal planen? (Auftragserstellung)

Beim Erstellen eines Auftrags haben Sie wichtige Optionen:

1. Mandanten-Auswahl:

Sie können eine Aktion über mehrere Mandanten hinweg definieren.

• Einzeln: Trennen Sie Mandantennummern mit Komma (z.B. 10,15,18).
• Bereich: Nutzen Sie einen Bindestrich für Bereiche (z.B. 10-20).
• Kombination: Mischen Sie beides (z.B. 1,5,10-20).

2. Zeitsteuerung:

Sie entscheiden, wann der Auftrag laufen soll:

• Einmalig: Sie geben ein genaues Datum und eine Uhrzeit ein.
• Zeitgesteuert (Wiederholend): Der Auftrag wiederholt sich nach einer definierten Regel (z. B. jeden Montag um 10 Uhr). WICHTIG: Ein Fehler in einem solchen Auftrag stoppt die Wiederholung. Außerdem verwendet der Auftrag immer den aktuellen Buchungsmonat des jeweiligen Mandanten.

Wieso ist das Aufteilen von Aufträgen wichtig? (Server-Einstellungen)

In den "Einstellungen Stapelserver" finden Sie Optionen, die das Verhalten des gesamten Dienstes optimieren:

• Aufträge automatisch aufteilen: Wenn Sie dies aktivieren, werden große Abrechnungsaufträge in kleinere Teilaufträge zerlegt.
  • Der Vorteil: Sie können die Teilaufträge parallel über mehrere Prozesse laufen lassen (siehe unten), was die Gesamtlaufzeit verkürzt!
  • Die Logik: Der Hauptauftrag wartet auf seine Teilaufträge und wird erst abgeschlossen, wenn alle Teile fertig sind.
• Automatisches Archivieren: Sie können einstellen, dass die Verdienstabrechnungen und die Fehler-/Hinweisprotokolle direkt während der Stapelverarbeitung automatisch in einem Verteiler archiviert werden.

Wer profitiert von parallelen Prozessen? (Technische Tipps)

Die Stapelverarbeitung kann mehrere Personalabrechnungsprozesse gleichzeitig starten (parallele Prozesse), um Aufgaben wie die Abrechnung zu beschleunigen.

• Der Geschwindigkeitsgewinn: Die Laufzeit verkürzt sich ungefähr proportional zur Anzahl der parallelen Prozesse.
• Stabilität: In der Regel laufen 4 Prozesse stabil. Bei leistungsstarken Servern können es auch mehr sein.
• Achtung bei der Datenbank: Zu viele Prozesse können die Datenbank überlasten (Lock-Situationen/Deadlocks) und den Geschwindigkeitsgewinn zunichtemachen. Ein erfahrener Administrator muss hier die Balance finden.
• Der Expertentrick (Desktop Heap): Wenn Sie sehr viele (z. B. 10) Prozesse starten möchten, kann es nötig sein, die Windows-Systemressourcen ("Desktop Heap") anzupassen. Das ist ein komplexer Eingriff in die Windows-Registry und sollte nur in Absprache mit Ihren IT-Administratoren erfolgen!

Wie kann ich Fehler schnell finden? (Testprogramm)

Für die Fehlersuche gibt es das Programm StapelServiceTest.exe im Installationsordner.

• Der Nutzen: Starten Sie einen Auftrag über dieses Programm, um Fehler zu finden, die der Dienst nicht selbst melden kann. Oft sind dies Abfragedialoge (z. B. "Datei überschreiben?"), die im Dienst unsichtbar im Hintergrund hängen bleiben. Das Testprogramm zeigt diese Dialoge an.
• Wichtige Warnung: Das Testprogramm niemals starten, wenn der Stapelverarbeitungsdienst aktiv ist! Die beiden Programme würden versuchen, sich gegenseitig die verwalteten Prozesse zu beenden.
• Rechte prüfen: Läuft ein Auftrag im Testprogramm fehlerfrei, bleibt aber im Dienst hängen, liegt das Problem fast immer an den Berechtigungen des Dienstbenutzers. Prüfen Sie die Rechte im Vergleich zu Ihrem normalen Windows-Benutzer.

Im Geschäftsleben ist Planung alles. Besonders, wenn es um das Personal und die damit verbundenen Kosten geht. Begriffe wie "Stellenplan" und "Kostenhochrechnung" klingen oft kompliziert, sind aber in Wirklichkeit nur Werkzeuge, um das Morgen besser zu verstehen.

Was & Worum geht es? (Die Grundlagen)

Die Kostenhochrechnung und der Stellenplan sind zentrale Instrumente im Personalmanagement und Controlling.

• Der Stellenplan: Er ist der Bauplan Ihres Unternehmens. Hier definieren Sie die komplette Struktur (das Organigramm) und unterscheiden dabei zwischen zwei Dingen:
  • Organisationseinheiten: Diese dienen nur der Gliederung (z.B. "Abteilung Marketing").
  • Planstellen: Dies sind die eigentlichen Positionen, die mit Mitarbeitern besetzt werden können (z.B. "Teamleiter Vertrieb").
• Die Kostenhochrechnung: Das ist eine Vorschau auf die zukünftigen Personalkosten. Sie berechnet, wie sich Gehälter, Löhne und alle Arbeitgeberkosten (AG-Kosten) entwickeln werden.

Kurz gesagt: Der Stellenplan liefert die Struktur (Wo fallen Kosten an?), die Kostenhochrechnung liefert die Zahlen (Wie hoch sind die Kosten?).

Wer nutzt das System?

Die Funktionen stehen in der Regel nur speziell berechtigten Benutzern zur Verfügung^22222222. Dies sind meist Mitarbeiter aus den Bereichen:

• Personalwesen (HR)
• Controlling
• Unternehmensleitung

Diese Personen benötigen die Informationen, um strategische Entscheidungen über Budgets und Personalressourcen zu treffen.

Wieso, Weshalb, Warum? (Die Ziele)

Der Hauptzweck dieser Tools ist es, Planungssicherheit und Transparenz zu schaffen.

• Zukunft planen: Das Wichtigste ist, bekannte Veränderungen frühzeitig zu berücksichtigen. Dazu gehören zukünftige Tariferhöhungen oder geplante Stellenwechsel²³.
• Ziele erreichen: Sie legen im Vorfeld fest, welche Ergebnisse Sie erzielen möchten, zum Beispiel die Auswirkung einer Gehaltserhöhung oder die Kosten für neue Positionen²⁴.
• Vergleichen & Steuern: Das System ermöglicht es, verschiedene Annahmen oder Szenarien (sogenannte "Vorgänge") zu berechnen und die Ergebnisse direkt miteinander zu vergleichen.

Wie genau werden die Funktionen ausgeführt? (Der detaillierte Ablauf)

Der gesamte Prozess gliedert sich in zwei Hauptbereiche: Die Strukturerstellung (Stellenplan) und die Berechnung (Kostenhochrechnung).

1. Ausführung des Stellenplans (Die Struktur schaffen)

Der Stellenplan wird über ein Organigramm im System verwaltet. Die Ausführung besteht darin, die Hierarchie und die Positionen festzulegen:

• Organisation definieren: Zuerst werden die Organisationseinheiten (z.B. Fachbereiche oder Abteilungen) angelegt und strukturiert.
• Planstellen erstellen: Innerhalb dieser Einheiten werden die Planstellen angelegt. Jede Planstelle erhält wichtige Merkmale, wie z.B. die Kostenstelle, die Eingruppierung (Tarifgruppe) und die Plankosten (ein fester, geplanter Kostenwert für den Fall, dass die Stelle unbesetzt ist).
• Zuordnung: Mitarbeiter werden den Planstellen zugeordnet. Der Stellenplan dient somit als die Grundlage, auf der die Kostenhochrechnung später rechnet.

2. Ausführung der Kostenhochrechnung (Das Szenario berechnen)

Die eigentliche Hochrechnung läuft in sogenannten "Vorgängen" ab, die als Szenarien dienen.

Schritt A: Den Vorgang (das Szenario) definieren

Der Benutzer startet, indem er einen neuen Vorgang anlegt. Dabei werden die Rahmenbedingungen festgelegt:

• Name und Zeitraum: Festlegung des Namens für das Szenario (z.B. "Planung 2025 mit 3% Tariferhöhung") und der genaue Hochrechnungszeitraum (z.B. 12 Monate ab Januar 2025).
• Basis-Monat: Festlegung, welcher abgerechneter Monat als Startpunkt (Basis) für die Berechnung dienen soll.

Schritt B: Die Basisdaten ermitteln

Das System führt nun automatisch die Ermittlung der sogenannten Basiswerte durch:

• Es liest aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung des gewählten Basis-Monats alle relevanten, ungekürzten Echtwerte (z.B. Grundgehalt, Zulagen) der Mitarbeiter aus.
• Diese Basiswerte sind der Startpunkt: Die Hochrechnung beginnt in jedem Szenario auf der Basis dieser realen, historischen Daten.

Schritt C: Annahmen (Parameter) festlegen und anwenden

Der Benutzer definiert nun die gewünschten Änderungen für dieses Szenario. Die Hochrechnungsannahmen werden vom System Monat für Monat im gewählten Zeitraum angewendet:

Schritt D: Ergebnisse darstellen

Nach dem Rechenlauf können die Ergebnisse analysiert werden:

• Pivot-Ansicht: Ermöglicht die flexible Summenbildung, z.B. Gesamtkosten pro Abteilung, Kostenstelle oder Monat.
• Diagrammansicht: Stellt die Zahlen grafisch dar (z.B. Balken- oder Tortendiagramme).
• Listenansicht: Zeigt die detaillierten Einzelwerte (Kosten pro Mitarbeiter pro Monat) und dient der genauen Kontrolle.

Durch diese detaillierte Vorgehensweise wird sichergestellt, dass das Unternehmen präzise und zukunftsgerichtete Entscheidungen über seine wertvollste Ressource, die Mitarbeiter, treffen kann.