Willkommen zurück in der Welt der SP_Data Stapelverarbeitung! Im ersten Teil haben wir die Grundlagen geklärt. Jetzt schauen wir uns an, wie Sie diesen automatisierten Dienst steuern, welche Aufträge er erledigen kann und wie Sie die Arbeit optimal planen.
Die W-Fragen: Steuerung und Aufträge
Was ist die Auftragsübersicht?
Die Auftragsübersicht ist das "Cockpit" und die zentrale Schaltstelle für Ihren Stapelserver. Hier sehen Sie, welche Aufgaben gerade anstehen, welche laufen und welche vielleicht einen Fehler gemeldet haben.
Sie finden diese Ansicht über das Hauptmenü: System -> Stapelserver -> Aufträge Stapelverarbeitung.
Der Standardblick: Die Übersicht zeigt Ihnen standardmäßig nur Ihre eigenen, aktuellen Aufträge. Wenn Sie sehen möchten, was andere Benutzer oder der Dienst selbst tun, müssen Sie den Filter anpassen.
Auffrischen:Über die Funktion "aktualisieren" können Sie die Ansicht alle 5 Sekunden automatisch neu laden lassen, um den aktuellen Status zu verfolgen.
Wie steuere ich einen Auftrag im Detail? (Funktionen)
Über einen Rechtsklick auf einen Auftrag (oder die Schaltfläche "weitere Funktionen") öffnen Sie das erweiterte Menü für die Feinsteuerung:
Funktion
Was macht sie?
Wann verwende ich sie?
Fehler/Hinweise anzeigen
Zeigt Protokolle und Meldungen des Auftrags.
Wenn ein Auftrag nicht funktioniert hat, um die Ursache zu finden.
Auftrag abbrechen
Versucht den laufenden Auftrag zu stoppen.
Wenn ein Auftrag festhängt oder falsch gestartet wurde.
Status zurücksetzen
Setzt den Status auf "Warten".
Wenn Sie einen fehlerhaften Auftrag einfach noch einmal starten möchten.
Stapelserver Einstellungen
Führt Sie in die allgemeine Konfiguration des Dienstes.
Wenn Sie die Grundeinstellungen des Servers ändern möchten.
Erstellt diese Aufträge direkt zur sofortigen Ausführung.
Als schnelle Abkürzung für diese Routineaufgaben.
Welche Aufgaben kann der Stapelserver erledigen? (Auftragsarten)
Der Dienst kann eine Vielzahl von Routineprozessen selbstständig abwickeln. Hier die wichtigsten Auftragsarten, die Ihnen viel manuelle Arbeit abnehmen:
Führt die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch. Tipp: Teilabrechnungen sind automatisch erzeugte Unteraufträge, die nach Abschluss gelöscht werden.
Monatsabschluss / Prüflauf
Führt den Monatsabschluss durch. Tipp: Wenn Sie hier Sammelzahlungen aktivieren, werden auch die Zahlungen automatisch ausgelöst.
Komplettlauf / Vorlauf
Führt nacheinander Abrechnung, Beitragsabrechnung und Monatsabschluss aus – die Rundum-sorglos-Lösung!
Beitragsabrechnung
Erstellt die Beitragsabrechnungen.
Zahlungsverkehr
Erstellt Zahlungsdateien (wird meist über den Monatsabschluss oder als "Sammelausführung" im Monatsabschluss angestoßen).
Bericht / Berichtsmappe
Führt definierte Berichte (auch in Mappen) mit den gewünschten Optionen aus.
Berechne Urlaubsstände
Aktualisiert Urlaubssalden für Mitarbeiter, deren Kalenderdaten kürzlich geändert wurden (z. B. durch ein Vorsystem).
eAU Anforderungen
Erstellt alle fehlerfrei erkannten elektronischen AU-Meldungen. (Achtung: Unklare Fälle müssen weiterhin manuell geprüft werden!)
Die Planung: Einstellungen und Parallelität
Wie kann ich Aufträge optimal planen? (Auftragserstellung)
Beim Erstellen eines Auftrags haben Sie wichtige Optionen:
1. Mandanten-Auswahl:
Sie können eine Aktion über mehrere Mandanten hinweg definieren.
Einzeln: Trennen Sie Mandantennummern mit Komma (z.B. 10,15,18).
Bereich: Nutzen Sie einen Bindestrich für Bereiche (z.B. 10-20).
Kombination: Mischen Sie beides (z.B. 1,5,10-20).
2. Zeitsteuerung:
Sie entscheiden, wann der Auftrag laufen soll:
Einmalig: Sie geben ein genaues Datum und eine Uhrzeit ein.
Zeitgesteuert (Wiederholend): Der Auftrag wiederholt sich nach einer definierten Regel (z. B. jeden Montag um 10 Uhr). WICHTIG: Ein Fehler in einem solchen Auftrag stoppt die Wiederholung. Außerdem verwendet der Auftrag immer den aktuellen Buchungsmonat des jeweiligen Mandanten.
Wieso ist das Aufteilen von Aufträgen wichtig? (Server-Einstellungen)
In den "Einstellungen Stapelserver" finden Sie Optionen, die das Verhalten des gesamten Dienstes optimieren:
Aufträge automatisch aufteilen: Wenn Sie dies aktivieren, werden große Abrechnungsaufträge in kleinere Teilaufträge zerlegt.
Der Vorteil: Sie können die Teilaufträge parallel über mehrere Prozesse laufen lassen (siehe unten), was die Gesamtlaufzeit verkürzt!
Die Logik: Der Hauptauftrag wartet auf seine Teilaufträge und wird erst abgeschlossen, wenn alle Teile fertig sind.
Automatisches Archivieren: Sie können einstellen, dass die Verdienstabrechnungen und die Fehler-/Hinweisprotokolle direkt während der Stapelverarbeitung automatisch in einem Verteiler archiviert werden.
Wer profitiert von parallelen Prozessen? (Technische Tipps)
Die Stapelverarbeitung kann mehrere Personalabrechnungsprozesse gleichzeitig starten (parallele Prozesse), um Aufgaben wie die Abrechnung zu beschleunigen.
Der Geschwindigkeitsgewinn: Die Laufzeit verkürzt sich ungefähr proportional zur Anzahl der parallelen Prozesse.
Stabilität: In der Regel laufen 4 Prozesse stabil. Bei leistungsstarken Servern können es auch mehr sein.
Achtung bei der Datenbank: Zu viele Prozesse können die Datenbank überlasten (Lock-Situationen/Deadlocks) und den Geschwindigkeitsgewinn zunichtemachen. Ein erfahrener Administrator muss hier die Balance finden.
Der Expertentrick (Desktop Heap): Wenn Sie sehr viele (z. B. 10) Prozesse starten möchten, kann es nötig sein, die Windows-Systemressourcen ("Desktop Heap") anzupassen. Das ist ein komplexer Eingriff in die Windows-Registry und sollte nur in Absprache mit Ihren IT-Administratoren erfolgen!
Wie kann ich Fehler schnell finden? (Testprogramm)
Für die Fehlersuche gibt es das Programm StapelServiceTest.exe im Installationsordner.
Der Nutzen: Starten Sie einen Auftrag über dieses Programm, um Fehler zu finden, die der Dienst nicht selbst melden kann. Oft sind dies Abfragedialoge (z. B. "Datei überschreiben?"), die im Dienst unsichtbar im Hintergrund hängen bleiben. Das Testprogramm zeigt diese Dialoge an.
Wichtige Warnung: Das Testprogramm niemals starten, wenn der Stapelverarbeitungsdienst aktiv ist! Die beiden Programme würden versuchen, sich gegenseitig die verwalteten Prozesse zu beenden.
Rechte prüfen: Läuft ein Auftrag im Testprogramm fehlerfrei, bleibt aber im Dienst hängen, liegt das Problem fast immer an den Berechtigungen des Dienstbenutzers. Prüfen Sie die Rechte im Vergleich zu Ihrem normalen Windows-Benutzer.
