Im Geschäftsleben ist Planung alles. Besonders, wenn es um das Personal und die damit verbundenen Kosten geht. Begriffe wie "Stellenplan" und "Kostenhochrechnung" klingen oft kompliziert, sind aber in Wirklichkeit nur Werkzeuge, um das Morgen besser zu verstehen.
Was & Worum geht es? (Die Grundlagen)
Die Kostenhochrechnung und der Stellenplan sind zentrale Instrumente im Personalmanagement und Controlling.
Der Stellenplan: Er ist der Bauplan Ihres Unternehmens. Hier definieren Sie die komplette Struktur (das Organigramm) und unterscheiden dabei zwischen zwei Dingen:
Organisationseinheiten: Diese dienen nur der Gliederung (z.B. "Abteilung Marketing").
Planstellen: Dies sind die eigentlichen Positionen, die mit Mitarbeitern besetzt werden können (z.B. "Teamleiter Vertrieb").
Die Kostenhochrechnung: Das ist eine Vorschau auf die zukünftigen Personalkosten. Sie berechnet, wie sich Gehälter, Löhne und alle Arbeitgeberkosten (AG-Kosten) entwickeln werden.
Kurz gesagt: Der Stellenplan liefert die Struktur (Wo fallen Kosten an?), die Kostenhochrechnung liefert die Zahlen (Wie hoch sind die Kosten?).
Wer nutzt das System?
Die Funktionen stehen in der Regel nur speziell berechtigten Benutzern zur Verfügung22222222. Dies sind meist Mitarbeiter aus den Bereichen:
Personalwesen (HR)
Controlling
Unternehmensleitung
Diese Personen benötigen die Informationen, um strategische Entscheidungen über Budgets und Personalressourcen zu treffen.
Wieso, Weshalb, Warum? (Die Ziele)
Der Hauptzweck dieser Tools ist es, Planungssicherheit und Transparenz zu schaffen.
Zukunft planen: Das Wichtigste ist, bekannte Veränderungen frühzeitig zu berücksichtigen. Dazu gehören zukünftige Tariferhöhungen oder geplante Stellenwechsel23.
Ziele erreichen: Sie legen im Vorfeld fest, welche Ergebnisse Sie erzielen möchten, zum Beispiel die Auswirkung einer Gehaltserhöhung oder die Kosten für neue Positionen24.
Vergleichen & Steuern: Das System ermöglicht es, verschiedene Annahmen oder Szenarien (sogenannte "Vorgänge") zu berechnen und die Ergebnisse direkt miteinander zu vergleichen.
Wie genau werden die Funktionen ausgeführt? (Der detaillierte Ablauf)
Der gesamte Prozess gliedert sich in zwei Hauptbereiche: Die Strukturerstellung (Stellenplan) und die Berechnung (Kostenhochrechnung).
1. Ausführung des Stellenplans (Die Struktur schaffen)
Der Stellenplan wird über ein Organigramm im System verwaltet. Die Ausführung besteht darin, die Hierarchie und die Positionen festzulegen:
Organisation definieren: Zuerst werden die Organisationseinheiten (z.B. Fachbereiche oder Abteilungen) angelegt und strukturiert.
Planstellen erstellen: Innerhalb dieser Einheiten werden die Planstellen angelegt. Jede Planstelle erhält wichtige Merkmale, wie z.B. die Kostenstelle, die Eingruppierung (Tarifgruppe) und die Plankosten (ein fester, geplanter Kostenwert für den Fall, dass die Stelle unbesetzt ist).
Zuordnung: Mitarbeiter werden den Planstellen zugeordnet. Der Stellenplan dient somit als die Grundlage, auf der die Kostenhochrechnung später rechnet.
2. Ausführung der Kostenhochrechnung (Das Szenario berechnen)
Die eigentliche Hochrechnung läuft in sogenannten "Vorgängen" ab, die als Szenarien dienen.
Schritt A: Den Vorgang (das Szenario) definieren
Der Benutzer startet, indem er einen neuen Vorgang anlegt. Dabei werden die Rahmenbedingungen festgelegt:
Name und Zeitraum: Festlegung des Namens für das Szenario (z.B. "Planung 2025 mit 3% Tariferhöhung") und der genaue Hochrechnungszeitraum (z.B. 12 Monate ab Januar 2025).
Basis-Monat: Festlegung, welcher abgerechneter Monat als Startpunkt (Basis) für die Berechnung dienen soll.
Schritt B: Die Basisdaten ermitteln
Das System führt nun automatisch die Ermittlung der sogenannten Basiswerte durch:
Es liest aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung des gewählten Basis-Monats alle relevanten, ungekürzten Echtwerte (z.B. Grundgehalt, Zulagen) der Mitarbeiter aus.
Diese Basiswerte sind der Startpunkt: Die Hochrechnung beginnt in jedem Szenario auf der Basis dieser realen, historischen Daten.
Schritt C: Annahmen (Parameter) festlegen und anwenden
Der Benutzer definiert nun die gewünschten Änderungen für dieses Szenario. Die Hochrechnungsannahmen werden vom System Monat für Monat im gewählten Zeitraum angewendet:
Art der Annahme
Beispiel
Ausführung durch das System
Prozentuale Änderung
Tariferhöhung von 3,5 % ab April
Das System erhöht die Basiswerte (z.B. Grundgehalt) aller betroffenen Mitarbeiter ab April um 3,5 %.
Einmalige Bezüge
Auszahlung eines Weihnachtsgeldes im November
Das System plant die fest definierte Summe nur für den Monat November ein.
Individuelle Änderung
Gehaltserhöhung für Mitarbeiter Mustermann ab August
Das System überschreibt den Basiswert dieses Mitarbeiters ab August mit dem neuen Gehalt.
Änderung AG-Kosten
Anpassung der Annahmen zu Sozialversicherungsbeiträgen
Das System rechnet mit den neuen, definierten Beitragssätzen.
Stellenplan-Änderung
Eine neue Planstelle wird im Juli geschaffen
Das System nutzt ab Juli die Plankosten (festgelegte Werte) der neuen Stelle, bis sie mit einem Mitarbeiter besetzt wird.
Schritt D: Ergebnisse darstellen
Nach dem Rechenlauf können die Ergebnisse analysiert werden:
Pivot-Ansicht: Ermöglicht die flexible Summenbildung, z.B. Gesamtkosten pro Abteilung, Kostenstelle oder Monat.
Diagrammansicht: Stellt die Zahlen grafisch dar (z.B. Balken- oder Tortendiagramme).
Listenansicht: Zeigt die detaillierten Einzelwerte (Kosten pro Mitarbeiter pro Monat) und dient der genauen Kontrolle.
Durch diese detaillierte Vorgehensweise wird sichergestellt, dass das Unternehmen präzise und zukunftsgerichtete Entscheidungen über seine wertvollste Ressource, die Mitarbeiter, treffen kann.
