Jedes Unternehmen in Deutschland mit durchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen pro Jahr ist gesetzlich verpflichtet, auf wenigstens 5 Prozent dieser Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen (§ 154 SGB IX).
Die jährliche Meldung an die Agentur für Arbeit – die sogenannte Schwerbehindertenanzeige– dient dazu, nachzuweisen, dass Sie dieser Beschäftigungspflicht nachkommen. Wenn die Quote nicht erfüllt wird, muss das Unternehmen eine Ausgleichsabgabe zahlen, die zur Förderung der Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben verwendet wird.
Die Erstellung dieser Auswertung ist wichtig und gesetzlich vorgeschrieben, war aber lange Zeit mit viel manuellem Aufwand verbunden.
Was ist IW-ELAN?
IW-ELAN (entwickelt im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit) ist eine kostenlose Software, die Arbeitgeber bei der Berechnung der Ausgleichsabgabe und der Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Schwerbehindertenanzeige unterstützt. Es ermöglicht die elektronische Abgabe der Meldung.
Hier kommt die clevere Lösung ins Spiel: Das IW-ELAN-Modul in der SP_Data Personalabrechnung (PA). Es macht Schluss mit der lästigen Dateneingabe per Hand!
Was ist die IW-ELAN-Meldung? (Kurz erklärt)
Die Schnittstelle in Ihrer SP_Data PA sorgt dafür, dass die richtigen Daten direkt aus Ihrer Personalabrechnung an IW-ELAN übermittelt werden. Dazu gehören:
Ihre Betriebsstätten.
Die Anzahl Ihrer monatlich Beschäftigten.
Alle relevanten Daten zu Ihren schwerbehinderten Beschäftigten.
Da die Daten direkt aus Ihrem PA-System stammen, entfällt die manuelle Erfassung komplett.
Ihre 7 Vorteile auf einen Blick: Mit dem IW-ELAN-Modul
Das Modul ist wie ein Turbogang für Ihren Meldeprozess. Es spart Ihnen Zeit, senkt das Fehlerrisiko und sorgt für volle Transparenz:
Blitzschnelle Daten: Die Bereitstellung aller notwendigen Daten wurde erheblich beschleunigt.
Keine Zusatz-Software nötig: Sie können die IW-ELAN-Daten erzeugen, ohne die zusätzliche Software IW-ELAN selbst installieren zu müssen.
Keine doppelte Erfassung: Die Daten werden einfach so exportiert, wie sie bereits in Ihrer SP_Data PA erfasst sind. Das verhindert unnötige Mehrarbeit.
Alles bleibt gespeichert (Historie): Die erzeugten Meldungen werden im Meldecenterhistorisiert (also dauerhaft archiviert). So können Sie jederzeit nachvollziehen, was wann gemeldet wurde.
Jederzeit Berichte erstellen: Sie können die zugehörigen Berichte für die Meldung jederzeit nachträglich auf Basis der gespeicherten Daten aus der Historie erstellen.
Direkt im Meldecenter: Die Meldungen sind im gängigen Verfahren über das Meldecenter (Reporting Center) zu bearbeiten – volle Integration in Ihren Standard-Workflow.
Flexible Datenübergabe: Die Daten können als TXT- oder CSV-Datei erzeugt werden, was den Import in IW-ELAN besonders komfortabel macht.
Der Nachteil ohne das Modul (Die manuelle Alternative)
Wenn Sie das Modul nicht nutzen, bleibt Ihnen der aufwendigere, manuelle Weg:
Keine Historie: Die Meldungen werden nicht im Meldecenter archiviert.
Keine direkte Übertragung: Die Daten können nicht automatisch an IW-ELAN übergeben werden.
Manuelle Eingabe: Sie müssen die Daten aus den Berichten "Behindertenauswertung" und "Behindertenverzeichnis"abtippen und manuell in die IW-ELAN-Software eingeben. Das ist zeitintensiv und fehleranfällig.
Stammdatenpflege für die IW-ELAN-Meldung
1. WAS wird gemeldet und WAS ist das Ziel?
WAS wird gemeldet?
Die Stammdaten von Mitarbeitern mit einer hinterlegten Behinderung. Die Daten werden für die jährliche Schwerbehindertenanzeige an die Agentur für Arbeit verwendet.
WAS passiert bei fehlerhaften Daten?
Fehlerhafte Eingaben werden von der IW-ELAN-Software grundsätzlich abgewiesen. Das bedeutet: Sie werden nicht konvertiert, nicht übernommen und folglich nicht gemeldet. Wichtige Beruhigung: Es gibt keinen Verlust von richtigen, fehlerfreien Daten.
WAS muss getan werden?
Nach der Datenkonvertierung müssen alle nicht übernommenen, fehlerhaften oder unvollständigen Stammdaten der betroffenen Mitarbeiter überprüft und gepflegt werden.
2. WARUM ist die Meldung notwendig und WARUM muss ich die Daten pflegen?
WARUM ist die Meldung nötig?
Unternehmen mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind gesetzlich verpflichtet (§ 154 SGB IX), eine Quote von 5 Prozent Schwerbehinderten zu erfüllen (Beschäftigungspflicht). Die Meldung dient als Nachweis hierfür. Bei Nichterfüllung fällt eine Ausgleichsabgabe an.
WARUM ist saubere Datenpflege wichtig?
Nur korrekte Daten führen zu einer erfolgreichen, automatisierten Übermittlung an IW-ELAN. Außerdem ist der Prozentsatz der Behinderung für die Berechnung des Zusatz-Urlaubs relevant.
3. WER führt die Pflege durch und WIE wird die Meldung vorbereitet?
WER ist betroffen?
Mitarbeiter, bei denen Daten zur Behinderung in den Stammdaten hinterlegt sind.
WIE pflege ich die Stammdaten?
Die Datenpflege erfolgt im Mitarbeiter-Stammdaten-Menü unter Vorgaben/Arbeitsagentur.
WIE erfolgt die korrekte Erfassung (Nachweis)?
Struktur: Arbeiten Sie sich in der Erfassungsmaske von oben nach unten durch.
Validierung: Das System ist so angepasst, dass es bei der Wahl der Art des Nachweises die möglichen Gruppen und die ausstellende Behörde einschränkt, um Fehleingaben zu verhindern.
Unbegrenzt: Bei unbegrenzter Gültigkeit das Enddatum-Feld leer lassen.
Verlängerung: Die Gültigkeit des Nachweises kann über einen rechten Mausklick im unteren Bereich der erfassten Datensätze verlängert werden.
4. WIE kontrolliere und erstelle ich die Meldung?
WIE kontrolliere ich die Daten vorab?
Nutzen Sie die Mitarbeiter Abfrage: Einzelauswertung SB. Hiermit können Sie pro Monat abfragen, wie Ihre Mitarbeiter für die Schwerbehindertenabgabe bewertet und gezählt werden. Basierend darauf können Sie gezielt die Stammdaten anpassen.
WIE wird der Ausgabepfad eingestellt?
Der Speicherort für die IW-ELAN-Dateien kann im Meldecenter unter Einstellungen angepasst werden. Hier wählen Sie einen vorhandenen oder vorher erstellten Ordner aus.
WIE erstelle ich die Meldung?
Gehen Sie im Menü der PA auf Institutionen /Arbeitsagentur/ Schwerbehinderte.
Das System schlägt Ihnen automatisch das Vorjahr vor, da die Meldung immer für das Vorjahr abgegeben werden muss.
Achten Sie darauf, dass die Meldedaten zur korrekten IW-ELAN-Version des Anzeigejahres passen.
Die fertige Meldung (Verfahrenstyp „IW“) finden Sie anschließend im Meldecenter unter Senden.
