SP_Data Lexikon

Die statistischen Ämter des Bundes und der Länder haben eine Verdiensterhebung (VE) eingeführt. Für viele Unternehmen bedeutet das neue Pflichten bei der Datenmeldung.

Wir erklären Ihnen in einfachen Worten, was es mit dieser Erhebung auf sich hat, warum sie wichtig ist und wie Sie die Meldepflichten mit Tools wie SP_Data einfach erfüllen können.

Was ist die Verdiensterhebung (VE)?

WAS genau wird erhoben?

Die Verdiensterhebung ist eine monatliche Datensammlung der statistischen Ämter, die Informationen über die Bruttoverdienste von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern (AN) erfasst.

Das Ziel: Volle Transparenz bei Gehältern

WIESO/WESHALB/WARUM wird das gemacht?

• Verdienstniveau und -entwicklung: Die Ämter wollen wissen, wie hoch die Löhne in Deutschland sind und wie sie sich im Laufe der Zeit verändern.
• Pay-Gaps: Ein zentrales Ziel ist es, bestehende Lohnlücken (z.B. zwischen Männern und Frauen, dem sogenannten Gender Pay Gap) transparent zu machen und deren Entwicklung zu verfolgen.

Die "neue" Verdiensterhebung löst frühere Erhebungen ab und muss ab Januar 2022 monatlich erstellt und übermittelt werden.

Wer ist meldepflichtig?

WER muss die Daten melden?

• Angeschriebene Unternehmen: Ihr Unternehmen ist zur Meldung verpflichtet, wenn Sie von Ihrem Statistischen Landesamt schriftlich dazu aufgefordert wurden.
• Gesetzliche Pflicht: Laut § 11a des Bundesstatistikgesetzes (BStatG) sind die ausgewählten Unternehmen und Betriebe dazu verpflichtet, diese Meldungen abzugeben.

Wie erfolgt die Übermittlung der Daten?

WIE kommen die Daten an die statistischen Ämter?

Die Übermittlung muss elektronisch erfolgen. Die Statistischen Ämter stellen hierfür zwei offizielle Online-Meldeverfahren bereit:

1. eSTATISTIK.core: Das automatisierte Verfahren zur elektronischen Übermittlung der Daten (von den Ämtern bevorzugt).
2. IDEV (Internet-Datenerhebung im Verbund): Die Meldung per Online-Formular.

Tipp: Das Verfahren eSTATISTIK.core ist das von den Ämtern bevorzugte und wird von Lohnabrechnungssoftware-Anbietern wie SP_Data in der Regel am komfortabelsten unterstützt.

Mit SP_Data zur einfachen Meldung

Wenn Sie die SP_Data Personalabrechnung (PA) nutzen, steht Ihnen das Statistik-Modul zur Verfügung, das die notwendigen Daten für die VE erstellt.

Was sind die wichtigsten Voraussetzungen?

Um die Daten erfolgreich elektronisch versenden zu können, müssen Sie einige administrative und technische Schritte beachten.

1. Administrative Voraussetzung (Anmeldung)

Anmeldung beim eSTATISTIK.core Portal ist ZWINGEND:

• Portal: Sie müssen sich beim Erhebungsportal https://core.estatistik.de anmelden. Ohne diese Anmeldung ist kein Versand möglich!
• Zugangsdaten: Nach der Anmeldung erhalten Sie von den Statistischen Ämtern Ihre offiziellen Zugangsdaten (Berichtseinheit-ID, Melde-ID, Melde-Passwort) per Post zugeschickt. Diese Daten sind ausschließlich für das eSTATISTIK.core-Verfahren gültig.

2. Technische Voraussetzungen (Installation)

Für den reibungslosen Versand per eSTATISTIK.core benötigen die PCs, von denen aus den Daten verschickt werden, folgende Komponenten:

• Visual C++ Redistributable für Visual Studio 2012 Update 4: Dies wird benötigt, um die vom statistischen Amt bereitgestellten Dateien für den Versand auslesen zu können. Wenn Sie beim Versand die Fehlermeldung „… das angegebene Modul wurde nicht gefunden“ sehen, fehlt diese Komponente.
• .NET-Version ab 4.7: Eine aktuelle Version von .NET Framework (ab 4.7, z.B. 4.8) muss ebenfalls auf den versendenden Clients installiert sein.
• SP_Data Update: Die benötigten Versand-Dateien (simple_client.dll und De.Destatis.Core.Connect.dll) werden mit dem SP_Data PA Update ab Release 043A.2021 automatisch bereitgestellt.

Was können Sie als Nächstes tun?

1. Prüfen Sie Ihre Post: Wurden Sie vom Statistischen Landesamt zur Meldung verpflichtet?
2. Registrieren Sie sich: Melden Sie sich unverzüglich auf dem Portal https://core.estatistik.de an, um Ihre Zugangsdaten per Post zu erhalten.
3. Vorbereitung der IT: Stellen Sie sicher, dass auf den relevanten Clients die genannten technischen Voraussetzungen (Visual C++ Redistributable und .NET Framework) installiert sind.
4. Sicherung erstellen: Führen Sie vor allen Systemänderungen oder Updates eine Datensicherung durch!

Sie sind verpflichtet, Daten für die neue Verdiensterhebung (VE) der Statistischen Ämter zu melden? Dann ist dieser Artikel Ihr Leitfaden für die korrekte Einrichtung in Ihrer SP_Data Personalabrechnung (PA) Software. Wir erklären Ihnen die wichtigsten Schritte und Einstellungen, damit die monatliche Meldung reibungslos funktioniert.

Was muss im System eingestellt werden?

WAS genau muss eingerichtet werden?

Im Kern geht es darum, dem System mitzuteilen, welche Unternehmensdaten (Berichtseinheit) gemeldet werden müssen und welche Lohnarten in welcher Form zum zu meldenden Bruttolohn und den Arbeitsstunden beitragen.

Die zentralen Bereiche für die Einstellungen sind:

1. Berichtseinheiten (Identifikation gegenüber dem Amt)
2. Lohnarten (Definition der zu meldender Werte)
3. Betriebsstätten und Mitarbeiterstammdaten (Zuordnung der Berichtseinheit und Ausschluss-Kriterien)

Wer muss welche Einstellungen vornehmen?

WER ist für die Einrichtung verantwortlich?

In der Regel ist dies die Personalabrechnungsabteilung oder die Lohnbuchhaltung, oft in Abstimmung mit der IT, insbesondere bei den technischen Voraussetzungen für den Versand.

• Lohnbuchhaltung: Ist verantwortlich für das Anlegen der Berichtseinheiten, die Zuordnung in den Betriebsstätten und vor allem für die korrekte Kennzeichnung aller Lohnarten.
• Wichtig bei externer Abrechnung: Wenn ein Lohnbüro die Daten für mehrere Mandanten versendet, benötigt jede Melde-ID eine separate Berichtseinheit.

1. Schritt: Die Berichtseinheiten anlegen

WIESO/WESHALB braucht man Berichtseinheiten?

Die Berichtseinheit ist die offizielle Kennung, unter der Ihr Unternehmen bei den Statistischen Ämtern geführt wird. Sie dient der eindeutigen Identifikation des Meldenden.

• Wo finden Sie die Einstellung? Menü Institutionen / Statistisches Landesamt / Berichtseinheiten.
• Wie richten Sie sie ein?
  • Berichtseinheits-ID & Melde-ID: Diese neun- bzw. zehnstelligen Nummern erhalten Sie vom Statistischen Amt nach Ihrer Anmeldung beim Verfahren eSTATISTIK.core.
  • Statistisches Amt: Wählen Sie das zuständige Amt (in der Regel das Bundesland des Firmensitzes).
  • Tarifbindung: Tragen Sie den Status der Tarifbindung obligatorisch ein (z.B. 4: Kein Tarifvertrag, freie Verdienstvereinbarung).
  • Mindestlohnbranche: Hier wird die Zugehörigkeit zur entsprechenden Branche eingetragen.

Achtung: Legen Sie für jeden Meldevorgang (jede Melde-ID) eine separate Berichtseinheit an.

2. Schritt: Lohnarten korrekt definieren

WIE werden die genauen Werte für die Statistik ermittelt?

Die zentrale Steuerung erfolgt über das Feld "Statistisches Landesamt" im Register Statistik jeder Lohnart. Hier legen Sie fest, ob und wie der Betrag und die Stunden der Lohnart in die VE einfließen.

Was gehört NICHT zum zu meldenden Bruttolohn?

Transferleistungen wie Kurzarbeitergeld (KUG) gehören nicht zum Bruttolohn der VE.

3. Schritt: Betriebsstätten und Mitarbeiter zuordnen

WARUM sind die Betriebsstätten- und MA-Daten wichtig?

Sie stellen die Verbindung zwischen dem Mitarbeiter und der zuvor definierten Berichtseinheit her und definieren, wer gemeldet wird.

 Betriebsstätten

• Wo finden Sie die Einstellung? Menü Organisation / Betriebsstätten / Register Einstellungen.
• Zuordnung: Hier muss die neu erstellte Berichtseinheit erfasst werden.
• Tipp: Sollen die Daten mehrerer Betriebsstätten gemeinsam unter einer Melde-ID gemeldet werden, müssen Sie allen betreffenden Betriebsstätten dieselbe Berichtseinheit zuweisen.

 Mitarbeiter-Stammdaten

• Standard-Meldung: Mitarbeiter, denen eine korrekte Betriebsstätte (und damit die Berichtseinheit) sowie ein gültiges Zeitmodell zugeordnet sind und die ein Lohnkonto mit einem positiven Betrag haben, werden automatisch gemeldet.
• Ausschluss-Option: Wenn ein Mitarbeiter nicht gemeldet werden soll (z.B. bei vollem Kurzarbeitergeld-Bezugüber den gesamten Monat), kann die Meldung im Mitarbeiter-Datensatz temporär auf "1: Nein, nicht in VE melden" gesetzt werden.

4. Schritt: Daten zusammenstellen und senden

WIE wird die Meldung durchgeführt?

Wenn alle Einstellungen korrekt sind, kann die eigentliche Datenermittlung gestartet werden.

• Wo finden Sie die Funktion? Menü Institutionen/Statistisches Landesamt/VE.
• Vorgehen:

1. Wählen Sie im Fenster "Datenermittlung Statistik" die entsprechende Berichtseinheit und den Zeitraum aus.
2. Klicken Sie auf "Starten".
3. Die erstellten Dokumente werden im Meldecenter im Register Postausgang zur Übermittlung bereitgestellt (idealerweise über das komfortable eSTATISTIK.core-Verfahren).

Sie haben die Einstellungen für die neue Verdiensterhebung (VE) vorgenommen und die Daten erstellt. Aber wie geht es weiter? Das Meldecenter ist die zentrale Anlaufstelle, um die erfassten Daten zu prüfen, an die Statistischen Ämter zu senden und eventuelle Fehler zu beheben.

Wir beantworten die wichtigsten W-Fragen rund um den Datenversand und das Meldecenter.

Was passiert mit den VE-Daten im Meldecenter?

WAS zeigt das Meldecenter an?

Das Meldecenter dient als Schaltzentrale für den elektronischen Datenaustausch mit den Statistischen Ämtern. Hier sehen Sie den aktuellen Status Ihrer Meldung und können die gesammelten Personendaten einsehen.

Die wichtigsten Register im Überblick:

1. Meldung: Enthält den aktuellen Status der VE (z.B. "nicht gesendet").
2. Betrieb-Satz: Zeigt die Informationen zum Absender und zum berichtspflichtigen Betrieb (Ihrer Berichtseinheit).
3. Personen-Sätze: Listet alle Mitarbeiterdatensätze auf, die übermittelt werden sollen (Brutto, Stunden, Zulagen etc.).

Wichtig: Die tatsächliche Übermittlung an die Statistischen Ämter erfolgt im XML-Formatüber das eSTATISTIK.core-Verfahren.

Wie kann ich die Daten vor dem Versand prüfen?

WIE stelle ich sicher, dass die Daten korrekt sind?

Sie sollten die Personen-Sätze sorgfältig prüfen.

• Sichtprüfung: Kontrollieren Sie stichprobenartig, ob die gemeldeten Werte plausibel sind. Zum Beispiel: Passt der gemeldete Bruttoverdienst zu den gemeldeten Arbeitsstunden?
• Auffälligkeiten finden: Wenn Sie beispielsweise bei einem Mitarbeiter mit einem normalen Monatsgehalt (z.B. 2.000 €) nur 1 Stunde Arbeitszeit sehen, deutet das auf einen Fehler in der Lohnarteneinstellung hin.
• Export:Über das Kontextmenü im Register "Personen-Sätze" können Sie die Daten zur einfachen Sichtung und Analyse in Excel exportieren.

Tipp zur Fehlerbehebung: Bei fehlerhaften Stunden/Beträgen müssen Sie die Lohnarteneinstellungen im Feld "Statistisches Landesamt" sowie das Zeitmodell und die Wochenarbeitszeit des betreffenden Mitarbeiters überprüfen und korrigieren.

Wie werden die Daten versendet und was passiert danach?

WIE verläuft der Versandprozess?

1. Versenden anstoßen: Wenn Sie das automatische Versenden nicht in den Mandant Einstellungen markiert haben, wird der Datensatz im Meldecenter unter Freigabe erscheinen. Markieren Sie den Datensatz und klicken Sie auf das Icon Versenden.
2. Statusänderung: Der Datensatz wird ins Register Postausgang verschoben.
3. Endgültige Verarbeitung: Die Statistischen Ämter holen die Daten ab. Je nach Ausgang wird der Datensatz dann verschoben:

• Historie (Status: verarbeitet, OK): Die Daten wurden angenommen und sind erfolgreich verarbeitet.
• Fehlerhaft: Die Daten wurden vom Statistischen Landesamt abgelehnt. Hier wird anstelle der XML-Datei die Fehlerursache angezeigt.

Wieso landet meine Meldung im Register "Fehlerhaft"?

WIESO/WARUM wird die Meldung abgelehnt?

Eine Ablehnung liegt meist an formalen Mängeln, nicht an einem Programmfehler der Lohnsoftware. Häufige Fehlercodes und deren Ursachen:

Keine Personendatensätze werden gemeldet, wenn:

• Keine Lohnart so geschlüsselt ist, dass sie Brutto für die Statistik sammelt.
• Die Summe des gesammelten Bruttos kleiner oder gleich 0,00 € ist.
• Mitarbeiter mit Personengruppe 0 keinen Tätigkeitsschlüssel hinterlegt haben.

Kann der Versand automatisiert werden?

WIE kann ich den Aufwand jeden Monat minimieren?

Ja! Um den manuellen Aufwand zu vermeiden, können Sie die Erstellung der VE in den Monatsabschluss integrieren:

• Einstellung: Gehen Sie in die Mandanteneinstellungen (Menü Organisation /Mandant / Abschluss).
• Automatisierung: Haken Sie unter der Überschrift Verdienstabrechnung die Checkbox "Automatisch erstellen" an.
• Zuordnung: Hinterlegen Sie die relevante Berichtseinheit inklusive der Anmeldedaten zum eSTATISTIK.core-Verfahren.

Dadurch wird die VE bei jedem Monatsabschluss automatisch erzeugt und steht anschließend im Meldecenter zum Versand bereit.

Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne unter support@spdata.de