SP_Data Lexikon

Weniger Papier, mehr Digital: So ändert sich die Pflegeversicherung ab 2025

Wie viel Sie für die Pflegeversicherung bezahlen, hängt davon ab, wie viele Kinder Sie haben. Bisher mussten Eltern dafür oft Geburtsurkunden in Papierform beim Arbeitgeber abgeben. Damit ist bald Schluss! Ab dem 1. Juli 2025 wird dieser Prozess digital.

Das neue Zauberwort heißt DaBPV. In diesem Artikel erklären wir Ihnen einfach und kurz, was das für Sie und Ihren Arbeitgeber bedeutet.

Die wichtigsten Fragen auf einen Blick (W-Fragen)

Was ist das DaBPV?

Die Abkürzung steht für ein neues digitales Verfahren zum Datenaustausch. Kurz gesagt: Der Arbeitgeber fragt die Anzahl Ihrer Kinder direkt beim Bundeszentralamt für Steuern ab.

Wer ist davon betroffen?

Alle Arbeitgeber und alle Mitarbeiter, die Beiträge zur Pflegeversicherung zahlen. Auch Stellen, die Betriebsrenten auszahlen, nutzen dieses System.

Wie funktioniert das genau?

Ihr Arbeitgeber schließt für Sie eine Art „digitales Abo“ ab. Sobald das Abo läuft, bekommt der Chef automatisch alle Infos: Wenn ein Kind geboren wird oder wenn ein Kind 25 Jahre alt wird (und damit nicht mehr für den Rabatt zählt), meldet das Amt dies von selbst.

Warum wird das eingeführt?

Um die „Zettelwirtschaft“ zu beenden. Früher musste jede Urkunde einzeln geprüft und abgeheftet werden. Das neue System erledigt das fast von allein.

Wieso gibt es manchmal Fehlermeldungen?

Das Amt weiß leider nicht alles. Daten zu sehr alten Kindern oder Kindern, die im Ausland leben, fehlen manchmal. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber doch noch einmal manuell nachhaken und Papierdokumente prüfen.

So läuft der Prozess in der Praxis

1. Start und Ende (Anmeldung & Kündigung)

Sobald ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen anfängt, meldet die Lohn-Software automatisch das „Daten-Abo“ beim Amt an. Verlässt der Mitarbeiter die Firma, wird das Abo zum Ende des Monats wieder gekündigt.

2. Was das Amt meldet

Der Arbeitgeber bekommt einen Zeitplan für jedes Kind. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

• Ab heute: 3 Kinder (niedriger Beitrag).

• In drei Jahren: Nur noch 2 Kinder (weil ein Kind 25 Jahre alt wird). So weiß die Lohnabrechnung schon heute, wie sich der Beitrag in Zukunft ändern wird.

3. Was passiert bei Fehlern?

Die Software vergleicht die alten Daten mit den neuen Infos vom Amt.

• Alles grün: Die Daten stimmen überein. Alles läuft automatisch.

• Unterschiede: Hier muss die Personalabteilung prüfen. Vielleicht hat das Finanzamt ein Stiefkind nicht erfasst? Dann wird der Nachweis wie bisher von Hand geführt.

Die Symbole: Was bedeuten sie?

In der Personal-Software sieht man sofort, ob alles klappt:

• ✅ Grüner Haken: Das Abo läuft, alles ist okay.

• ❌ Rotes Kreuz: Es gibt kein Abo (z. B. weil der Mitarbeiter keine Pflegeversicherung zahlt).

• ⚠️ Gelbes Dreieck: Achtung, Fehler! Hier stimmt etwas nicht, zum Beispiel die Steuer-ID.

Fazit

Das neue Verfahren spart viel Zeit und Papier. Besonders zu Beginn müssen Arbeitgeber aber genau hinschauen, ob die Daten vom Amt mit den eigenen Unterlagen übereinstimmen. So ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter genau den richtigen Beitrag zahlt.

Haben Sie Fragen zur Umstellung?

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DaBPV-Checkliste: So meistern Sie den digitalen Kinder-Abruf in SP_Data

Ab dem 01.07.2025 wird es in der Lohnabrechnung ernst: Das digitale Verfahren DaBPV wird Pflicht. Keine Sorge – das System ist so konzipiert, dass Sie nicht unter Zeitdruck geraten. Mit dieser Checkliste behalten Sie den Überblick über die neuen Funktionen in SP_Data.

Die wichtigsten Termine

• 01.07.2025: Start der obligatorischen Phase (Pflicht!).
• Bis 31.12.2025: Spätester Zeitpunkt, um alle Bestandsmitarbeiter einmalig zu melden.

Ihre Checkliste für den täglichen Workflow

1. Mandanteneinstellungen prüfen

Bevor Sie starten, müssen die Rahmenbedingungen im System stimmen:

• [ ] Verfahrensstart: Ist im Mandanten unter Meldewesen / Meldungen steuern der Juli 2025 hinterlegt?.
• [ ] Freigabe: Ist die „automatische Freigabe“ aktiviert? Wenn ja, gehen Meldungen sofort nach Erstellung raus. Zur Kontrolle am Anfang können Sie dies deaktivieren.
• [ ] Basis-Feld festlegen: Entscheiden Sie zentral, welche Datenquelle standardmäßig genutzt werden soll (z. B. die neue DaBPV-Rückmeldung oder die manuelle Pflege).

2. Mitarbeiterstamm & Stammdaten

Das neue Register „Angehörige“ ist Ihre neue Kommandozentrale.

• [ ] Register nutzen: Kontrollieren Sie im neuen Register alle Kinderdaten auf einen Blick.
• [ ] Steuer-ID & Geburtsdatum: Ohne diese korrekten Daten kann das Bundeszentralamt (BZSt) keine Kinder zuordnen.
• [ ] Basis PV-Kinder: Prüfen Sie nach der System-Konvertierung, ob die Auswahl (z. B. „PV-Kinder manuell“ oder „Angehörigenverwaltung“) korrekt übernommen wurde.

3. Meldungen erzeugen (Bestands- & Neueintritte)

• [ ] Bestandsabfrage: Führen Sie für alle zum 01.07.2025 Beschäftigten einen Prüflauf oder eine Verdienstabrechnung durch, um die Abfragen automatisch zu generieren.
• [ ] Neueintritte: Legen Sie neue Mitarbeiter wie gewohnt an. Das System erstellt die Abo-Anmeldung automatisch zum Monatsersten des Eintritts.
• [ ] Austritte: Bei Erfassung eines Austrittsdatums wird das Abo automatisch zum Monatsende gekündigt.

4. Rückmeldungen im Meldecenter verarbeiten

Wenn die Antworten vom Amt (BZSt) kommen:

• [ ] Posteingang prüfen: Verbuchen Sie die Rückmeldungen im Meldecenter.
• [ ] Differenzprüfung: Nutzen Sie das Info-Feld „Differenz zu DaBPV“. Zeigt es Abweichungen?.
• [ ] Werte übernehmen: Sind die Amt-Daten korrekt? Stellen Sie das Feld Basis PV-Kinder auf „PV-Kinder DaBPV“ um. Das geht auch massenhaft über das Kontextmenü (rechte Maustaste).

Profi-Tipp: Das "Ersatzverfahren" bei Fehlern

Das Amt weiß nicht alles (z. B. fehlen oft Auslandskinder oder Stiefkinder). Wenn die Rückmeldung, laut Mitarbeiter falsch ist:

1. Lassen Sie das Feld Basis PV-Kinder auf „PV-Kinder manuell“.
2. Lassen Sie sich vom Mitarbeiter einen Papier-Nachweis (z. B. Geburtsurkunde) geben.
3. Pflegen Sie die Kinderanzahl händisch ein. Ein manueller Nachweis ist gegenüber dem digitalen Abruf rechtlich vorrangig, wenn die Amt-Daten falsch sind.

Anschließend sollte der Mitarbeiter sich beim zuständigen Finanzamt melden, um seine Daten zu aktualisieren.

Fazit: SP_Data nimmt Ihnen viel Arbeit ab, indem es Meldungen automatisch im Hintergrund erstellt. Ihre Hauptaufgabe als Sachanwender ist die Kontrolle der Rückmeldungen und die Entscheidung, ob Sie den digitalen Werten vertrauen oder manuell eingreifen müssen.

Viel Erfolg bei der Umstellung! Bei Fragen hilft unser Wissensportal jederzeit weiter.