SP_Data Lexikon

Im öffentlichen Dienst gelten besondere Regeln, wenn Mitarbeiter länger als sechs Wochen krank sind. Anstatt sofort nur das gesetzliche Krankengeld zu beziehen, greift hier oft der Krankengeldzuschuss (KG-Zuschuss).

Dieses Modul in der SP_Data Personalabrechnung (PA) sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Differenz zwischen ihrem entgangenen Nettoentgelt und dem Krankengeld erhalten. Wir erklären Ihnen die Hintergründe und die notwendige Einrichtung.

Die W-Fragen zum Krankengeldzuschuss

Was ist der Krankengeldzuschuss?

Der Krankengeldzuschuss ist eine tarifvertragliche Leistung im öffentlichen Dienst, die die Lücke zwischen dem gesetzlichen Krankengeld (ausgezahlt von der Krankenkasse) und dem durchschnittlichen Nettoentgelt des Mitarbeiters schließt.

Ziel ist es, den Mitarbeiter finanziell abzusichern. Der Zuschuss wird so lange gezahlt, wie es der jeweilige Tarifvertrag (z.B. TVöD) vorsieht, meist abhängig von der Beschäftigungszeit.

Wer erhält den Zuschuss und wer berechnet ihn?

• Wer erhält ihn: Mitarbeiter im öffentlichen Dienst, deren Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) endet und die anschließend Krankengeld beziehen.
• Wer berechnet ihn: Die SP_Data PA berechnet den Zuschuss automatisch, nachdem Sie das Modul korrekt eingerichtet und die notwendigen Rückmeldungen der Krankenkasse (EEL-Rückmeldungen) eingelesen haben.

WICHTIG: Ohne die eingelesenen EEL-Rückmeldungen (die den Betrag des tatsächlich gezahlten Krankengeldes pro Tag enthalten), kann die Differenz nicht korrekt berechnet werden! Die PA prüft dann nicht, ob der Zuschuss zu hoch ist.

Wieso, weshalb, warum ist die Einrichtung so komplex? (Schattenabrechnung)

Die Berechnung ist komplex, weil die PA ermitteln muss, wie hoch das Nettoentgelt des Mitarbeiters gewesen wäre, wenn er nicht krank geworden, sondern im Urlaub gewesen wäre.

Dafür führt die PA eine sogenannte Schattenabrechnung durch. Sie vergleicht dann dieses fiktive Netto mit dem tatsächlichen Krankengeld.

• Bezugsmonat (Schlüssel zur Berechnung): Als maßgeblicher Monat für die Berechnung des Zuschusses gilt der Monat, in dem der erste Ereignistag (erster Tag der ununterbrochenen Erkrankung) liegt – nicht der erste Tag des Krankengeldbezugs!
  • Beispiel: Erkrankung am 28.03. (Entgeltfortzahlung beginnt). Krankengeld beginnt am 09.05. Der Bezugsmonat für die Berechnung des Zuschusses im Mai ist der März.

Wie richte ich den Krankengeldzuschuss einmalig ein?

Für die korrekte Berechnung müssen Sie Einstellungen im Tarifwerk, den Lohnarten und den Fehlzeiten vornehmen.

1. Tarifwerk (Die Basis)

Im Tarifwerk legen Sie die allgemeingültigen Regeln fest:

• Methode KG-Zuschuss: Wählen Sie hier in der Regel Option 2: Netto KG. Dies vergleicht das fiktive Netto mit dem Netto-Krankengeld (Wert aus der EEL-Rückmeldung).
• Abweichende Lfz-Tage: Hier tragen Sie die Anzahl der Tage Entgeltfortzahlung ein, falls diese von den üblichen 42 Tagen abweicht.
• Anspruchstabelle: Tragen Sie hier ein, wie lange Mitarbeiter in Abhängigkeit von ihrer Beschäftigungszeit Anspruch auf den Zuschuss haben (z. B. 13 Wochen nach 1 Jahr Zugehörigkeit).

2. Lohnart (Die Berechnungsgrundlage)

Legen Sie eine neue Lohnart "Krankengeldzuschuss" an und konfigurieren Sie diese:

• Betrag Bezug: Muss auf 55: Krankengeldzuschuss Fiktivberech. eingestellt werden.
• Bezugsmonat erfassen: Dieser Haken muss gesetzt sein.
• Basis Krankengeldzuschuss: Um unständige Bezüge (Zuschläge, Überstunden) in die Berechnung einzubeziehen, wählen Sie hier 2: unständige Bezüge.

3. Fehlzeiten (Die Steuerung der Automatik)

Damit das Programm weiß, wann der Zuschuss fällig wird, müssen alle relevanten Fehlzeiten markiert werden:

• Aktivieren Sie die Checkbox „Krankengeldzuschuss berechnen“ für alle Fehlzeiten, die einen Anspruch auf den Zuschuss auslösen können.
• Folgefehlzeit: Im Fehlgrund der Lohnfortzahlung muss als automatische Folgefehlzeit die Fehlzeit für den Krankengeldzuschuss hinterlegt werden. Ist der maximale Zuschuss-Zeitraum erreicht, wird dann automatisch die nächste Folgefehlzeit (nur Krankengeld) eingetragen.

Die Automatisierung: Fehler vermeiden und Komfort gewinnen

Volle vs. Teilmonate

Beachten Sie die unterschiedliche Berechnung:

• Teilmonate: Die Berechnung erfolgt kalendertäglich.
• Volle Monate: Die Berechnung erfolgt auf Basis von 30 Tagen– auch wenn der Kalender 28, 29 oder 31 Tage hat.
  • Achtung: Bei manueller Eingabe der Tage in der Lohnart müssen Sie für volle Monate immer 30 eingeben.

Der Mitarbeiterstamm

Die einmalige Einrichtung im Tarifwerk gilt für alle Mitarbeiter des Tarifwerks. Sie können jedoch für einzelne Mitarbeiter die Methode Krankengeldzuschuss (Netto oder Brutto) individuell übersteuern.

Feste Lohnart für lange Fälle

Ist absehbar, dass der Krankengeldbezug länger dauert, tragen Sie die Lohnart "Krankengeldzuschuss" einmalig als feste Lohnart ein. Der Vorteil: Sie müssen den Bezugsmonat (erster Ereignistag) nur einmal setzen, anstatt dies jeden Monat neu zu tun.

Die Kommunikation mit den Krankenkassen wird immer digitaler – besonders, wenn es um die Einrichtung und Pflege des Arbeitgeberkontos geht. Das Verfahren DSAK (Datensatz Arbeitgeberkonto) stellt sicher, dass alle notwendigen Betriebsdaten schnell und elektronisch übermittelt werden.

Dieser Leitfaden beantwortet die wichtigsten W-Fragen und zeigt Ihnen, wie Sie die Umsetzung in Ihrer SP_Data Personalabrechnung korrekt handhaben.

Was ist das DSAK-Verfahren?

Was: DSAK steht für Datensatz Arbeitgeberkonto. Es ist ein elektronisches Meldeverfahren, das es den Einzugsstellen (Krankenkassen) und Arbeitgebern ermöglicht, die für das Arbeitgeberkonto notwendigen Daten digital auszutauschen. Es ersetzt damit viele Papierprozesse.

• Kernstück: Das Arbeitgeberkonto, dessen führendes Kriterium die Hauptbetriebsnummer ist.
• Bestandteile der DSAK-Meldung:
  • Grunddaten (DBGD): Name, Adresse des Arbeitgebers.
  • Abweichende Korrespondenzanschrift (DBKO): Falls die Post an eine andere Adresse gehen soll.
  • Dienstleister (DBDL): Infos über den beauftragten Abrechnungsdienstleister/Steuerberater.
  • Wahlerklärung U1 (DBWU): Erklärung zur Teilnahme am Umlageverfahren U1 (Erstattung von Lohnfortzahlung bei Krankheit).

Wieso, Weshalb, Warum ist das DSAK-Verfahren wichtig?

Wieso/Weshalb/Warum: Die Digitalisierung dieses Prozesses ist gesetzlich vorgeschrieben (7. SGB IV-Änderungsgesetz) und sorgt für Effizienz und Rechtssicherheit:

1. Rechtspflicht: Arbeitgeber sind verpflichtet, auf elektronische Anforderung der Krankenkassen die notwendigen Daten elektronisch zu übermitteln.
2. Transparenz & Aktualität:Änderungen an melderelevanten Betriebsdaten (z. B. neue Adresse, geänderter U1-Satz) müssen proaktiv (von sich aus) gemeldet werden, um das Arbeitgeberkonto aktuell zu halten.
3. Vermeidung von Fehlern: Nur mit einem korrekt eingerichteten und aktuellen Arbeitgeberkonto können Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen (Anmeldungen von Mitarbeitern) reibungslos verarbeitet werden.

Wer muss aktiv werden?

• Arbeitgeber: Sie sind der Beitragsschuldner und müssen sicherstellen, dass Ihre Daten bei den Krankenkassen korrekt hinterlegt sind.
• Abrechnungsdienstleister/Steuerberater: Sind Sie mit der Durchführung der Abrechnung beauftragt, müssen auch Änderungen an Ihren Dienstleister-Angaben (DBDL) über das Meldeverfahren gemeldet werden.
• Ihre Lohnbuchhaltung (SP_Data): Sie sind für die korrekte Anlage und Pflege der Stammdaten verantwortlich, die die DSAK-Meldungen auslösen.

Wie wird das DSAK in SP_Data umgesetzt?

Die korrekte Umsetzung in SP_Data basiert auf zwei Hauptprozessen: der Identifizierung des führenden Betriebs und der Erstellung von DSAK-Meldungen.

1. Führenden Betrieb festlegen (bei Mehrfachnutzung der Betriebsnummer)

Wie (Vorbereitung): Wenn Sie mehrere Betriebsstätten in Ihrem Mandanten mit der identischen Betriebsnummer haben, muss das System wissen, welcher Betrieb für die Meldungen verantwortlich ist.

• Aktion: Legen Sie in den Stammdaten der Betriebsstätte im Register Steuer und SV den "führenden Betrieb" fest.
• Wichtig: Nur dieser führende Betrieb löst dann bei Änderungen melderelevante DSAK-Meldungen aus. Solange das nicht erfolgt ist, sind melderelevante Felder für alle gesperrt!

2. DSAK-Meldungen auslösen

Wie (Meldungen): DSAK-Meldungen werden auf zwei Arten ausgelöst:

 Wichtige Hinweise für SP_Data:

• Validierung: Bei melderelevanten Änderungen führt SP_Data eine sofortige Validierung durch. Wenn die Meldung fehlerhaft ist, wird der gesamte Prozess abgebrochen und die Änderungen nicht gespeichert. Sie müssen die Änderungen zurücksetzen und den Fehler korrigieren.
• Gültigkeitsdatum: Bei proaktiven Änderungen erhalten die DSAK-Meldungen systemseitig das Gültigkeitsdatum des Tages der Änderung (keine Rückwirkung wie bei DSBD).
• Umsatzsteuer: Der Datenbaustein für das SEPA-Lastschriftmandat (DBSL) wird in SP_Data nicht gemeldet, da noch technische und rechtliche Fragen offen sind. Lastschriften müssen weiterhin in Papierform erteilt/entzogen werden.

Nächster Schritt für Sie

Stellen Sie sicher, dass in Ihrer SP_Data-Umgebung alle mehrfach verwendeten Betriebsnummern einen "führenden Betrieb" zugewiesen bekommen haben, um die korrekte Auslösung von DSAK-Meldungen zu gewährleisten.

hier ist die Übersicht über die wichtigsten Felder in den Betriebsstammdaten (und anderen relevanten Stellen), deren Änderung eine proaktive DSAK-Meldung (Datensatz Arbeitgeberkonto, Abgabegrund 02) in SP_Data auslöst.

Diese Änderungen sind melderelevant und müssen den Krankenkassen elektronisch mitgeteilt werden.

Übersicht: Melderelevante Felder für DSAK (Grund 02)

 Wichtige Zusatzinformationen:

• Gültigkeit: Bei proaktiven Änderungen erhalten die Datenbausteine der DSAK-Meldung in diesen Fällen systemseitig das Gültigkeitsdatum des Tages der Änderung (keine rückwirkende Meldung).
• Storno-Neumeldung: Nur Änderungen an der U1-Pflicht oder am U1-Erstattungssatz mit demselben Gültigkeitsdatum wie eine bereits abgegebene Meldung führen zu einer Stornierung der alten Meldung und einer Neumeldung. Alle anderen Änderungen lösen lediglich eine neue DSAK-Änderungsmeldung (Grund 02) aus.

Diese Übersicht sollte Ihnen helfen, bei der Pflege der Stammdaten in SP_Data genau zu erkennen, welche Anpassungen sofort eine elektronische Meldung an die Krankenkassen erfordern.