Im öffentlichen Dienst gelten besondere Regeln, wenn Mitarbeiter länger als sechs Wochen krank sind. Anstatt sofort nur das gesetzliche Krankengeld zu beziehen, greift hier oft der Krankengeldzuschuss (KG-Zuschuss).
Dieses Modul in der SP_Data Personalabrechnung (PA) sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Differenz zwischen ihrem entgangenen Nettoentgelt und dem Krankengeld erhalten. Wir erklären Ihnen die Hintergründe und die notwendige Einrichtung.
Die W-Fragen zum Krankengeldzuschuss
Was ist der Krankengeldzuschuss?
Der Krankengeldzuschuss ist eine tarifvertragliche Leistung im öffentlichen Dienst, die die Lücke zwischen dem gesetzlichen Krankengeld (ausgezahlt von der Krankenkasse) und dem durchschnittlichen Nettoentgelt des Mitarbeiters schließt.
Ziel ist es, den Mitarbeiter finanziell abzusichern. Der Zuschuss wird so lange gezahlt, wie es der jeweilige Tarifvertrag (z.B. TVöD) vorsieht, meist abhängig von der Beschäftigungszeit.
Wer erhält den Zuschuss und wer berechnet ihn?
Wer erhält ihn: Mitarbeiter im öffentlichen Dienst, deren Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) endet und die anschließend Krankengeld beziehen.
Wer berechnet ihn: Die SP_Data PA berechnet den Zuschuss automatisch, nachdem Sie das Modul korrekt eingerichtet und die notwendigen Rückmeldungen der Krankenkasse (EEL-Rückmeldungen) eingelesen haben.
WICHTIG: Ohne die eingelesenen EEL-Rückmeldungen (die den Betrag des tatsächlich gezahlten Krankengeldes pro Tag enthalten), kann die Differenz nicht korrekt berechnet werden! Die PA prüft dann nicht, ob der Zuschuss zu hoch ist.
Wieso, weshalb, warum ist die Einrichtung so komplex? (Schattenabrechnung)
Die Berechnung ist komplex, weil die PA ermitteln muss, wie hoch das Nettoentgelt des Mitarbeiters gewesen wäre, wenn er nicht krank geworden, sondern im Urlaub gewesen wäre.
Dafür führt die PA eine sogenannte Schattenabrechnung durch. Sie vergleicht dann dieses fiktive Netto mit dem tatsächlichen Krankengeld.
Bezugsmonat (Schlüssel zur Berechnung): Als maßgeblicher Monat für die Berechnung des Zuschusses gilt der Monat, in dem der erste Ereignistag (erster Tag der ununterbrochenen Erkrankung) liegt – nicht der erste Tag des Krankengeldbezugs!
Beispiel: Erkrankung am 28.03. (Entgeltfortzahlung beginnt). Krankengeld beginnt am 09.05. Der Bezugsmonat für die Berechnung des Zuschusses im Mai ist der März.
Wie richte ich den Krankengeldzuschuss einmalig ein?
Für die korrekte Berechnung müssen Sie Einstellungen im Tarifwerk, den Lohnarten und den Fehlzeiten vornehmen.
1. Tarifwerk (Die Basis)
Im Tarifwerk legen Sie die allgemeingültigen Regeln fest:
Methode KG-Zuschuss: Wählen Sie hier in der Regel Option 2: Netto KG. Dies vergleicht das fiktive Netto mit dem Netto-Krankengeld (Wert aus der EEL-Rückmeldung).
Abweichende Lfz-Tage: Hier tragen Sie die Anzahl der Tage Entgeltfortzahlung ein, falls diese von den üblichen 42 Tagen abweicht.
Anspruchstabelle: Tragen Sie hier ein, wie lange Mitarbeiter in Abhängigkeit von ihrer Beschäftigungszeit Anspruch auf den Zuschuss haben (z. B. 13 Wochen nach 1 Jahr Zugehörigkeit).
2. Lohnart (Die Berechnungsgrundlage)
Legen Sie eine neue Lohnart "Krankengeldzuschuss" an und konfigurieren Sie diese:
Betrag Bezug: Muss auf 55: Krankengeldzuschuss Fiktivberech. eingestellt werden.
Bezugsmonat erfassen: Dieser Haken muss gesetzt sein.
Basis Krankengeldzuschuss: Um unständige Bezüge (Zuschläge, Überstunden) in die Berechnung einzubeziehen, wählen Sie hier 2: unständige Bezüge.
3. Fehlzeiten (Die Steuerung der Automatik)
Damit das Programm weiß, wann der Zuschuss fällig wird, müssen alle relevanten Fehlzeiten markiert werden:
Aktivieren Sie die Checkbox „Krankengeldzuschuss berechnen“ für alle Fehlzeiten, die einen Anspruch auf den Zuschuss auslösen können.
Folgefehlzeit: Im Fehlgrund der Lohnfortzahlung muss als automatische Folgefehlzeit die Fehlzeit für den Krankengeldzuschuss hinterlegt werden. Ist der maximale Zuschuss-Zeitraum erreicht, wird dann automatisch die nächste Folgefehlzeit (nur Krankengeld) eingetragen.
Die Automatisierung: Fehler vermeiden und Komfort gewinnen
Volle vs. Teilmonate
Beachten Sie die unterschiedliche Berechnung:
Teilmonate: Die Berechnung erfolgt kalendertäglich.
Volle Monate: Die Berechnung erfolgt auf Basis von 30 Tagen– auch wenn der Kalender 28, 29 oder 31 Tage hat.
Achtung: Bei manueller Eingabe der Tage in der Lohnart müssen Sie für volle Monate immer 30 eingeben.
Der Mitarbeiterstamm
Die einmalige Einrichtung im Tarifwerk gilt für alle Mitarbeiter des Tarifwerks. Sie können jedoch für einzelne Mitarbeiter die Methode Krankengeldzuschuss (Netto oder Brutto) individuell übersteuern.
Feste Lohnart für lange Fälle
Ist absehbar, dass der Krankengeldbezug länger dauert, tragen Sie die Lohnart "Krankengeldzuschuss" einmalig als feste Lohnart ein. Der Vorteil: Sie müssen den Bezugsmonat (erster Ereignistag) nur einmal setzen, anstatt dies jeden Monat neu zu tun.
