SP_Data Lexikon

Die Jahres-Sonderzahlung, oft auch als "Weihnachtsgeld" bekannt, ist für viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst eine wichtige Sache. Aber wie kommt dieser Betrag eigentlich aufs Konto? Wir erklären Ihnen, wie Sie die Zahlung in Ihrem System korrekt einrichten, damit alles automatisch und tarifgerecht abläuft.

Was ist die Jahres-Sonderzahlung?

Die Jahres-Sonderzahlung ist eine zusätzliche jährliche Zahlung, deren Höhe und Anspruchsgrundlage in Tarifverträgen wie dem TVöD (§ 20 TVöD) oder ähnlichen Werken des öffentlichen Dienstes geregelt ist.

• Was wird hier beschrieben? Ein Leitfaden zur technischen Einrichtung der Jahres-Sonderzahlung (Lohnart und Tarifwerk) in einem Lohnabrechnungssystem.
• Wieso/Weshalb/Warum wird das gemacht? Damit die Berechnung der Zahlung automatisch und tarifkonform (z. B. nach TVöD-Regeln) erfolgt, inklusive der korrekten Anwendung von Minderungsregeln (z. B. bei Fehlzeiten).

Wer macht was bei der Einrichtung?

Die Einrichtung erfolgt in zwei Hauptschritten:

1. Systemverantwortliche / Entgeltabrechner: Richten zunächst die Lohnart und das Tarifwerk im System ein.
2. Mitarbeiter: Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, muss die fertige Lohnart dem Mitarbeiter nur noch zugewiesen werden.

Von da an übernimmt das System: Es errechnet automatisch, ob der Mitarbeiter einen Anspruch hat und, falls ja, wie hoch die Jahres-Sonderzahlung ausfällt.

Wie funktioniert die Einrichtung im Detail?

Um die Regeln des TVöD und ähnlicher Tarifverträge abzubilden, müssen Sie zwei Bereiche konfigurieren: die Lohnart und das Tarifwerk.

1. Die Lohnart: Der Motor der Berechnung

Die spezielle Lohnart für die Jahres-Sonderzahlung muss so eingestellt werden, dass sie ihre Werte direkt aus den tariflichen Regeln zieht:

• Betrag (die Höhe): Hier wählen Sie den Bezug, der den Lohnarten-Schnitt aus dem Bemessungszeitraum ermittelt. Das System summiert dann das Gehalt des Mitarbeiters aus einem bestimmten Zeitraum (z. B. Januar bis September) und wendet Minderungen an.
• Prozentsatz (der Faktor): Hier wählen Sie den Bezug, der den Prozentsatz aus dem Tarifwerk (z. B. 80 % des Monatsgehalts) zum Stichtag ermittelt.

2. Das Tarifwerk: Die Quelle der Regeln

Im Reiter "Jahressonderzlg." des Tarifwerks legen Sie die genauen Regeln fest:

Was ist, wenn etwas schiefgeht? (Abrechnungshinweise)

Manchmal kann das System die Zahlung nicht automatisch ermitteln. In diesen Sonderfällen erhalten Sie einen Abrechnungshinweis. Diese Hinweise sind wichtig, weil Sie dann die Berechnung manuell prüfen und korrigieren müssen.

Wichtig: Wenn die automatische Lohnart den Wert 0,00 € ergibt, wird sie auf der Abrechnung nicht angedruckt. In diesen Fällen müssen Sie manuell eine separate Lohnart mit dem korrekten Betrag zuweisen.

Dieses flexible System wurde so konzipiert, dass es die komplexen Regeln des öffentlichen Dienstes abbilden kann und Ihnen so viel manuelle Arbeit wie möglich abnimmt!

Das E-Bike als Firmenfahrrad ist in aller Munde und wird bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern immer beliebter. Durch die steuerlichen Vergünstigungen ab 2020 ist das Modell noch attraktiver geworden. Aber wie setzen Sie das Ganze korrekt in Ihrer Lohnbuchhaltung (SP_PA) um?

Was ist das Firmen-E-Bike-Modell?

Was: Das Modell E-Bike als Firmenfahrrad erlaubt es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern ein (E-)Bike zu überlassen. Oft geschieht dies im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, bei der der Arbeitnehmer einen Teil seines Bruttolohns für die Leasingrate des Bikes verwendet.

Neu seit 2020: Die steuerliche Behandlung wurde stark verbessert. Bei Fahrrädern und Pedelecs (Motorunterstützung bis 25 km/h) gilt für den geldwerten Vorteil statt des halben nur noch der Viertel-Bruttolistenpreis als Berechnungsgrundlage (1 % von 1/4 des Listenpreises). Bei kompletter AG-Finanzierung entfällt der geldwerte Vorteil sogar ganz (nicht für S-Pedelecs).

Wer profitiert davon?

• Arbeitnehmer: Sie erhalten ein modernes (E-)Bike, das sie dienstlich und privat nutzen dürfen, und sparen durch die Gehaltsumwandlung Lohnsteuer und Sozialabgaben.
• Arbeitgeber: Sie bieten eine attraktive Zusatzleistung, fördern die Gesundheit ihrer Mitarbeiter und leisten einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
• Ihre Lohnbuchhaltung (SP_PA): Dieser Leitfaden hilft dem verantwortlichen Personal, die notwendigen Lohnarten zu erstellen und die neuen Regeln korrekt umzusetzen.

Wieso, Weshalb, Warum ist eine korrekte Umsetzung nötig?

Wieso/Weshalb/Warum: Die korrekte Abbildung in der Lohnbuchhaltung ist entscheidend für die korrekte Versteuerung und Verbeitragung des Firmen-E-Bikes.

• Die Steuerreform hat die Berechnung des geldwerten Vorteils geändert, was eine Anpassung der Lohnarten erfordert.
• Es gibt verschiedene Finanzierungsformen (AG-finanziert, AN-finanziert/Gehaltsumwandlung, Mischfinanzierung), die jeweils unterschiedlich behandelt werden müssen.
• Die korrekte Abgrenzung und Buchung von Leasingraten, geldwertem Vorteil und Umsatzsteuer ist für die Finanzbuchhaltung und die korrekten Meldungen (z. B. Unfallversicherung/BG-Brutto) unerlässlich.

Achtung: Beachten Sie, dass dieser Leitfaden lediglich unsere Kundenerfahrungen und Umsetzungen in SP_PA widerspiegelt. Wir dürfen keine Rechtsberatung geben! Klären Sie Unsicherheiten immer vorab mit Ihrem Betriebsstätten-Finanzamt/Steuerberater.

Wie werden die Lohnarten in SP_PA angelegt?

Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung der klassischen Entgeltumwandlung ab 2020. Um die notwendigen Lohnarten in SP_PA zu erstellen, sollten Sie bestehende Lohnarten mit ähnlichem Sachverhalt kopieren und dann anpassen.

Wichtige Punkte bei der Einrichtung:

1. Datum der Überlassung: Entscheidend ist das Datum der ersten Überlassung an den Arbeitnehmer, nicht das Kauf-/Leasingdatum.
2. Berechnung des geldwerten Vorteils (ab 2020):

• Nehmen Sie den Bruttolistenpreis (inkl. Zubehör und MwSt.).
• Teilen Sie ihn durch vier (1/4).
• Runden Sie das Ergebnis auf volle 100 € nach unten ab.
• Davon wird 1 % als geldwerter Vorteil angesetzt.

Art des Bikes: Normale Fahrräder und Pedelecs (bis 25 km/h) sind begünstigt. S-Pedelecs (bis 45 km/h) gelten als Kraftfahrzeug und müssen anders behandelt werden (z. B. 0,03 %-Regelung für Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte).Umsatzsteuer: Hier ist die Vereinfachung, dass die Umsatzsteuer der Lohnsteuer folgt. Da die Neuregelung unklar ist, sollte eine separate Lohnart zur Verbuchung des Erlöses (z. B. 90003) verwendet werden. Unbedingt mit dem Steuerberater klären, welcher Betrag für die Erlöse anzusetzen ist!

Ein kurzes Beispiel zur Veranschaulichung

Ein E-Bike hat einen Bruttolistenpreis von 3.148,00 € und wird ab 2020 überlassen. Die Leasingrate beträgt 84,00 €.

• Berechnung (ab 2020):
  • 3.148,00 € * 25 % = 787,00 €
  • Abrunden auf volle 100 € ≈ 700,00 €
  • Geldwerter Vorteil:1 % von 700,00 € = 7,00 €
• Lohnarteneingabe:
  • Lohnart 90000 (Gehaltsumwandlung E-Bike): 84,00 €
  • Lohnart 90002 (Geldwerter Vorteil E-Bike): 7,00 € (Betrag des gerundeten Viertels: 700,00 €)

Anleitung: Geldwerter Vorteil E-Bike (Regelung ab 2020)

Diese Berechnung gilt für Fahrräder und Pedelecs (E-Bikes mit Motorunterstützung bis 25 km/h), die dem Arbeitnehmer im Rahmen einer Gehaltsumwandlung überlassen werden.

Schritt 1: Bruttolistenpreis feststellen (Basiswert)

Ermitteln Sie den Bruttolistenpreis des Fahrrads/E-Bikes zum Zeitpunkt der ersten Überlassung an den Arbeitnehmer.

• Inklusive: Alle Kosten für das E-Bike, einschließlich Zubehör (z. B. Schloss, Satteltasche), und der gesetzlichen Mehrwertsteuer (MwSt.).

Beispielwert: Das E-Bike hat einen Bruttolistenpreis inkl. Zubehör und MwSt. von 3.148,00 €.

Schritt 2: Den Viertel-Listenpreis berechnen (1/4 -Regel)

Seit 2020 wird nur noch ein Viertel (25 %) des Listenpreises als Bemessungsgrundlage angesetzt.

• Formel:

Listenpreis * 0,25

Beispielrechnung: 3.148,00 € * 0,25 = 787,00 €

Schritt 3: Den Viertel-Listenpreis abrunden

Runden Sie den in Schritt 2 ermittelten Betrag auf volle 100 € nach unten ab.

• Ziel: Dies ist der endgültige Wert, der in die Lohnart 90002 Geldwerter Vorteil E-Bike (als Betrag) einzutragen ist, da dieser Wert zur Berechnung des 1 %-Vorteils verwendet wird.

Beispielrechnung: 787,00 € auf volle 100 € abgerundet 700,00 €

Schritt 4: Geldwerten Vorteil (Monatlich) berechnen

Berechnen Sie den monatlichen geldwerten Vorteil, indem Sie 1 % des abgerundeten Betrags (aus Schritt 3) nehmen.

• Formel:

Abgerundeter Betrag * 0,01

Beispielrechnung: 700,00 * 0,01 = 7,00 €

Zusammenfassung für die Lohnarten-Eingabe