Die Jahres-Sonderzahlung, oft auch als "Weihnachtsgeld" bekannt, ist für viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst eine wichtige Sache. Aber wie kommt dieser Betrag eigentlich aufs Konto? Wir erklären Ihnen, wie Sie die Zahlung in Ihrem System korrekt einrichten, damit alles automatisch und tarifgerecht abläuft.
Was ist die Jahres-Sonderzahlung?
Die Jahres-Sonderzahlung ist eine zusätzliche jährliche Zahlung, deren Höhe und Anspruchsgrundlage in Tarifverträgen wie dem TVöD (§ 20 TVöD) oder ähnlichen Werken des öffentlichen Dienstes geregelt ist.
Was wird hier beschrieben? Ein Leitfaden zur technischen Einrichtung der Jahres-Sonderzahlung (Lohnart und Tarifwerk) in einem Lohnabrechnungssystem.
Wieso/Weshalb/Warum wird das gemacht? Damit die Berechnung der Zahlung automatisch und tarifkonform (z. B. nach TVöD-Regeln) erfolgt, inklusive der korrekten Anwendung von Minderungsregeln (z. B. bei Fehlzeiten).
Wer macht was bei der Einrichtung?
Die Einrichtung erfolgt in zwei Hauptschritten:
Systemverantwortliche / Entgeltabrechner: Richten zunächst die Lohnart und das Tarifwerk im System ein.
Mitarbeiter: Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, muss die fertige Lohnart dem Mitarbeiter nur noch zugewiesen werden.
Von da an übernimmt das System: Es errechnet automatisch, ob der Mitarbeiter einen Anspruch hat und, falls ja, wie hoch die Jahres-Sonderzahlung ausfällt.
Wie funktioniert die Einrichtung im Detail?
Um die Regeln des TVöD und ähnlicher Tarifverträge abzubilden, müssen Sie zwei Bereiche konfigurieren: die Lohnart und das Tarifwerk.
1. Die Lohnart: Der Motor der Berechnung
Die spezielle Lohnart für die Jahres-Sonderzahlung muss so eingestellt werden, dass sie ihre Werte direkt aus den tariflichen Regeln zieht:
Betrag (die Höhe): Hier wählen Sie den Bezug, der den Lohnarten-Schnitt aus dem Bemessungszeitraum ermittelt. Das System summiert dann das Gehalt des Mitarbeiters aus einem bestimmten Zeitraum (z. B. Januar bis September) und wendet Minderungen an.
Prozentsatz (der Faktor): Hier wählen Sie den Bezug, der den Prozentsatz aus dem Tarifwerk (z. B. 80 % des Monatsgehalts) zum Stichtag ermittelt.
2. Das Tarifwerk: Die Quelle der Regeln
Im Reiter "Jahressonderzlg." des Tarifwerks legen Sie die genauen Regeln fest:
W-Frage
Einstellung im Tarifwerk
Kurze Erklärung
Wann hat man Anspruch?
Anspruch bei Beschäftigung am 1. des Monats
Der Stichtag (z. B. 1. Dezember), an dem das Arbeitsverhältnis bestehen muss. Ist der Mitarbeiter an diesem Tag nicht aktiv, wird die Berechnung abgebrochen.
Welcher Prozentsatz gilt?
Bemessungszeitpunkt am 1. des Monats& Tarifwert für Bemessungssatz
Legt den Stichtag fest (z. B. 1. September), an dem geprüft wird, welcher Prozentsatz (z. B. 80 %) aus den hinterlegten Tarifgruppen für die Berechnung gilt.
Welche Gehälter zählen?
Beginn und Ende Bemessungszeitraum& Lohnarten-Kennzeichen Bemessungsgrundlage
Definiert den Zeitraum (z. B. Januar bis September), dessen Gehälter für die Höhe des Betrags summiert werden.
Wann wird gekürzt?
Anspruch gemindert durch FZ-Gruppe
Hier wählen Sie Fehlzeiten (FZ)-Gruppen (z. B. unbezahlter Urlaub), die den Anspruch pro vollem Kalendermonat um 1/12 kürzen.
Was ist, wenn etwas schiefgeht? (Abrechnungshinweise)
Manchmal kann das System die Zahlung nicht automatisch ermitteln. In diesen Sonderfällen erhalten Sie einen Abrechnungshinweis. Diese Hinweise sind wichtig, weil Sie dann die Berechnung manuell prüfen und korrigieren müssen.
Hinweis-Code (Beispiel)
Was ist das Problem?
Was muss ich tun?
Kein Anspruch da Mitarbeiter nicht beschäftigt am...
Der Mitarbeiter war am Stichtag nicht beschäftigt.
Ist richtig, keine manuelle Zahlung nötig (i.d.R.).
Bemessungssatz ist 0 oder Tarifwert nicht gefunden
Der Prozentsatz (z. B. 80 %) ist in der Tarifgruppe des Mitarbeiters nicht hinterlegt.
Den Tarifwert in der Tarifgruppe pflegen/korrigieren.
Minderung auf...
Die Jahressonderzahlung wurde z. B. auf 9/12 gekürzt.
Prüfen, ob die Minderung durch die Fehlzeiten korrekt ist.
Wichtig: Wenn die automatische Lohnart den Wert 0,00 € ergibt, wird sie auf der Abrechnung nicht angedruckt. In diesen Fällen müssen Sie manuell eine separate Lohnart mit dem korrekten Betrag zuweisen.
Dieses flexible System wurde so konzipiert, dass es die komplexen Regeln des öffentlichen Dienstes abbilden kann und Ihnen so viel manuelle Arbeit wie möglich abnimmt!
