Onboarding in der Personalabrechnung-Einsteigerprogramm Juli 2025

Meldecenter von SP_Data

Das Meldecenter von SP_Data ist ein zentrales elektronisches Meldetool für Arbeitgeber, das die Übermittlung von Meldungen an Sozialversicherungsträger und andere Institutionen erleichtert. Es wird genutzt, um Beschäftigungs-, Entgelt- und Abrechnungsdaten standardisiert und sicher zu übermitteln, zum Beispiel für Krankenkassenmeldungen, Entgeltersatzleistungen oder Meldungen im Rahmen des BA-Bea-Prozesses.

Das Meldecenter unterstützt Arbeitgeber dabei, gesetzliche Meldepflichten korrekt und fristgerecht zu erfüllen und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand durch automatisierte Abläufe und strukturierte Datenübermittlung.

Krankengeld, Kindkrank und Elternzeit (EEL-Meldeverfahren)

Im Rahmen der Entgeltabrechnung spielen die Themen Krankengeld, Kindkrank und Elternzeit eine zentrale Rolle, da sie direkte Auswirkungen auf die Lohnfortzahlung und die elektronische Meldung an die Krankenkassen haben.

Das sogenannte EEL-Verfahren (Elektronisches Entgeltersatzleistungsverfahren) dient der Übermittlung von Entgeltbescheinigungen an die Krankenkassen, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltersatzleistungen wie Krankengeld, Kinderkrankengeld oder Elterngeld** haben. Durch dieses Verfahren wird eine schnelle, sichere und einheitliche Kommunikation zwischen Arbeitgebern und den Sozialleistungsträgern gewährleistet.

In diesem Leitfaden werden die grundlegenden Abläufe, Meldepflichten und Abrechnungsbesonderheiten zu Krankengeld, Kindkrank und Elternzeit erläutert. Ziel ist es, ein sicheres Verständnis für die Anwendung des EEL-Verfahrens in der täglichen Praxis der Entgeltabrechnung zu vermitteln.

Mutterschutz, Beschäftigungsverbot und Lohnfortzahlung - Leitfaden AAG

diese Schulungsunterlage dient als kompakter Leitfaden, um Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Pflichten und Verfahren im Zusammenhang mit dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) zu geben.

Die Schwangerschaft und die Zeit nach der Entbindung stellen eine besondere Phase im Arbeitsverhältnis dar. Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit der werdenden Mutter und ihres Kindes zu schützen. Die Einhaltung der Vorschriften ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern trägt wesentlich zur Rechtssicherheit und zum Betriebsklima bei.

Themenschwerpunkte dieser Schulung:

1. Mutterschutz: Wir erläutern Ihnen die grundlegenden Schutzfristen, die Melde- und Informationspflichten sowie die notwendigen Schritte zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz.

2. Beschäftigungsverbot: Sie erfahren, unter welchen Voraussetzungen ein individuelles oder generelles Beschäftigungsverbot ausgesprochen wird und welche Konsequenzen dies für die Arbeitsorganisation hat.

3. Lohnfortzahlung und das AAG-Verfahren: Der Fokus liegt auf der korrekten Lohnfortzahlung bei Mutterschutz und Beschäftigungsverboten. Wir führen Sie detailliert in das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ein, das die Grundlage für die Erstattung dieser Kosten (Mutterschafts- und U-2-Umlage) durch die Krankenkassen bildet.

Mutterschutzfristen bei Fehlgeburten (Stand: 01.06.2025)

Zum 01. Juni 2025 tritt eine wichtige Änderung im Mutterschutzgesetz in Kraft, die den Schutz von Frauen nach einer Fehlgeburt erweitert. Künftig gelten Mutterschutzfristen auch für Frauen, die eine Fehlgeburt nach der zwölften Schwangerschaftswoche erleiden. Damit erhalten betroffene Frauen nun einen vergleichbaren Schutz wie nach einer Totgeburt.

Sie haben Anspruch auf eine Mutterschutzfrist von mindestens zwei Wochen nach der Fehlgeburt. In dieser Zeit dürfen sie nicht beschäftigt werden, es sei denn, sie erklären ausdrücklich ihre Bereitschaft zur Arbeitsaufnahme.

Mit dieser Neuregelung reagiert der Gesetzgeber auf die besondere physische und psychische Belastung nach einer Fehlgeburt und stärkt die gesundheitliche sowie soziale Absicherung der betroffenen Frauen.

In diesem Leitfaden wird die praktische Anwendung dieser gesetzlichen Regelung in der Entgeltabrechnung erläutert. Dabei wird insbesondere dargestellt, wie die Mutterschutzfrist nach einer Fehlgeburt abrechnungstechnisch zu behandeln ist und welche Auswirkungen sich auf Entgeltfortzahlung, Mutterschutzlohn und Meldungen ergeben.

IW-Elan-Verfahren

Das IW-Elan-Verfahren ist ein elektronisches Meldeverfahren zur Anzeige der Beschäftigtenzahl von schwerbehinderten Menschen an die Agentur für Arbeit. Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind gesetzlich verpflichtet, jährlich zu prüfen, ob sie die vorgeschriebene Beschäftigungsquote von 5 % schwerbehinderter Menschen erfüllen, und darüber bis spätestens 31. März des Folgejahres eine elektronische Anzeige abzugeben.

Die Meldung erfolgt über das Programm IW-Elan („Inklusive Beschäftigung – elektronisch erfasst und angezeigt“), das von der Bundesagentur für Arbeit bereitgestellt wird. Es dient der Erfassung, Berechnung und Übermittlung aller relevanten Daten, einschließlich der ggf. zu zahlenden Ausgleichsabgabe.

Das Verfahren unterstützt Arbeitgeber dabei, ihre gesetzlichen Pflichten nach § 163 SGB IX korrekt und fristgerecht zu erfüllen und sorgt zugleich für eine standardisierte und sichere Datenübermittlung.

BA-Bea-Prozess

Der BA-Bea-Prozess ist ein elektronisches Verfahren, das Arbeitgeber nutzen, um Arbeitsbescheinigungen für ehemalige Mitarbeitende zu erstellen und an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Die Bescheinigung enthält wichtige Auskünfte über das Beschäftigungsverhältnis, wie Arbeitszeiten, Gehalt und Beschäftigungsdauer, die für die Berechnung von Arbeitslosengeld oder anderen Entgeltersatzleistungen benötigt werden.

Der Prozess stellt sicher, dass die Daten schnell, sicher und standardisiert übermittelt werden und unterstützt Arbeitgeber bei der korrekten und fristgerechten Erfüllung ihrer Meldepflichten.

DSAK-Verfahren

Das DSAK-Verfahren („Datenaustausch Sozialversicherung Krankenversicherung“) ist ein elektronisches Meldeverfahren, das Arbeitgeber zur Übermittlung von Entgeltdaten an die Krankenkassen nutzen. Es dient insbesondere der Abrechnung von Beiträgen zur Sozialversicherung und der Meldung von Beschäftigungs- und Versicherungsdaten.

Durch das Verfahren wird sichergestellt, dass die Daten schnell, sicher und einheitlich an die zuständigen Sozialversicherungsträger übermittelt werden und Arbeitgeber ihre gesetzlichen Meldepflichten korrekt erfüllen.

A1-Meldeverfahren in der SP_Data Personalabrechnung

Das A1-Meldeverfahren ist ein elektronisches Verfahren zur Beantragung und Bescheinigung der sozialversicherungsrechtlichen Zuständigkeit bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz. Ziel ist es, sicherzustellen, dass eine Person bei vorübergehender Arbeit im Ausland weiterhin dem Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes unterliegt und nicht doppelt versichert wird.

In der SP_Data Personalabrechnung kann das A1-Meldeverfahren effizient und medienbruchfrei abgewickelt werden. Über die entsprechende Schnittstelle lassen sich A1-Anträge direkt elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermitteln, welche anschließend die A1-Bescheinigung ausstellt.

Dieses Modul ermöglicht:

• die automatische Erstellung und Übermittlung von A1-Anträgen,

• das Einlesen der Rückmeldungen (A1-Bescheinigungen),

• sowie die revisionssichere Archivierung der Kommunikation.

Mit dem Einsatz des A1-Meldeverfahrens in SP_Data stellen Sie sicher, dass alle grenzüberschreitenden Einsätze Ihrer Mitarbeiter gesetzeskonform abgebildet und dokumentiert werden.

Ein A1-Meldeverfahren muss immer dann durchgeführt werden, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend in einem anderen Land der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder der Schweiz eine Tätigkeit aufnimmt und dabei weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem verbleiben soll.

Konkret bedeutet das:

Ein A1-Antrag ist erforderlich bei:

1. Dienstreisen ins Ausland (z. B. Monteure, Außendienstmitarbeiter, Berater, Schulungspersonal).

2. Entsendungen in andere EU-/EWR-Staaten oder die Schweiz – auch bei kurzfristigen oder einmaligen Tätigkeiten.

3. Mehrfachbeschäftigungen, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig in mehreren EU-Ländern tätig ist (z. B. grenzüberschreitende Pendler, Lkw-Fahrer).

4. Homeoffice im Ausland, wenn es regelmäßig oder über einen längeren Zeitraum erfolgt.

Nicht erforderlich ist ein A1-Antrag:

• bei rein privaten Reisen (Urlaub),

• bei Tätigkeiten außerhalb der EU/EWR/Schweiz (dort gelten andere Regelungen),

• wenn der Arbeitnehmer ausschließlich in Deutschland arbeitet.

Wichtig:

Der Antrag muss vor Antritt der Auslandsreise gestellt werden. Wird ohne gültige A1-Bescheinigung gearbeitet, kann dies im Ausland zu Bußgeldern, Zugangsbeschränkungen zur Baustelle, oder Problemen mit der dortigen Sozialversicherung führen.