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Die Renten-Meldepflicht (RBM): So übermitteln Sie Versorgungsbezüge an die ZfA

Unternehmen, die Betriebsrenten oder andere Versorgungsbezüge auszahlen, müssen diese Daten einmal jährlich an die Finanzverwaltung melden. Dieses Verfahren nennt sich Rentenbezugsmitteilungsverfahren (RBM).

In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten W-Fragen dazu, was das RBM ist und wie Sie es in Ihrer Lohnsoftware einrichten und durchführen.

1.  Grundsätzliches zum Rentenbezugsmitteilungsverfahren (RBM)

Was ist die Rentenbezugsmitteilung?

Die Rentenbezugsmitteilung (RBM) ist eine gesetzlich vorgeschriebene elektronische Meldung des Zahlers von Versorgungsbezügen (z. B. Betriebsrenten, Pensionskassenleistungen) an die Finanzverwaltung.

• Wieso und Warum?

Die Meldung ist nach § 22a Abs. 1 EStG vorgeschrieben. Sie ermöglicht es dem Finanzamt, die Besteuerung von Renten und Pensionen automatisch zu überprüfen. Die Daten fließen in die Erklärung des Leistungsempfängers ein.

Wer muss melden (Mitteilungspflichtige Stelle)?

Melden müssen alle Stellen, die Leibrenten oder andere Leistungen auszahlen, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören:

• Pensionskassen und Pensionsfonds
• Versicherungsunternehmen
• Berufsständische Versorgungseinrichtungen
• Auch Arbeitgeber, die Direktzusagen oder Unterstützungskassen verwalten (sofern sie die Zahlstelle sind).

Wer ist der Empfänger der Daten?

Die Daten werden an die Zentrale Stelle für Altersvermögen (ZfA), die bei der Deutschen Rentenversicherung Bund angesiedelt ist, übermittelt. Die Meldefrist ist der letzte Tag des Monats Februar des Folgejahres (z. B. RBM für 2025 bis Ende Februar 2026).

2.  Steuerung und Aktivierung in der Software

Ihre Lohnsoftware automatisiert die Erstellung der RBM-Meldungen (XML-Dateien) über die Option "ZfA-RBM".

Wie aktiviere ich das Verfahren?

1. Aktivierung: Setzen Sie im Register System/Programmeinstellungen den Haken bei "ZfA-RBM-Verfahren-Aktivierung".
2. Pfad festlegen: Unter der Option "ZfA-RBM-Verfahren-Pfad" definieren Sie das Basis-Verzeichnis auf Ihrem System, in dem die XML-Dateien gespeichert werden sollen (z. B. C:\RBM-Export). Wichtig: Verwenden Sie immer den kompletten Pfad (keine relationalen Pfade).

Ablageort: Das System legt automatisch Unterordner nach Mandanten, ZfA-Kundennummer und Meldejahr an, um Ordnung zu gewährleisten.

Wie werden die Dateien bereitgestellt?

• Einzel-XML-Dateien: Pro Leistungsempfänger wird eine separate XML-Datei erzeugt.
• Paket-XML-Dateien (Option "100er-Pakete"): Aktivieren Sie diese Option, um bis zu 100 Meldungen in einem XML-Paket zusammenzufassen. Dies ist effizienter bei einer großen Anzahl von Empfängern.

Wer übermittelt die Daten?

Die Erzeugung der XML-Dateien erfolgt in der Software, aber die eigentliche Übermittlung der XML-Dateien an die ZfA muss manuell durch den Anwender erfolgen (z. B. über ein ELSTER-Tool oder ein entsprechendes Portal).

3.  Stammdaten: Wer meldet was?

Um die Meldung korrekt zu erstellen, muss das System wissen, wer der Mitteilungspflichtige ist und welche Lohnart welche Leistung abbildet.

Die Mitteilungspflichtige Stelle (Zahler)

• Wer? Die Daten der mitteilungspflichtigen Stelle (also Ihres Unternehmens) werden aus der dem Mitarbeiter zugeordneten Betriebsstätte ermittelt.
• Wie? Steuernummer: Es wird die AG-Steuernummer im ELSTER-Format (inklusive führender Finanzamtsnummer) aus den Betriebsstätten-Einstellungen verwendet.
• Wichtig: Im Register "Einstellungen" der Betriebsstätte muss die "ZfA-Kundennummer" hinterlegt werden (wird nur angezeigt, wenn RBM aktiviert ist).

Zuordnung der Lohnarten (RBM-Rechtsgrund)

Die Lohnarten, mit denen die Versorgungsbezüge gezahlt werden, müssen klar klassifiziert werden. Dies erfolgt über Lohnartenkennzeichen.

• Was? Die RBM-Lohnartenkennzeichen bestimmen den Rechtsgrund der ausgezahlten Rente (z. B. Rg = 04 oder Rg = 07).
• Wie? Sie müssen die Kennzeichen anlegen, wobei der "Interne Name" exakt mit der Systemvorgabe übereinstimmen muss (z. B. RBMPAR22RG04).
• Warum? Nur so kann das Finanzamt die Leistung korrekt steuerrechtlich einordnen.

4. Erstellung und Korrektur der RBM

Wie werden RBMs erzeugt?

Die RBM-Meldung wird automatisch erstellt, wenn:

1. Einem Leistungsempfänger eine RBM-gekennzeichnete Lohnart zugeordnet ist.
2. Die Abrechnung im Austrittsmonat oder im Dezember (für das gesamte Jahr) erfolgt.

Tipp: Im Dezember werden automatisch auch die RBM-Meldungen für bereits ausgeschiedene Mitarbeiter generiert.

Darstellung und Plausibilität

• Nach der Abrechnung werden die Meldungen im Mitarbeiterstamm im Register "Meldungen" unter der Kategorie "RBM" aufgeführt.
• Die Software führt RBM-spezifische Plausibilitätsprüfungen durch (z. B. fehlt die Steuer-ID). Fehler werden in den Abrechnungshinweisen ausgegeben. Eine fehlende oder fehlerhafte Steuer-ID führt zur Abweisung der Meldung bei der ZfA!

Was passiert bei Fehlern? Berichtigung

• Eine Berichtigungsmeldung wird erstellt, wenn sich relevante Daten (z. B. Leistungsbetrag, Bezugsdaten oder Beitragsdaten) einer bereits versandten Meldung ändern.
• Die Berichtigung enthält alle Daten der Erstmeldung, wird aber zusätzlich mit dem Kennzeichen MmMeld = 2 (Berichtigung) markiert.
• Wichtig: Reine Änderungen der Adresse des Leistungsempfängers oder der Mitteilungspflichtigen Stelle führen nicht zu einer Berichtigungsmeldung.

5.  RBM-Bericht für den Leistungsempfänger

• Was? Sie können dem Leistungsempfänger einen Bericht über die übermittelten Daten zur Information zur Verfügung stellen.
• Wie? Aktivieren Sie im Mandanten unter "Optionen" die Berichtsrubrik "Versorgungsbezüge".
• Der Bericht "Rentenbezugsmitteilung" kann dann im Austrittsmonat oder im Dezember erzeugt werden.

Das RBM-Verfahren mag komplex erscheinen, ist aber durch die Automation in Ihrer Software ein standardisierter Jahresprozess, der für die Compliance Ihres Unternehmens unerlässlich ist.