SP_Data Lexikon

Wenn ein Mitarbeiter in Deutschland arbeitet, aber in Frankreich wohnt und unter das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit Frankreich fällt, gelten besondere Regeln in der Lohnabrechnung. Der Lohn ist in der Regel in Deutschland steuerfrei– aber diese Steuerfreiheit muss korrekt gemeldet werden.

Was ist ein "DBA Frankreich"-Grenzgänger?

Ein Grenzgänger ist eine Person, die in einem Land (Deutschland) arbeitet und regelmäßig in einem Nachbarland (Frankreich) wohnt und dorthin pendelt. Aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) wird das Arbeitsentgelt in der Regel im Wohnsitzstaat (Frankreich) besteuert, während es in Deutschland steuerfrei gestellt wird.

• Wer muss das einstellen? Die Lohnbuchhaltung und alle, die für die Pflege der Mitarbeiterstammdaten zuständig sind.
• Wieso und Warum? Die korrekte Schlüsselung ist zwingend erforderlich, um:

1. Die Steuerfreiheit in Deutschland zu gewährleisten.
2. Die korrekte Bescheinigung für die ausländische Steuerbehörde zu erstellen (Lohnsteuerbescheinigung).

1. Einstellungen im Mitarbeiterstamm

Die korrekte Erfassung beginnt direkt beim Mitarbeiter, damit die ausländischen Verhältnisse bekannt sind.

Wie? Adresse und Postleitzahl

• Was wird benötigt? Die vollständige Auslandsadresse des Mitarbeiters (Reiter "Person").
• Wichtiger Hinweis: Achten Sie auf die exakte Formatierung der Postleitzahl des jeweiligen Landes, da diese oft von deutschen PLZ-Formaten abweicht.

Wie? Steuerklasse für die Bescheinigung

• Was wird benötigt? Im Reiter "Vorgaben -> Steuern" muss eine deutsche Steuerklasse (1-6) hinterlegt werden.
• Wichtig (Warum?): Dieser Wert beeinflusst nicht die Steuerberechnung (da der Lohn steuerfrei ist), sondern dient ausschließlich der korrekten Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung.

Wie? Der Sonderfall Steuer

• Was wird benötigt? Im Reiter "Vorgaben -> Steuern" muss der Eintrag unter "Sonderfall Steuer" auf "DBA Frankreich" eingestellt werden.
• Wichtig (Wann?): Diese Einstellung muss ab dem Zeitpunkt hinterlegt werden, an dem die Grenzgänger-Eigenschaft des Mitarbeiters beginnt.

2. Einstellungen der Lohnarten

Für das Entgelt des Grenzgängers muss eine neue Lohnart verwendet werden, die speziell für DBA-Fälle geschlüsselt ist.

• Wie? Die Schlüsselung der DBA-Lohnart: Die Lohnart ist in allen anderen Parametern (z. B. SV-Pflicht) identisch mit der "normalen" Lohnart. Entscheidend sind nur zwei Felder:

1. Steuerpflicht: Muss auf "Steuerfrei" gesetzt werden.
2. Steuerkarte: Muss auf "steuerfrei Doppelbesteuerungsabkommen" geschlüsselt werden.

3. Einstellung in der Betriebsstätte

Um die Meldung an die Finanzbehörden formal korrekt zu machen, muss das Bundesland, in dem der Mitarbeiter arbeitet, gekennzeichnet werden.

• Was wird benötigt? Im Register der Betriebsstätte muss die "Region Kirche" passend zum Bundesland gepflegt werden (z. B. Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz, Saarland).
• Wie? Die Großbuchstaben-Kennzeichnung: Diese Einstellung sorgt dafür, dass der Großbuchstabe "FR" zusammen mit der korrekten Zahl (FR1, FR2 oder FR3) auf der Lohnsteuerbescheinigung angedruckt wird.

·         Hier ist die offizielle Zuordnung, die auf der Lohnsteuerbescheinigung (in Zeile 2) im Feld "FR" eingetragen werden muss:

·         Zuordnung der FR-Codes nach Bundesland

·         Wichtig: Das Bundesland, das hier ausschlaggebend ist, ist das Bundesland, in dem die Betriebsstätte des Arbeitgebers bzw. der Tätigkeitsort des Grenzgängers liegt.

·         In Ihrer Lohnsoftware müssen Sie daher im Mandanten- oder Betriebsstätten-Stamm (wie in Ihrem Artikel beschrieben, oft unter "Kirchenregion" oder ähnlichem) die Einstellung so vornehmen, dass der entsprechende Code (FR1, FR2 oder FR3) in der Lohnsteuerbescheinigung erscheint.

4. Einstellung im Mandanten (Teillohnzeitraum)

Seit den Lohnsteuer-Hinweisen 2024 gibt es eine Klarstellung zur Berechnung von Teillohnzahlungszeiträumen bei DBA-Fällen.

• Was? Die Tagestabelle bei DBA: Wenn ein Mitarbeiter nur an einigen Tagen in Deutschland gearbeitet und Lohn bezogen hat, entsteht ein Teillohnzeitraum. Die Lohnsteuer für diesen Teillohnzeitraum wird dann über eine Tages- und Verhältnisrechnung ermittelt (Tagestabelle).
• Wer ist betroffen? Mitarbeiter mit den Sonderfällen Steuer wie "DBA Frankreich".
• Wie? Die Aktivierung der Tagestabelle: Im Mandanten unter dem Register "Abrechnung" kann im Feld "Tagestabelle bei ATE/DBA" festgelegt werden, ab welchem Jahr (Standard ist 2025) die Tagestabelle angewendet werden soll.

Wichtig: Ab dem eingestellten Jahr berechnet das Programm die Steuer für DBA-Mitarbeiter über die Tagestabelle und eine Verhältnisrechnung der im Inland gearbeiteten Tage. Dies stellt sicher, dass die Berechnung auch bei gemischten Arbeitstagen steuerlich korrekt erfolgt.

Fazit:

Die korrekte Umsetzung des DBA Frankreich erfordert eine sorgfältige und mehrstufige Einstellung – von der persönlichen Adresse bis zur speziellen Lohnart. Nur so kann die Steuerfreiheit gewährleistet und die Kommunikation mit den Finanzbehörden in Deutschland und Frankreich reibungslos erfolgen.