SP_Data Lexikon

DaBPV 2025: Der neue digitale Workflow für die Pflegeversicherung

Die Verwaltung der Pflegeversicherungsbeiträge (PV) wird digital. Was seit dem PUEG-Gesetz 2023 oft noch manuell oder „auf Zuruf“ gelöst wurde, geht ab Juli 2025 in das obligatorische Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung (DaBPV)über.

Für uns in der Personalabrechnung bedeutet das: Weniger Papierakten, aber ein neuer digitaler Prüfprozess in der Software.

Quick Check: Die wichtigsten Fakten (W-Fragen)

Was ist das DaBPV?

Ein automatisierter Datenabgleich zwischen Ihrem Abrechnungssystem und dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Ziel ist es, die exakte Anzahl der Kinder eines Mitarbeiters zu ermitteln, um den korrekten PV-Beitragssatz zu berechnen.

Wer ist betroffen?

Alle Arbeitgeber sowie alle gesetzlich pflegeversicherten Arbeitnehmer.

Wie sieht der neue Prozess aus?

Statt Urkunden zu kopieren, meldet die Software den Mitarbeiter beim BZSt an. Das Amt schickt die relevanten Daten (Anzahl der Kinder, Altersgrenzen) direkt digital zurück in Ihr System.

Warum wird das Verfahren Pflicht?

Bisher galt eine Übergangsfrist, in der Angaben ohne sofortigen Nachweis akzeptiert wurden. Damit die Beitragsabschläge (für 2 bis 5 Kinder unter 25 Jahren) dauerhaft rechtssicher sind, muss ab 2025 ein digitaler Nachweis vorliegen.

Warum müssen wir jetzt handeln?

Obwohl das Verfahren erst ab dem 01.07.2025 verpflichtend ist, müssen bis zum 31.12.2025 alle Bestandsmitarbeiter einmalig über das System gemeldet und validiert werden.

Was sich in Ihrer Abrechnungssoftware ändert

Die Software-Hersteller (wie z. B. SP_Data) passen die Masken an, um den Workflow so intuitiv wie möglich zu gestalten. Das sind die wichtigsten Neuerungen:

1. Zentrale Angehörigenverwaltung

Es gibt nun ein dediziertes Register für Angehörige. Hier sehen Sie auf einen Blick alle Kinder, deren Geburtsdaten und wie lange diese für den Beitragsabschlag berücksichtigt werden. Das mühsame Suchen in verschiedenen Untermenüs entfällt.

2. Die neue Schaltzentrale: "Basis PV-Kinder"

Dieses Feld steuert, welche Daten die Abrechnung verwendet. Sie haben drei Optionen:

• BZSt-Daten: Die vollautomatische Übernahme aus dem neuen digitalen Verfahren.
• Angehörigenverwaltung: Daten, die Sie im Haus manuell gepflegt haben.
• Manuelle Eingabe: Ein „Notausgang“, falls die Behördendaten nicht stimmen.

3. Wenn die Technik hakt: Das Ersatzverfahren

Behörden sind nicht unfehlbar. Das BZSt hat oft Lücken bei:

• Kindern, die im Ausland leben.
• Stief- oder Pflegekindern ohne steuerliche Verknüpfung.
• Älteren Kindern (Geburt vor 2011), die bereits volljährig waren.

Wichtig für die Praxis: Wenn ein Mitarbeiter einen Papiernachweis (z. B. eine Geburtsurkunde) vorlegt, dürfen und müssen Sie die digitalen BZSt-Daten manuell übersteuern. Der manuelle Nachweis schlägt den digitalen Datensatz!

Termine, die Sie im Kalender haben sollten

Fazit für Sachanwender

Das DaBPV-Verfahren nimmt uns langfristig die Arbeit ab, Elternnachweise händisch zu prüfen. Nutzen Sie die Zeit bis Ende 2025, um Ihre Stammdaten schrittweise mit den Rückmeldungen des BZSt abzugleichen. Ein Widerspruch der Mitarbeiter gegen diesen Datenaustausch ist übrigens nicht möglich – das Verfahren ist gesetzlich vorgeschrieben.

So senden Sie uns Ihre Lohnabrechnungsdaten

Manchmal benötigen wir als Softwarehersteller (SP_Data) Ihre konkreten Abrechnungsdaten, um ein Problem in Ihrer Lohnsoftware zu analysieren oder eine bestimmte Funktion zu prüfen. Dies erfordert einen speziellen Daten-Export direkt aus Ihrem Programm.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, was, wer, wie und warum Sie diesen Export erstellen und uns sicher zusenden.

1. Was ist der "Export Softwarehaus" und Warum wird er benötigt?

Was wird exportiert?

Der Export Softwarehaus ist eine Funktion in Ihrer Lohnabrechnungssoftware, die alle notwendigen Informationen (Mitarbeiterdaten, Abrechnungsstände, Buchungen, Meldeprotokolle) in einer komprimierten ZIP-Datei zusammenfasst.

Wer erstellt den Export?

• Wer? Der Anwender (Lohnbuchhalter oder Administrator) erstellt den Export.
• Weshalb? Wir benötigen diese Daten, um Fehler zu reproduzieren, die genaue Ursache von Problemen zu finden oder komplexe Abweichungen in der Abrechnung zu analysieren, ohne direkten Zugriff auf Ihr System zu haben.

Wann brauche ich eine Ereignisnummer?

Die Ereignisnummer ist Ihre Ticketnummer aus dem Support-System.

• Wenn vorhanden: Tragen Sie die Nummer direkt in das Feld ein. Das beschleunigt die Zuordnung.
• Wenn nicht vorhanden: Das System teilt Ihnen die Nummer nach dem Versand mit, oder Sie können das Problem in der E-Mail-Maske kurz beschreiben (siehe Schritt 3).

2. So erstellen Sie den Export Schritt für Schritt

Der Export wird im Hauptmenü Ihrer Software gestartet:

Schritt 1: Export starten

1. Gehen Sie im Hauptmenü auf: Start / Export / Export Softwarehaus (siehe Abb. 1).
2. Wählen Sie im folgenden Fenster "Export an SP_Data" (siehe Abb. 2).

Schritt 2: Die richtigen Einstellungen wählen

Das Export-Fenster enthält verschiedene Optionen. Die meisten sind voreingestellt oder werden nur auf direkte Anforderung unseres Supports hin geändert:

Schritt 3: Daten zusammenstellen

• Klicken Sie auf den Button "Starten".
• Das Programm sammelt nun alle benötigten Daten in der vorbereiteten ZIP-Datei.

3. Versand des Exports (Der Weg zu uns)

Nachdem der Export abgeschlossen ist, öffnet sich automatisch das Versandfenster (Abb. 3).

Option A: Direkter Versand (Der einfachste Weg)

1. Das E-Mail-Fenster wird angezeigt.
2. Wenn Sie keine Ereignisnummer hatten, beschreiben Sie hier kurz und präzise, welches Problem der Export beheben soll.
3. Klicken Sie auf "Senden". Die Daten werden direkt und sicher an unseren Support übermittelt.

Option B: Manueller Versand (Falls Option A nicht funktioniert)

Sollte der automatische Versand fehlschlagen (z. B. durch E-Mail-Einstellungen), können Sie die ZIP-Datei auch manuell versenden:

1. Klicken Sie im Fenster "Export Versand" (Abb. 3) auf den Link "Aufruf der Anwendungsdaten" (Abb. 4).
2. Sie gelangen in den Ordner, in dem die erstellte ZIP-Datei gespeichert ist (Abb. 5).
3. Wichtig:Schließen Sie das E-Mail-Fenster (Abb. 3) NICHT!
4. Öffnen Sie Ihr normales E-Mail-Programm, hängen Sie die gefundene ZIP-Datei an und senden Sie diese an Ihren Ansprechpartner bei SP_Data oder die zuständige Support-Adresse.
5. Erst nachdem die E-Mail versendet wurde, schließen Sie das E-Mail-Fenster (Abb. 3). Die ZIP-Datei wird dann aus dem temporären Ordner gelöscht.

Durch die korrekte Durchführung dieses Exports ermöglichen Sie uns eine schnelle und genaue Fehleranalyse!