Ab dem Jahr 2025 werden alle elektronischen Meldungen mit der SP_Data Personalabrechnung (PA) ausschließlich über ein neues, zentrales System abgewickelt: das SP_Data Meldesystem.
Dieses System bringt einen hohen Grad an Automatisierung mit sich, der Ihre Prozesse erheblich beschleunigt. Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen rund um dieses unumgängliche neue Verfahren.
Die W-Fragen: Wer, Was, Warum?
Was ist das SP_Data Meldesystem?
Das Meldesystem ist die neue, verpflichtende Infrastruktur für den gesamten elektronischen Datenaustausch mit den Annahmestellen (wie der Deutschen Rentenversicherung, der Bundesagentur für Arbeit und der Unfallversicherung).
Es besteht aus drei Komponenten, die nahtlos zusammenarbeiten:
Die zentrale Bedienoberfläche in der Personalabrechnung (PA). Hier sehen Sie den Status aller Meldungen und können diese ggf. freigeben.
Meldedienst
Der Transporteur beim Kunden. Er arbeitet im Hintergrund (auch wenn die PA nicht gestartet ist) und transportiert Meldungen zwischen der PA und dem Meldeserver.
Meldeserver
Der zentrale Knotenpunkt bei SP_Data. Über ihn laufen alle Meldungen aller SP_Data Kunden zu den jeweiligen Annahmestellen.
Wer nutzt es und wie finde ich es?
Genutzt wird das Meldesystem von allen Kunden der SP_Data Personalabrechnung, die elektronische Meldungen versenden.
Das Meldecenter ist Ihre Anlaufstelle und kann ganz einfach über die gleichnamige Kachel oder den Klick in der Taskleiste der PA erreicht werden.
Wieso, weshalb, warum ist dieses System so wichtig?
Der größte Vorteil des neuen Systems ist die hohe Automatisierung und die erhöhte Sicherheit des Meldeprozesses:
Automatische Abwicklung: Versand, Quittierung und das Einlesen von Rückmeldungen geschehen automatisch durch den Meldedienst, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.
Geprüfte Qualität: Das System versendet grundsätzlich nur Meldungen, die erfolgreich geprüft wurden. Hierfür kommen die offiziellen Kernprüfprogramme der Annahmestellen (DRV, BA, DGUV) sowie zusätzliche Plausibilitätsprüfungen der SP_Data (interne Validierung) zum Einsatz.
Wie funktioniert der Prozess? (Zyklen & Steuerung)
Der Meldedienst arbeitet mit festen, automatisierten Zyklen, um einen reibungslosen Austausch zu garantieren:
Vorgang
Zyklus
Validierung der Meldungen (Prüfung)
Jede Minute
Senden freigegebener Meldungen
Alle 10 Minuten
Quittungen abholen
Alle 10 Minuten
Rückmeldungen und proaktive Meldungen abholen
Alle 20 Minuten
Tipp zur Anzeige: Die Ansicht im Meldecenter wird durch diese Zyklen nicht automatisch aktualisiert. Drücken Sie die Taste F5, um den aktuellen Status der Meldungen anzuzeigen. Anhand des Transferstatus sehen Sie, ob eine Meldung geprüft wurde oder ob ein Fehler aufgetreten ist.
Wie konfiguriere ich den Automatisierungsgrad?
Sie können pro Meldeverfahren festlegen, wie "automatisch" das System arbeiten soll. Diese Einstellung kann jederzeit und pro Mandant angepasst werden.
Option
Haken gesetzt ("Automatische Freigabe")
Haken nicht gesetzt (Manuelle Freigabe)
Vorgehen
Meldungen werden automatisch validiert, an den Meldeserver übergeben und nach Versand quittiert. Keine manuelle Kontrolle nötig.
Meldungen werden validiert und im Register "Freigabe" angezeigt. Sie werden erst nach Ihrer manuellen Freigabe versandt.
Empfehlung
Aktivieren Sie die Automatisierung, um die Vorteile des Systems voll zu nutzen.
Empfohlen für Dienstleister, die erst nach Rückmeldung des Mandanten korrigieren und senden dürfen.
Wichtig: Sobald eine Meldung manuell oder automatisch freigegeben wurde, läuft der weitere Prozess ab und kann nicht mehr aufgehalten werden. Die Kontrolle muss vor der Freigabe erfolgen.
Wichtiger Sicherheitshinweis zur Meldekette
Die elektronischen Meldeverfahren erfordern eine lückenlose Kette an MeldeIDs.
Aus diesem Grund gilt: Sollten Sie ausnahmsweise (z. B. nach einem Serverausfall oder Ransomware-Angriff) Ihre Produktiv-Datenbank durch eine ältere Sicherheitskopie ersetzen müssen, darf dies unter keinen Umständen ohne die Unterstützung von SP_Data erfolgen! Nur mit Hilfe von SP_Data kann sichergestellt werden, dass die Verknüpfung der MeldeIDs nachträglich korrekt berichtigt wird.
