MVZ - Meldeverfahren

Das neue Meldeverfahren MVZ: Was Arbeitgeber und Behörden jetzt an das Finanzamt melden müssen

Seit Anfang 2025 (mit Rückwirkung auf das Meldejahr 2024) müssen bestimmte Stellen, insbesondere öffentliche Arbeitgeber und Rundfunkanstalten, Zahlungen an Dritte elektronisch an die Finanzverwaltung melden. Dieses neue Verfahren nennt sich MVZ (Mitteilungsverordnung mit Zahlungsfluss).

1. Hintergrund: Was ist das MVZ-Verfahren?

Was? Die gesetzliche Grundlage

Das MVZ-Verfahren regelt die elektronische Übermittlung von Zahlungen, die von öffentlichen Stellen oder öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten (den sog. Mitteilungspflichtigen) an selbstständige Dritte geleistet werden.

Gesetzliche Basis:§ 93c der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Mitteilungsverordnung (MV).
Wieso und Warum? Das Finanzamt nutzt diese Mitteilungen, um die Einnahmen (z. B. Honorare, Stipendien, Subventionen) der Empfänger (z. B. selbstständige Journalisten, Sachverständige, Gastdarsteller) automatisch zu überprüfen.

Wer ist betroffen? (Mitteilungspflichtige)

Betroffen sind vor allem:

Öffentliche Stellen (Zahlungen außerhalb von normalen Lieferungen und Leistungen, § 2 MV).
Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten (Zahlungen von Honoraren an freie Mitarbeiter, § 3 MV).

Wann muss gemeldet werden?

Grenze: Es werden nur Meldungen erstellt, wenn die jährliche Meldesumme mindestens 3.000 EUR beträgt.
Frist: Die Meldungen erfolgen nach Abschluss des Kalenderjahres (i. d. R. mit dem Prüflauf im Januar des Folgejahres).
Wichtig: Ab dem Meldejahr 2024 muss die Übermittlung elektronisch erfolgen (zuvor Papierform).

2. Die Stammdateneinstellungen

Um MVZ-Meldungen zu erzeugen, müssen mehrere Schalter im System umgelegt werden.

Mandantenebene: Verfahrensstart

Wo? Stammdaten Mandant / Register Meldewesen / Meldungen steuern
Wie? Im Feld MVZ hinterlegen Sie, ab welcher Periode Meldungen erstellt werden sollen.
- Empfehlung: Da die Regelung rückwirkend für 2024 gilt, sollte die Einstellung "01/2024" lauten.

Betriebsstättenebene: Rechtsgrund und Zweck

Die Betriebsstätte definiert, warum und wofür die Zahlung geleistet wurde. Diese Angaben sind historisch und müssen einmalig korrekt hinterlegt werden.

Wo? Stammdaten Betriebsstätte / Register Einstellungen
1. Rechtsgrund (Warum wird gemeldet?):

Wählen Sie den zutreffenden Paragraphen aus:

- 01: § 2 MV (Allgemeine Zahlungen öffentlicher Hand)
- 02: § 3 MV (Rundfunkanstalten, z. B. Honorare)
2. Zahlungsgrund (Wofür wird gezahlt?):

Dies hängt vom Rechtsgrund ab:

- Bei § 2 MV: Z. B. 01 (Ehrenamts-/Übungsleiterpauschale), 08 (Stipendien), 09 (Subventionen/Fördermittel).
- Bei § 3 MV (Rundfunk): 10 (Honorare).
Zusätzliche Felder:
- Sonstiger Zahlungsgrund: Bei Auswahl von Code 09 oder 99 muss hier eine Freitext-Beschreibung erfolgen.
- Ehrenamtspauschale: Nur bei Code 01 (§ 2 MV) ankreuzen, wenn die Zahlung unter die Übungsleiter-/Ehrenamtspauschale fällt.

Mitarbeiterebene: Meldepflicht aktivieren

Wo? Stammdaten Mitarbeiter / Register Vorgaben / Steuer
Wie? Im Feld "Kontrollmitteilung" muss "Ja" hinterlegt werden.
Wichtig: Diese Einstellung steuert, ob überhaupt Meldungen für diesen Mitarbeiter/Empfänger erzeugt werden. Da sie sich auf das gesamte Kalenderjahr bezieht, kann sie nicht unterjährig geändert werden.

3. Verfahrensablauf und Korrekturen

Wann und wie wird gemeldet?

Erstellung: Die Meldungen werden nach Jahresabschluss (Prüflauf Januar) systemseitig erstellt.
Überprüfung: Fehlerhafte Meldungen (z. B. wenn der Rechtsgrund in der Betriebsstätte fehlt) landen im Meldecenter (Register Fehler).
Versand: Fehlerfreie Meldungen können über das Meldecenter (Register Senden) als elektronische XML-Dateien an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Korrekturen und Stornierungen

Falls sich Daten ändern, erstellt das System automatisch eine Korrektur- oder Stornomeldung.

Art der Korrektur	Ausgelöste Meldungsart	Grund
Korrektur	MVZ-Meldung / Korrektur	Die Zahlung beim Mitarbeiter wird rückwirkend korrigiert (Betrag ändert sich).
Korrektur	MVZ-Meldung Korrektur	Der Rechts- oder Zahlungsgrund in der Betriebsstätte wird nachträglich geändert.
Storno	MVZ-Meldung / Storno	Die Steuer-ID wird rückwirkend korrigiert oder die Meldesumme fällt unter 3.000 EUR.

Achtung bei Korrekturen: Wird der Rechtsgrund in der Betriebsstätte geändert, muss anschließend ein Prüflauf im Januar des Folgejahres durchgeführt werden, um die Korrekturmeldung zu erzeugen.

Der neue Bericht

Ab dem Meldejahr 2024 kommt der neue Bericht "Jahres-Kontrollmitteilung ab 2024" zum Einsatz. Dieser kann über das Mitarbeiterstamm-Register eingesehen werden und stellt immer die zuletzt gültigen (korrigierten) Werte dar.

Das MVZ-Verfahren erfordert eine präzise Stammdatenpflege, ist jedoch dank der Automatisierung im System darauf ausgelegt, öffentliche Stellen bei der Einhaltung dieser neuen Meldepflicht zu entlasten.

Beispiele von Zahlungsgründe nach § 2 MV (Öffentliche Stellen)

Detaillierte Zahlungsgründe für § 2 MV (Öffentliche Stellen)

Dieser Rechtsgrund betrifft Zahlungen der öffentlichen Hand an Personen oder Unternehmen, die außerhalb von üblichen Lieferungs- und Leistungsbeziehungen stehen.

Code	Beschreibung des Zahlungsgrundes	Beispiele und Erläuterung (Wofür?)
01	Zahlungen für ehrenamtliche und nebenberufliche Tätigkeiten (Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale)	Wird für Tätigkeiten verwendet, die steuerlich nach § 3 Nr. 26 und §26a EStG begünstigt sein können (z. B. Zahlungen an Ausbilder, Betreuer, Künstler oder für die Pflege von Menschen).
02	Zahlungen an Abgeordnete	Entschädigungen und Aufwandsentschädigungen, die an Mitglieder von gesetzgebenden oder kommunalen Vertretungen gezahlt werden.
03	Zahlungen an ehrenamtliche Mitglieder kommunaler Vertretungen	Speziell für ehrenamtliche Kommunalpolitiker (z. B. Stadträte, Ortsbeiräte).
04	Mietzahlungen	Zahlungen an Vermieter, z. B. wenn eine öffentliche Stelle Räumlichkeiten von Dritten anmietet.
05	Zahlungen Hochschulsport	Spezifische Zahlungen im Zusammenhang mit dem Hochschulsport.
06	Zahlungen an Berufsbetreuer, Sachverständige, Dolmetscher und Übersetzer	Honorare für Freiberufler, die aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Beauftragung tätig werden.
07	Zahlungen an Gefangene/Untergebrachte	Zahlungen für Tätigkeiten, die von Personen in Justizvollzugsanstalten oder vergleichbaren Einrichtungen geleistet werden.
08	Stipendien	Zahlungen zur Förderung von Ausbildung und Forschung, die i. d. R. nach § 3 Nr. 44 EStG steuerfrei gestellt sind.
09	Zahlungen, die keiner konkreten Gegenleistung an die Behörde zugeordnet werden können Subventionen oder Fördermittel	Zahlungen, die zur allgemeinen Förderung dienen, ohne dass eine direkte Leistung an die zahlende Behörde erfolgt (z. B. nicht rückzahlbare Zuschüsse, Subventionen).
99	Sonstiges	Alle übrigen Zahlungen, die unter § 2 MV fallen, aber keiner der anderen Kategorien zugeordnet werden können. Hinweis: Bei 99 muss zwingend das Feld "Sonstiger Zahlungsgrund" mit einer genauen Beschreibung gefüllt werden.

Kurze Zusammenfassung für die Einstellung:

Wenn Ihre Behörde eine Zahlung leistet, die meldepflichtig ist, müssen Sie genau prüfen, ob es sich um eine begünstigte Tätigkeit (01, 08), eine Entschädigung (02, 03) oder eine ungebundene Förderung (09) handelt, um den korrekten Code im MVZ-Verfahren zu verwenden.

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