Nicht jeder Gehaltsbestandteil ist jeden Monat gleich hoch. Wie berechnet man also Urlaubs- oder Feiertagsentgelt fair und gesetzeskonform, wenn der Lohn durch variable Zuschläge schwankt?
Die Antwort liegt in den Durchschnittstöpfen (auch Durchschnittsspeicher genannt). Dieses Werkzeug ist essenziell im Kontext Ihrer Lohnarten, um schwankende Zahlungen in eine stabile, berechenbare Basis zu überführen.
Was sind „Durchschnittstöpfe“ und wozu dienen sie?
Was?
Durchschnittstöpfe sind virtuelle Speicherplätze (bis zu 5 Stück), die in Ihrer Lohnsoftware zur Verfügung stehen.
Sie sammeln über einen festgelegten Zeitraum Beträge und/oder Stunden aus den Lohnarten eines Mitarbeiters.
Wozu?
Sie dienen als kalkulatorische Basis für die Berechnung von Entgelten, bei denen der Gesetzgeber oder Tarifvertrag einen Durchschnittswert vorschreibt.
Typische Anwendungsfälle: Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, oder Prämienzahlungen.
Wieso/Weshalb/Warum sind sie im Lohnarten-Kontext wichtig?
Die Relevanz liegt in der Schlüsselung der Lohnarten als Input- oder Output-Quelle:
Input-Steuerung (Befüllung): Jede Lohnart, die in den Durchschnitt einfließen soll (z. B. Nachtzuschläge), muss explizit gekennzeichnet werden, um den Topf zu befüllen.
Output-Nutzung (Berechnung): Die Lohnart, die den Durchschnittswert auszahlen soll (z. B. "Urlaubsentgelt"), muss explizit auf den gefüllten Topf zugreifen.
Ohne diese korrekte Kennzeichnung wüsste das System nicht, welche Lohnarten ein- und ausgehen sollen, und die Berechnung wäre fehlerhaft.
Die Steuerung erfolgt in zwei Schritten: Befüllen und Nutzen.
1. Befüllung der Durchschnittstöpfe (Im Register der Lohnart)
Im Einstellungsbereich jeder Lohnart legen Sie fest, ob und wie diese den Durchschnittstopf befüllt. Es stehen bis zu fünf Töpfe zur Verfügung, die Sie individuell benennen können.
Option
Bedeutung
Beispiel
0
– (Nicht berücksichtigen)
Die Lohnart wird ignoriert.
1
nur Betrag
Nur der ausgezahlte Betrag fließt in den Topf.
3
Betrag und Stunden
Beides fließt in den Topf.
4–6
... mindern
Beträge oder Stunden werden vom Topf abgezogen (z. B. bei Korrekturen).
2. Definition des Schnitts (Wann wird gerechnet?)
Hier legen Sie fest, wie viele Monate in die Berechnung einfließen sollen und ab wann diese Zählung beginnt. Sie können bis zu 5 verschiedene Schnitte definieren, die Sie dann dem jeweiligen Topf zuweisen.
Parameter
Funktion
Beispiel
Monate
Die Anzahl der Monate, die in den Durchschnitt einfließen.
6
Ab Monat
Steuert, ab welchem Monat gerechnet wird.
5 (bedeutet: ab dem 5. Vormonat)
Negativzahlen
Beziehen sich rückwärts vom Abrechnungsmonat.
–1 (bedeutet: Vormonat)
Beispiel: Ein Weihnachtsgeld soll nach dem Durchschnitt der letzten 6 Monate (beginnend ab dem 5. Vormonat) berechnet werden: Monate = 6, Ab Monat = 5.
3. Nutzung der Durchschnittswerte (Im Register Berechnung)
Um den gefüllten Topf für eine Auszahlung zu verwenden (z. B. für eine Urlaubslohnart), greifen Sie im Register "Berechnung" auf ihn zu.
In der Anzahl-Spalte wählen Sie die Varianten 10 und 28.
In der Betrag-Spalte wählen Sie Varianten wie 8, 9, 10, 31, 32 usw.
Diese "Referenz-Varianten" weisen die auszahlende Lohnart an, den Durchschnittswert aus dem gewünschten Topf zu ziehen, anstatt manuell einen Betrag einzugeben.
Wer kontrolliert und wie sichert man die Qualität?
Wer kontrolliert?
Die Lohnbuchhaltung ist für die Kontrolle zuständig.
Kontrollmöglichkeiten:
Mitarbeiterstamm / Berichtswesen:Über spezielle Berichte ("Mitarbeiter-Durchschnitte") können Sie die Berechnung exakt nachvollziehen.
Abrechnungsdialoge: Die Inhalte der Töpfe können direkt in der Verdienstabrechnung und im Lohnkonto aufgerufen und bei Bedarf manuell korrigiert werden.
Wichtigste Empfehlung (Warum Prävention besser ist als Korrektur):
Hinterlegen Sie die Steuerung der Befüllung (Optionen 1 bis 6) unbedingt von Anfang an korrekt im Register "Statistik". Jede nachträgliche Änderung erfordert eine Rückrechnung für alle betroffenen Mitarbeiter und Monate, was einen erheblichen administrativen Aufwand bedeutet.
