Die Nutzung der Schnittstelle „Gemeinsame Fehlzeiten“ (GemFz) synchronisiert die Daten zwischen der Personalzeiterfassung (PZ) und der Personalabrechnung (PA) und ist für das eAU-Verfahren besonders relevant. Nur so stellen Sie sicher, dass alle Systeme den korrekten Status der Arbeitsunfähigkeit kennen.
Hier beantworten wir die wichtigsten W-Fragen zur eAU-Anforderung im Zusammenspiel mit GemFz.
Die W-Fragen zur eAU-Anforderung mit GemFz
W-Frage
Antwort
Was?
Die Erweiterung der Funktionalitäten in der Zeiterfassung und Abrechnung, um den Fehlgrund „eAU Anforderung“über die „Gemeinsame Fehlzeiten“ (GemFz)-Schnittstelle zu synchronisieren und anschließend die eAU bei der Krankenkasse anzufordern.
Wer (erfasst)?
Im Regelfall (Krankmeldung beim PZ-Sachbearbeiter) muss der Fehlgrund zwingend vom PZ-Sachbearbeiter in der Personalzeiterfassung erfasst werden.
Wer (erstellt)?
Die eAU-Anforderung selbst wird anschließend vom PA-Sachbearbeiter in der Personalabrechnungüber den Menüpunkt „eAU ergänzen/prüfen“ erstellt.
Wann?
* Erfassung: Sobald die Krankmeldung beim Sachbearbeiter eingeht.
* Erstellung: Nachdem die erfasste „eAU Anforderung“ über GemFz in die Personalabrechnung synchronisiert wurde.
Wo?
* Erfassung: Im Kalender der Personalzeiterfassung (Regelfall).
* Erstellung: In der Personalabrechnung unter dem Menüpunkt „eAU ergänzen/prüfen“.
Wie läuft der Regelfall ab?
1. PZ erfasst: Der PZ-Sachbearbeiter erfasst den Fehlgrund „eAU Anforderung“ im Kalender (auch für Tage ohne Sollzeit!).
2. GemFz synchronisiert: Der Fehlgrund wird in die Personalabrechnung übertragen.
3. PA erstellt: Der PA-Sachbearbeiter erstellt über „eAU ergänzen/prüfen“ die Anforderung an die Krankenkasse.
4. Rückmeldung & Verbuchung: Nach Rückmeldung der Krankenkasse wird der LFZ-Fehlgrund in der PA verbucht.
5. GemFz synchronisiert zurück: Der neue Lfz-Fehlgrund wird zurück an die PZ übertragen, und der ursprüngliche Fehlgrund „eAU Anforderung“ wird aus beiden Systemen entfernt.
Wichtig (Konfiguration)?
Damit die Info eAU-Fehlzeit nicht gelöscht wird, muss in der HR-Konfiguration die Option „Unbekannte und ausgeschlossene Fehlzeiten […] löschen“ n i c h t gesetzt sein.
Was bei abweichenden Zeiträumen?
Wenn die Krankenkasse einen kürzeren Zeitraum zurückmeldet als angefordert (z.B. angefordert 5 Tage, zurückgemeldet 3 Tage), wird der LFZ-Fehlgrund für die 3 Tage synchronisiert. Für die restlichen 2 Tage muss in der PZ erneut der Fehlgrund „eAU Anforderung“ erfasst werden, um den Zeitraum in der PA zu erweitern.
Wichtige Ausnahmen (Joker-Fehlgrund)
In folgenden Ausnahmen muss der Fehlgrund „eAU Anforderung“ das Merkmal „Joker für gem. Fehlzeiten“ haben, um direkt in der Personalabrechnung erfasst zu werden:
Ausnahme 1: Die Krankmeldung erfolgt direkt beim PA-Sachbearbeiter.
Ausnahme 2: Mitarbeiter werden nicht in der Zeiterfassung geführt (Feld „mit Zeiterfassung“ ist nicht aktiv).
In diesen Fällen muss die Erfassung direkt in der Personalabrechnung erfolgen, da die GemFz-Schnittstelle sonst die manuellen Einträge in der PA löschen würde (Regelfall) oder der Mitarbeiter nicht in der Zeiterfassung geführt wird.
