Nachdem die Krankmeldung in der Personalzeiterfassung (PZ) erfasst und in die Personalabrechnung (PA) synchronisiert wurde, ist der nächste Schritt die Erstellung der eigentlichen eAU-Anforderung an die Krankenkasse. Dies geschieht im Menüpunkt „eAU ergänzen/prüfen“.
Die W-Fragen zur Erstellung der Anforderung
W-Frage
Antwort
Was?
Die Erstellung der elektronischen eAU-Anforderung zur Übermittlung an die Krankenkassen. Die Funktion erstellt die Meldedatensätze aus den zuvor erfassten Zeiträumen.
Wer?
Der PA-Sachbearbeiter in der Personalabrechnung.
Wann?
Nachdem der Fehlgrund „eAU Anforderung“ aus der Personalzeitwirtschaft in die Personalabrechnung synchronisiert wurde.
Wo?
In der Personalabrechnung (PA), über den Menüpunkt „eAU ergänzen/prüfen“ im Register Start.
Wichtig vorab?
Zuerst müssen alle offenen eAU-Rückmeldungen und Buchungsstapel verbucht werden. Andernfalls kann es zu fehlerhaften neuen Anforderungen kommen!
Schritt-für-Schritt: eAU-Anforderungen erstellen
Folgen Sie dieser Anleitung, um die Anforderungen korrekt zu erzeugen und zu versenden:
1. Den Menüpunkt aufrufen
Öffnen Sie in der Personalabrechnung (PA) im Register Start den Menüpunkt „eAU ergänzen/prüfen“.
2. Zeitraum und Selektion prüfen
Standard-Zeitraum: Das System schlägt in der Regel den aktuellen Buchungsmonat (als bis-Zeitraum) und den Vormonat (als von-Zeitraum) vor.
Anpassen: Passen Sie die von-/bis-Zeiträume bei Bedarf an den Zeitraum an, für den Sie die eAU-Anforderungen stellen möchten.
Aktualisieren: Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol (oft ein Kringel/Pfeil), um alle offenen Buchungen mit dem Fehlgrund „eAU Anforderung“ im gewählten Zeitraum anzuzeigen.
Mitarbeiter filtern (Optional):Über die drei Punkte (…) oder F2 können Sie die Ansicht auf einzelne Mitarbeiter begrenzen.
3. Das „Nachweis AU ab“-Datum kritisch prüfen
Die angezeigten Datensätze sind zunächst grün und bearbeitbar. Jetzt kommt der wichtigste Prüfschritt:
Regel: Nur der erste Tag eines zusammenhängenden AU-Zeitraums darf das Kennzeichen „Nachweis AU ab“ gesetzt haben.
Beispiel: Bei einem Zeitraum vom 01.02. bis 05.02. darf nur der 01.02. das Kennzeichen tragen.
Korrigieren: Wenn fälschlicherweise für jeden Tag ein Haken gesetzt wurde, entfernen Sie die falschen Haken.
Wichtig: Ist der Haken korrekt gesetzt, führt dies zu einer einzigen, korrekten Anfrage für den gesamten Zeitraum. Ist der Haken für jeden Tag gesetzt, würde fälschlicherweise für jeden einzelnen Tag eine separate Anfrage erzeugt!
4. Anforderungen erstellen und versenden
Sind alle Kennzeichen korrekt gesetzt, klicken Sie auf den Button „Anforderungen erstellen“.
Die Daten werden sofort ausgegraut und sind nicht mehr editierbar.
Die eAU-Anforderung wurde nun erstellt und befindet sich im Meldecenter zur Übermittlung an die Krankenkasse.
Was passiert danach? Sobald die Krankenkasse antwortet und Sie die Rückmeldung verbuchen, synchronisiert die GemFz-Schnittstelle den korrekten Lohnfortzahlungs-Fehlgrund zurück in die Personalzeitwirtschaft und entfernt den ursprünglichen Fehlgrund „eAU Anforderung“ aus beiden Systemen.
Extra-Tipp: Automatisierung der Erstellung
Ihr System bietet eventuell die Möglichkeit, die Erstellung von Anforderungen zu automatisieren. Dies wird in den Mandanteneinstellungen im Register Meldewesen definiert:
Option 1 (mit sofortigem Versand): Beim Aufruf von „eAU ergänzen/prüfen“ werden alle fehlerfreien Anforderungen automatisch erstellt und im Meldecenter bereitgestellt. Eine manuelle Aktion ist nur für fehlerhafte Datensätze nötig.
Option 2 (ohne sofortigen Versand): Sie müssen alle Anforderungen manuell über den Button „Anforderungen erstellen“ erzeugen.
