SP_Data Lexikon

Sie haben die digitale Krankmeldung (eAU) angefordert und die Krankenkasse hat geantwortet. Jetzt müssen Sie die zurückgemeldeten Daten in den Kalender des Mitarbeiters übernehmen. Dieser Artikel erklärt Ihnen Schritt für Schritt und in einfacher Sprache, wie die Verarbeitung der Rückmeldung in Ihrer Personalsoftware abläuft und worauf Sie achten müssen.

Was ist das Verfahren?

Das Verfahren beschreibt, wie die Antworten der Krankenkassen auf Ihre eAU-Anfragen von Ihrer Software abgeholt und schließlich als Fehlzeiten im Kalender des Mitarbeiters verbucht werden.

Warum gibt es dieses Verfahren?

Dieses Vorgehen dient dazu, die automatisch erhaltenen, bestätigten Krankheitsdaten der Kasse in Ihr System zu übertragen. Es stellt sicher, dass:

1. Die ursprünglich gebuchte eAU-Anforderung durch den tatsächlichen Fehlgrund (z.B. Lohnfortzahlung Krank) ersetzt wird.
2. Die korrekten Zeiträume (die von der Kasse bestätigt wurden) im Kalender stehen.
3. Fehlbuchungen und Überzahlungen vermieden werden, indem vorab gekennzeichnete, wichtige Fehlzeiten (z.B. Krankengeld) nicht überschrieben werden.

Wer ist verantwortlich? Wer führt das Verfahren durch?

Welche Besonderheiten muss ich beachten?

1. Der Ort der Verarbeitung: Die Mitarbeiter-Abfrage

• Die Rückmeldungen landen zuerst im Posteingang des Meldecenters (dies ist nur technisch).
• Die eigentliche Verarbeitung und Verbuchung erfolgt in der Mitarbeiter-Abfrage „eAU-Rückmeldungen“.
• Wer wird angezeigt? Standardmäßig aktive Mitarbeiter. Ausgeschiedene oder Neueintritte können Sie mit F4 hinzuholen.

2. Der Verbuchungsprozess

1. Auswahl: Sie markieren die gewünschten Zeilen (auch Mehrfachauswahl ist möglich).
2. Verbuchung starten: Sie klicken auf „eAU-Rückmeldungen verbuchen“.
3. Fehlgrund wählen: Wenn Sie mehrere interne Fehlgründe für eine eAU-Option (z.B. „Lohnfortzahlung Krank“) haben, können Sie den gewünschten Fehlgrund über die drei Punkte zuweisen.
4. Das Ergebnis im Kalender:

• Der ursprünglich erfasste Fehlgrund eAU Anforderung wird entfernt.
• Der neue, bestätigte Fehlgrund (z.B. Lohnfortzahlung Krank) wird eingebucht.
• Der Systemfehlgrund Info eAU wird zur Dokumentation mit eingebucht.

3. Abweichungen erkennen und korrigieren (Spalte "Differenz")

Die Spalte Differenz mit dem Eintrag Ja ist ein wichtiges Warnsignal:

• Unterschiedliche Zeiträume: Wenn Sie 7 Tage angefragt haben, die Kasse aber nur 5 Tage bestätigt, steht in der Spalte Differenz ein Ja.
• Beispiel für eine Verkürzung (Verbuchung):
  • Angefragt: 10.03. bis 16.03.
  • Bestätigt: 13.03. bis 14.03.
  • Verbuchung:
    • 10.03. bleibt eAU-Anforderung (da es das Datum Nachweis AU ab ist und nicht gelöscht werden darf, um die Historie zu sichern).
    • 13.03. – 14.03. wird Info eAU und der Lohnfortzahlungs-Fehlgrund (iAU).
    • 15.03. – 16.03. wird gelöscht. Für diese Tage müssten Sie bei Bedarf eine neue Anfrage stellen (z.B. für den 11. und 12.03., der 10.03. darf nicht doppelt angefragt werden).
• Zwischenmeldungen: Auch bei Rückmeldungen ohne Zeiträume (z.B. in Prüfung, Weiterleitungsverfahren, Teilstationärer Aufenthalt) steht Ja in der Differenz-Spalte.

4. Schutz vor Überschreibung ("Überschreibbar = Nein")

• Sicherheit: Wenn ein Fehlgrund im Kalender (z.B. Krankengeld) als nicht überschreibbar gekennzeichnet wurde, wird dies in der Abfrage mit Nein in der Spalte Überschreibbar angezeigt.
• Folge: Bei der Sammelverbuchung wird für diesen Zeitraum keine Verbuchung vorgenommen (außer dem Beleg-Fehlgrund Info eAU), um eine fehlerhafte Lohnzahlung zu vermeiden.

5. Besondere Rückmeldungen und manuelle Schritte

Bei bestimmten Rückmeldungen erfolgt keine automatische Verbuchung, und Sie müssen manuell handeln: