Sie kennen das: Wenn Mitarbeiter ins Ausland entsendet werden, benötigen sie eine A1-Bescheinigung. Diese bestätigt, dass sie weiterhin in Deutschland sozialversichert sind. Mit dem Mitarbeiterportal (MP) und dem SP_Data Modul „Anbindung A1-Bescheinigung“ können Sie diesen Prozess deutlich vereinfachen!
Dieser Beitrag erklärt Ihnen, wie Sie Voranträge aus dem Mitarbeiterportal (MP) in der SP_Data Personalabrechnung (PZ) verarbeiten.
Was sind A1-Voranträge?
Ein Vorantrag ist eine Vorab-Information, die der Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal (MP) erstellt. Er enthält die wichtigsten Daten zur geplanten Entsendung. Dieser Vorantrag muss dann in der Personalabrechnung (PZ) geprüft und zum endgültigen A1-Antrag verarbeitet werden.
Wichtig: Diese Funktion ist nur für die Entsendeart "Entsendung" (der klassische Fall) vorgesehen. Andere Arten von A1-Anträgen (z. B. für gewöhnlich in mehreren Mitgliedsstaaten Beschäftigte oder Seeleute) können nicht aus den MP-Voranträgen erzeugt werden.
Die Verarbeitung in der Personalabrechnung (PZ)
So finden und verarbeiten Sie die eingegangenen Voranträge:
1. Voranträge aufrufen
Gehen Sie in der Personalabrechnung zur A1-Schaltfläche.
Öffnen Sie das Auswahlmenü und wählen Sie "Voranträge PZ/MP" aus.
Hier sehen Sie eine Übersicht aller noch nicht verarbeiteten Voranträge.
2. Einen Vorantrag verarbeiten
Wählen Sie den gewünschten Vorantrag in der Übersicht aus.
Klicken Sie auf "Verarbeiten".
Ab hier läuft die Bearbeitung genau so ab, wie Sie es von der normalen Erstellung eines A1-Antrags für eine Entsendung gewohnt sind. Der Vorantrag wird in den eigentlichen A1-Antrag umgewandelt, den Sie dann vervollständigen und absenden.
3. Den Überblick behalten – der Status
Jeder Vorantrag hat einen Status, der Ihnen anzeigt, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist:
Status
Bedeutung
Was Sie tun können
neu
Der Vorantrag ist eingegangen und wartet auf die Bearbeitung.
Verarbeiten oder Löschen
bearbeitet
Der Vorantrag wurde bereits verarbeitet (d.h., der A1-Antrag wurde erzeugt).
Erneut Verarbeiten (falls nötig)
gelöscht
Der Vorantrag wurde aus der aktuellen Liste entfernt.
Wiederherstellen (über das Kontextmenü)
Voranträge aus der Liste entfernen (Bereinigen)
Sie haben einen Vorantrag, der nicht weiterbearbeitet werden soll? Kein Problem, Sie können die Liste bereinigen:
Markieren Sie den entsprechenden Datensatz in der Liste.
Klicken Sie auf das Minus-Symbol (-).
Der Vorantrag erhält sofort den Status "gelöscht" und verschwindet aus der Standardansicht. Es erfolgt keine Sicherheitsabfrage!
Wichtig: Dies ist nur möglich, wenn der Vorantrag den Status "neu" hat.
Vorantrag wiederherstellen
Wenn Sie einen gelöschten Vorantrag doch wieder bearbeiten möchten:
Ändern Sie Ihren Filter auf "gelöschte Voranträge anzeigen".
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorantrag (Kontextmenü).
Wählen Sie Wiederherstellen. Der Status wird auf "neu" gesetzt und Sie können ihn wieder verarbeiten.
Tipp zum Filter: Der Filter für den Status ist standardmäßig auf "neue Voranträge anzeigen" eingestellt. Ihre Filterauswahl wird pro Benutzer gespeichert, sodass Sie beim nächsten Mal direkt Ihre bevorzugte Ansicht laden.
Wo finde ich eine Anleitung für Mitarbeiter?
Wie Ihre Mitarbeiter im Mitarbeiterportal (MP) einen solchen Vorantrag erstellen können, finden Sie ausführlich in unserem Dokument "Leitfaden A1 Vorantrag im Mitarbeiterportal". Dieses steht Ihnen auf unserer Homepage im Downloadbereich zur Verfügung.
