Wir befinden uns noch im Register „Berechnung“, genauer gesagt im Bereich „Optionen Betrag“. Innerhalb dieses Bereichs gibt es das Unterregister „Prüfen“. Dieses dient dazu, den vom System errechneten Betrag einer Lohnart nachträglich zu korrigieren, anzuheben oder zu deckeln.
Es ist die letzte Kontrollinstanz, bevor der Wert der Lohnart feststeht.
Die W-Fragen zur Funktion „Prüfen“
W-Frage
Antwort
Was macht das Register „Prüfen“?
Es sorgt für die Einhaltung von Grenzen (Mindest-/Höchstbeträge) und steuert das Verhalten bei Durchschnittsberechnungen mit 0-Euro-Werten und bei geldwerten Vorteilen (Schattenabrechnung).
Wer nutzt diese Einstellungen?
Der Lohnbuchhalter, um gesetzliche Anforderungen (Mindestlohn, Beitragszuschüsse) und vertragliche Grenzen (Gehaltsdeckelung) zu gewährleisten.
Wieso und Weshalb ist die Prüfung nötig?
Sie stellt sicher, dass kein zu niedriger Betrag (Mindestens) und kein zu hoher Betrag (Maximal) an den Mitarbeiter ausgezahlt wird oder dass der Betrag gesetzliche Grenzen (z.B. Zuschüsse zur privaten KV) nicht überschreitet.
1. Feld „Mindestens“: Die Anhebung des Betrags
Diese Option ist entscheidend für die Einhaltung von Mindestansprüchen wie dem Mindestlohn oder tariflichen Mindestlöhnen.
Wie es funktioniert:
Der vom System berechnete Betrag wird mit dem hier eingestellten Mindestwert verglichen. Ist der berechnete Betrag niedriger, wird er auf den Mindestwert angehoben.
Option
Name & Bedeutung
Konkretes Anwendungsbeispiel
1 (Eingabe)
Fester Mindestbetrag
Festlegung eines festen Mindestbetrags in EUR direkt in der Lohnart.
2 (Tariflohn)
Individuelle Basis
Der Betrag muss mindestens so hoch sein wie der individuelle Tariflohn des Mitarbeiters.
6 (Tariflohn plus alle Zulagen)
Tarifliche Gesamtbasis
Der Betrag muss mindestens der Summe aus Tariflohn und allen Zulagen im Personalstamm entsprechen (wichtig bei komplexen Tarifverträgen).
Sonderfall: Wird der eingetragene Mindestwert der Anzahl (z.B. 10 Stunden) unterschritten, wird der Betrag auf 0 gesetzt. Dies wird für Zähl-Lohnarten genutzt, die erst ab einer bestimmten Schwelle (z.B. ab 11. Überstunde) zahlen sollen.
2. Feld „Maximal“: Die Deckelung des Betrags
Diese Option dient dazu, den Betrag auf einen gesetzlichen oder vertraglichen Höchstwert zu begrenzen.
Wie es funktioniert:
Der berechnete Betrag wird mit dem hier eingestellten Maximalwert verglichen. Ist der berechnete Betrag höher, wird er auf den Maximalwert gedeckelt.
Option
Name & Bedeutung
Konkretes Anwendungsbeispiel
1 (Eingabe)
Fester Maximalbetrag
Festlegung eines festen Höchstbetrags in EUR direkt in der Lohnart.
7 (Beitrag private KV)
Gesetzlicher Zuschuss
Begrenzt den Betrag auf den maximal möglichen Arbeitgeber-Zuschuss zur privaten Krankenversicherung (gesetzliche Deckelung).
10/11 (maximal/immer Tarifstufe)
Tarifliche Höchstgrenze
Der Betrag darf den Wert einer spezifischen Tarifstufe (aus dem zugeordneten Tarifwerk) nicht überschreiten.
24 (Max. SV-freier AG Zuschuss zum KUG)
KUG-Zuschuss
Begrenzt den Betrag auf den maximalen steuer- und SV-freien Arbeitgeberzuschuss zum Kurzarbeitergeld.
3. Feld „Schnitt 0,00 Erlaubt“: Umgang mit Nulldurchschnitten
Dieses Feld steuert, wie das Programm bei einer Durchschnittsberechnung (z.B. für Urlaubsentgelt) mit Monaten umgeht, in denen der Mitarbeiter kein Entgelt bezogen hat (0,00 €).
Einstellung
Bedeutung
Auswirkung
Haken gesetzt
0,00 € ist zulässig.
Monate ohne Zahlung fließen in die Durchschnittsberechnung ein und senken den ermittelten Schnitt (z.B. bei längerer unbezahlter Fehlzeit).
Kein Haken
0,00 € wird ignoriert.
Würde der Durchschnitt 0,00 € ergeben, greift das Programm auf den hinterlegten Tariflohn zurück. Dies verhindert, dass ein Monat ohne Zahlung den Durchschnitt drastisch auf Null senkt.
Wichtig: Diese Einstellung ist relevant für alle Lohnarten, die einen Durchschnitt als Betragsbasis verwenden (Bezugsvarianten 8, 9, 24 etc.).
4. Feld „Schattenabrechnung erzeugen“: Transparenz bei Sachbezügen
Diese Funktion dient der maximalen Transparenz für den Mitarbeiter, insbesondere bei geldwerten Vorteilen (wie einem Firmenwagen).
Wie funktioniert die Schattenabrechnung?
Das Programm führt zwei separate Nettoberechnungen durch:
Netto A: Mit Berücksichtigung der Lohnarten mit diesem Kennzeichen (z.B. der geldwerte Vorteil des Firmenwagens).
Vergleich: Die Differenz zwischen Netto A und Netto B wird als „Netto-Vergleichsdifferenz“ auf der Verdienstabrechnung ausgewiesen.
Wieso ist das nötig?
Ein geldwerter Vorteil erhöht das Brutto und damit die Abzüge, wird aber nicht ausgezahlt. Dies kann das tatsächliche Auszahlungsnetto senken. Die Schattenabrechnung macht transparent, wie stark der Sachbezug die Steuerlast und das Netto beeinflusst hat, ohne die tatsächliche Auszahlung zu verfälschen.
