Die Lohnabrechnung mag auf den ersten Blick wie ein Buch mit sieben Siegeln erscheinen. Doch keine Sorge! Dieser Artikel lüftet das Geheimnis der Lohnarten– dem Dreh- und Angelpunkt jeder Gehaltsberechnung.
Lohnarten sind die zentralen Bausteine in deinem Lohnprogramm. Sie sind nichts anderes als Kategorien oder Regeln, die festlegen, wie eine Zahlung oder ein Abzug auf der Gehaltsabrechnung behandelt werden muss.
Handelt es sich um Bruttolohn (z.B. Stundenlohn, Gehalt, Zulagen)?
Wird es als Nettoabzug behandelt (z.B. Pfändungen, Essensgeld)?
Jede Lohnart hat also eine Art "Steckbrief" mit allen notwendigen Parametern.
Wieso? Weshalb? Warum?
Lohnarten sind entscheidend, weil sie die korrekte Berechnung von Brutto- zu Nettogehalt und die ordnungsgemäße Abführung von Steuern und Sozialabgaben an die Behörden sicherstellen. Ohne korrekt eingerichtete Lohnarten wäre eine gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung unmöglich. Sie sind das Herzstück der Effizienz und Rechtssicherheit in der Personalbuchhaltung.
Wie wird das "Herzstück" eingerichtet?
Wer?
Die Einrichtung und Verwaltung der Lohnarten wird in der Regel von Personalbuchhaltern oder Steuerberatern vorgenommen, die mit dem jeweiligen Lohnprogramm arbeiten.
Wie?
Die Lohnarten-Einrichtung beginnt mit einer grundlegenden Entscheidung im Lohnprogramm (oft unter einem Menüpunkt wie Organisation→ Mandant→ Lohnarten): Wie soll der Lohnartenstamm (die gesamte Sammlung aller Lohnarten) genutzt werden?
Es gibt drei Haupt-Optionen:
1.1. Mandantenübergreifend (Standard)
oFunktion: Alle Lohnarten stehen in jedem Mandanten (also jedem betreuten Unternehmen/Kunden) zur Verfügung und funktionieren überall gleich.
oVorteil:Einfache Verwaltung! Eine Änderung gilt sofort für alle Mandanten.
oNachteil: Dieselbe Lohnartennummer kann nicht mit unterschiedlichen Funktionen in verschiedenen Mandanten belegt werden.
oTipp: Individualisierungen sind oft über Mandantenkonstanten möglich, ohne die zentrale Verwaltung aufzugeben.
2.2. Mandantenspezifisch
oFunktion: Die Lohnartennummer kann für jeden Mandanten individuell konfiguriert werden.
oVorteil: Höchste Flexibilität. Du kannst zum Beispiel Lohnart 1000 für Mandant A als Überstundenzuschlag 50% und für Mandant B als Nachtzuschlag 25% definieren.
oHinweis: Mandantenspezifische Lohnartenüberschreiben die mandantenübergreifenden, falls die Nummern identisch sind.
oFunktion: Eine flexible Mischung, bei der du Lohnarten mit einem Kennzeichen versiehst (z.B. Bau, Maler, Öffentlicher Dienst).
oVorteil:Ordnung und Übersicht. Im Mandanten wählst du den passenden Rahmen (z.B. Bau). Dadurch werden automatisch alle nicht benötigtenLohnarten (z.B. aus dem Öffentlichen Dienst) ausgeblendet. Das Programm bleibt dadurch schlank und übersichtlich.
Wichtige zentrale Programm-Einstellungen
Zusätzlich zur Mandantenkonfiguration gibt es oft zentrale Programm-Optionen (zu finden unter System→ Programmeinstellungen), die das Verhalten der Lohnarten global steuern:
Option
Bedeutung (Kurz erklärt)
RessourcenLohnartOhneBetrag
Steuert, ob eine Lohnart in die Abrechnung übernommen wird, auch wenn ihr Betrag Null ist. (Standard: Nur Beträge größer 0 werden übernommen).
LohnartDetailAnzahlMonate
Legt fest, wie viele Monate die Historie (Vergangenheit) der Lohnarten im Personalstamm des Mitarbeiters sichtbar ist.
LohnartNrAlt
Definiert einen Nummernbereich für veralteteLohnarten, die automatisch dorthin verschoben werden, wenn eine Lohnart für einen neuen Zeitraum aktualisiert wird. Dies hält die aktuellen Nummern frei.
Fazit
Die Einrichtung der Lohnarten ist zwar eine einmalige Arbeit, aber sie legt den Grundstein für die gesamte spätere Gehaltsabwicklung. Wähle die passende Nutzung (mandantenübergreifend, -spezifisch oder Rahmen) sorgfältig, denn sie bildet die Basis für eine reibungslose und effiziente Abrechnung!
