Die A1-Bescheinigung ist für die Sozialversicherung Ihrer Mitarbeiter bei Auslandseinsätzen unerlässlich. Damit der Antragsprozess in Ihrem SP_Data-System reibungslos läuft, müssen einige Einstellungen im Personalstamm beachtet werden.
Dieser Beitrag führt Sie durch die wichtigsten Punkte: von der nötigen Krankenversicherung über die Erstellung aus dem Kalender bis hin zur Vorabbescheinigung.
1. Wo finde ich die A1-Informationen?
Bevor Sie einen Antrag stellen oder Rückmeldungen prüfen, finden Sie die zentralen Übersichten an diesen Stellen im System:
a) Register Meldewesen
Unter dem Reiter "Abrechnung" finden Sie in der Rubrik "Meldungen" eine separate Zeile für "A1 (A1-Antrag)". Dies ist Ihr zentraler Zugang zur Verwaltung aller gestellten Anträge.
b) Personalakte
Sobald die zuständigen Stellen die A1-Bescheinigung rückmelden (über das Meldecenter verbucht), wird das offizielle PDF-Dokument automatisch in die Personalakte des Mitarbeiters gestellt. Von dort können Sie es jederzeit einsehen und ausdrucken.
2. Achtung: Feld Familienversicherung bei bestimmten Personengruppen
Ein kritischer Punkt betrifft Mitarbeiter mit bestimmten Personengruppenschlüsseln.
Betroffene: Mitarbeiter mit den Personengruppenschlüsseln 109, 110, 106 und 190.
Wo zu finden: Im Personalstamm unter dem Reiter "Vorgaben" im Abschnitt "SV Details".
Die Anforderung: Bei diesen Mitarbeitern muss im Feld "Familienversicherung" eine entsprechende Familienversicherungskrankenkasse hinterlegt sein.
Wichtig: Fehlt dieser Eintrag, kann der A1-Antrag nicht erstellt werden. Wenn Sie das A1-Komfort-Modul nutzen, wird der Antrag zwar als fehlerhaft gespeichert, aber Sie können ihn später korrigieren und nachbearbeiten.
3. A1-Antrag direkt aus dem Kalender erstellen
Um die Erfassung der Entsendezeiten und des Antrags zu verknüpfen, bietet SP_Data eine praktische Funktion im Mitarbeiterkalender:
Sie können einen A1-Antrag direkt aus der Fehlzeitenerfassung im Kalender starten für die Entsendearten:
A1-Antrag Entsendung
A1-Antrag Beamte/Beschäftigte im öffentlichen Dienst
A1-Antrag beschäftigte Seeleute
So funktioniert es:
Fehlgrund anlegen: Sie benötigen einen passenden Fehlgrund (z. B. "ESA" für "Entsendung Ausland").
Fehlzeit eingeben: Geben Sie den Fehlgrund und den Entsendungszeitraum in den Kalender ein.
A1-Option aktivieren: Setzen Sie den Haken bei der A1-Option.
Antrag starten: Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
Entsendeart wählen: Wählen Sie im folgenden Dialog die gewünschte Entsendeart aus.
Der Ablauf im System:
Das A1-Antragserfassungsprogramm startet und der Entsendezeitraum ist bereits vorausgefüllt.
Nach der erfolgreichen Erstellung des A1-Antrags speichert das System automatisch die Fehlzeit (z. B. "Entsendung Ausland") im Kalender ab.
Sie kehren direkt zur Fehlzeitenerfassung zurück.
4. Vorabbescheinigung: Der Nachweis für unterwegs
Was tun, wenn der Mitarbeiter abreisen muss, aber die offizielle A1-Bescheinigung noch nicht vorliegt?
Hier hilft die Vorabbescheinigung. Sie ist eine Bestätigung über die elektronische Antragstellung und dient dem Mitarbeiter als wichtiger Nachweis gegenüber den ausländischen Stellen.
So erstellen Sie die Vorabbescheinigung:
Gehen Sie im Register "Abrechnung" unter "Meldungen" zur Übersicht der A1-Anträge.
Markieren Sie den entsprechenden Antrag.
Klicken Sie auf "Drucken".
Wichtig: Die Vorabbescheinigung kann nur erstellt werden, wenn sich der Antrag im Status "quittiert/fehlerfrei" befindet – das heißt, er wurde erfolgreich vom System der Annahmestelle angenommen.
