SP_Data-Lexikon

Damit Ihre Personalsoftware (SP_Data) die digitale Krankmeldung (eAU) korrekt verarbeiten kann, müssen die internen Abwesenheitscodes, die sogenannten „Fehlgründe“, perfekt mit den gesetzlichen Vorgaben abgestimmt sein. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Fehlgründe kennzeichnen und wie die automatische Verbuchung der Rückmeldungen funktioniert.

Was ist das eAU-Fehlgrund-System?

Das System der eAU-Fehlgründe in Ihrer Software ist der „Übersetzer“ zwischen Ihrer internen Personalverwaltung und den Krankenkassen. Es stellt sicher, dass jede Abwesenheit korrekt eingeordnet wird.

Die wichtigste Stelle ist das Feld eAU im Register Vorgaben/Fehlgrund/Attribute. Hier ordnen Sie Ihre internen Fehlgründe einer der folgenden eAU-Optionen zu:

Warum gibt es dieses Verfahren?

Dieses System ist notwendig, um die Automatisierung und Korrektheit der eAU-Verarbeitung zu gewährleisten:

1. Auslösen der Anfrage: Durch das Eintragen des Fehlgrunds Anforderung eAU im Kalender des Mitarbeiters wissen Sie und das System, dass eine Anfrage an die Krankenkasse gestellt werden muss.
2. Korrekte Verbuchung: Die Kennzeichnung (Option 1 bis 4) stellt sicher, dass die Antwort der Krankenkasse auch unter dem richtigen internen Fehlgrund im Kalender landet (z.B. nicht einfach nur „Krank“, sondern „Arbeitsunfall“).
3. Schutz vor Fehlbuchungen:Über die Einstellungen können Sie verhindern, dass kritische Fehlzeiten (z.B. Krankengeld, Mutterschutz) überschrieben werden. So vermeiden Sie, dass ein Mitarbeiter versehentlich wieder Lohnfortzahlung statt Krankengeld erhält.

Wer ist verantwortlich? Wer führt das Verfahren durch?

• HR-Verantwortliche/Abrechner: Sie sind dafür zuständig, die notwendigen Fehlgründe Lohnfortzahlung Krank (1) und Arbeitsunfall (2) in Ihren Stammdaten manuell zu kennzeichnen. Sie erfassen den initialen Fehlgrund Anforderung eAU im Kalender.
• Software (System): Das Programm prüft die Kennzeichnungen, ruft die Rückmeldungen der Krankenkassen ab und verbucht die Daten automatisch im Mitarbeiterkalender.
• Mitarbeiter: Muss seine Krankheit sofort melden und den Arztbesuch bestätigen. Ohne diese Meldung darf der Fehlgrund Anforderung eAUnicht erfasst werden!

Welche Besonderheiten muss ich beachten?

1. Die Kennzeichnung (Mapping) ist Pflicht

• Mindestens ein Fehlgrund muss mit den Optionen 1, 2, 3 und 4 gekennzeichnet sein.
• Das Programm prüft dies und gibt einen Hinweis aus, falls z.B. die Kennzeichnung für Lohnfortzahlung Krank (1) oder Arbeitsunfall (2) fehlt. Diese müssen Sie manuell vornehmen.

2. Der Start im Kalender

• Meldet sich der Mitarbeiter krank, erfassen Sie den Fehlgrund Anforderung eAU im Kalender für den mitgeteilten Zeitraum.
• Wichtig: Achten Sie auf den Hinweis, dass die Anfrage nur erstellt werden darf, wenn der Mitarbeiter seiner Mitteilungspflicht nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz nachgekommen ist.

3. Besondere Regeln für Sachverhalte

• Der Fehlgrund Arbeitsunfall (2) muss auch für stationäre Aufenthalte verwendet werden, die wegen eines Arbeitsunfalls notwendig sind.
• Der Fehlgrund Stationärer Aufenthalt (3) wird nur für nicht unfallbedingte Krankenhausaufenthalte verwendet.
• Rehabilitation (4): Aktuell gibt es noch keine elektronische Rückmeldung für Rehabilitationen. Der Fehlgrund ist aber bereits für die Zukunft implementiert.

4. Die Verarbeitung der Rückmeldung

• Die Rückmeldungen der Krankenkasse werden im Posteingang des Meldedienstes bereitgestellt.
• Die eigentliche Verbuchung in den Mitarbeiterkalender erfolgt aus der Mitarbeiter-Abfrage „eAU-Rückmeldungen“ heraus (manueller Schritt).
• Verbuchung: Das System ersetzt den Fehlgrund Anforderung eAU durch den korrekten Fehlgrund (z.B. Lohnfortzahlung Krank) und bucht zusätzlich den Systemfehlgrund Info eAU (98) zur Dokumentation.

5. Abweichungen erkennen (Differenz Spalte)

• Die Mitarbeiter-Abfrage zeigt in der Spalte Differenz ein Ja an, wenn der angefragte Zeitraum und der zurückgemeldete Zeitraum nicht übereinstimmen. Das hilft Ihnen, Abweichungen sofort zu erkennen.
• Beispiel (Verkürzung): Wenn Sie 7 Tage anfragen, die Krankenkasse aber nur 2 Tage bestätigt, wird der Fehlgrund Anforderung eAU für die nicht bestätigten Tage gelöscht.

6. Schutz vor Überschreibung (Überschreibbar = Nein)

• Im Register Vorgaben/Fehlgrund/Einstellungen können Sie einstellen, dass bestimmte, kritische Fehlgründe (z.B. Krankengeld, Mutterschutz) nicht durch eine neue eAU-Rückmeldung überschrieben werden dürfen.
• Ist im Kalender ein solcher geschützter Fehlgrund hinterlegt, erscheint in der Mitarbeiter-Abfrage in der Spalte Überschreibbar ein Nein. So werden versehentliche Fehler in der Abrechnung verhindert.

7. Umgang mit Zwischennachrichten

• Bei Rückmeldungen wie „in Prüfung“ oder „Weiterleitungsverfahren“ (z.B. bei Krankenkassenwechsel) werden keine Zeiträume gemeldet.
• In diesen Fällen müssen Sie die Rückmeldung manuell auf erledigt setzen. Das System erstellt dann automatisch eine erneute Anfrage nach einer bestimmten Frist (z.B. 28 Tage bei „in Prüfung“ oder 14 Tage bei „Weiterleitung“).