Manchmal benötigen wir als Softwarehersteller (SP_Data) Ihre konkreten Abrechnungsdaten, um ein Problem in Ihrer Lohnsoftware zu analysieren oder eine bestimmte Funktion zu prüfen. Dies erfordert einen speziellen Daten-Export direkt aus Ihrem Programm.
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, was, wer, wie und warum Sie diesen Export erstellen und uns sicher zusenden.
1. Was ist der "Export Softwarehaus" und Warum wird er benötigt?
Was wird exportiert?
Der Export Softwarehaus ist eine Funktion in Ihrer Lohnabrechnungssoftware, die alle notwendigen Informationen (Mitarbeiterdaten, Abrechnungsstände, Buchungen, Meldeprotokolle) in einer komprimierten ZIP-Datei zusammenfasst.
Wer erstellt den Export?
Wer? Der Anwender (Lohnbuchhalter oder Administrator) erstellt den Export.
Weshalb? Wir benötigen diese Daten, um Fehler zu reproduzieren, die genaue Ursache von Problemen zu finden oder komplexe Abweichungen in der Abrechnung zu analysieren, ohne direkten Zugriff auf Ihr System zu haben.
Wann brauche ich eine Ereignisnummer?
Die Ereignisnummer ist Ihre Ticketnummer aus dem Support-System.
Wenn vorhanden: Tragen Sie die Nummer direkt in das Feld ein. Das beschleunigt die Zuordnung.
Wenn nicht vorhanden: Das System teilt Ihnen die Nummer nach dem Versand mit, oder Sie können das Problem in der E-Mail-Maske kurz beschreiben (siehe Schritt 3).
2. So erstellen Sie den Export Schritt für Schritt
Der Export wird im Hauptmenü Ihrer Software gestartet:
Schritt 1: Export starten
Gehen Sie im Hauptmenü auf: Start / Export / Export Softwarehaus (siehe Abb. 1).
Wählen Sie im folgenden Fenster "Export an SP_Data" (siehe Abb. 2).
Schritt 2: Die richtigen Einstellungen wählen
Das Export-Fenster enthält verschiedene Optionen. Die meisten sind voreingestellt oder werden nur auf direkte Anforderung unseres Supports hin geändert:
Feld
Standard-Einstellung
Wann ändern?
Ereignisnummer
Freilassen oder Nummer eintragen
Tragen Sie die Ihnen vorliegende Support-Ticketnummer ein.
Jahre
Voreingestellte Jahre
Immer so übernehmen, wie sie eingestellt sind.
Mitarbeiter
Alle
Nur die Personalnummern eingeben (mit Komma getrennt), die vom Support angefordert wurden.
nur aktueller Mandant
Haken gesetzt
Haken entfernen, wenn der Support dies ausdrücklich wünscht.
mit Buchungsstapel
Haken entfernt
Haken setzen, wenn der Support dies ausdrücklich wünscht.
Protokolle / EuBP/DLS-Daten
Haken entfernt
Haken setzen, wenn der Support dies ausdrücklich wünscht (meist für Meldeverfahren).
anonymisieren
Haken gesetzt
Haken entfernen, wenn der Support dies ausdrücklich wünscht (z. B. wenn Namen zur Fehlerbehebung nötig sind).
Schritt 3: Daten zusammenstellen
Klicken Sie auf den Button "Starten".
Das Programm sammelt nun alle benötigten Daten in der vorbereiteten ZIP-Datei.
3. Versand des Exports (Der Weg zu uns)
Nachdem der Export abgeschlossen ist, öffnet sich automatisch das Versandfenster (Abb. 3).
Option A: Direkter Versand (Der einfachste Weg)
Das E-Mail-Fenster wird angezeigt.
Wenn Sie keine Ereignisnummer hatten, beschreiben Sie hier kurz und präzise, welches Problem der Export beheben soll.
Klicken Sie auf "Senden". Die Daten werden direkt und sicher an unseren Support übermittelt.
Option B: Manueller Versand (Falls Option A nicht funktioniert)
Sollte der automatische Versand fehlschlagen (z. B. durch E-Mail-Einstellungen), können Sie die ZIP-Datei auch manuell versenden:
Klicken Sie im Fenster "Export Versand" (Abb. 3) auf den Link "Aufruf der Anwendungsdaten" (Abb. 4).
Sie gelangen in den Ordner, in dem die erstellte ZIP-Datei gespeichert ist (Abb. 5).
Wichtig:Schließen Sie das E-Mail-Fenster (Abb. 3) NICHT!
Öffnen Sie Ihr normales E-Mail-Programm, hängen Sie die gefundene ZIP-Datei an und senden Sie diese an Ihren Ansprechpartner bei SP_Data oder die zuständige Support-Adresse.
Erst nachdem die E-Mail versendet wurde, schließen Sie das E-Mail-Fenster (Abb. 3). Die ZIP-Datei wird dann aus dem temporären Ordner gelöscht.
Durch die korrekte Durchführung dieses Exports ermöglichen Sie uns eine schnelle und genaue Fehleranalyse!
