Verteiler sind die digitalen Adressbücher und Zielorte in der SP_Data Personalabrechnung (PA). Sie ermöglichen es, die in Berichtsmappen erzeugten Dokumente automatisch zu archivieren, zu drucken oder per E-Mail zu versenden – ohne dass Sie jedes Mal manuell Adressen oder Pfade eingeben müssen.
Was ist ein Verteiler in der SP_Data PA?
Ein Verteiler ist ein gespeichertes Zielprofil für Ihre Berichte und Dokumente. Er kann verschiedene Arten von Zielen definieren:
Eine oder mehrere E-Mail-Adressen.
Einen bestimmten Netzwerkpfad (Archiv- oder Export-Ordner).
Einen bestimmten Drucker.
Sobald Sie einen Bericht oder eine Berichtsmappe einem Verteiler zuweisen, weiß das System automatisch, wohin die Ausgabe geleitet werden soll.
Wer benötigt Verteiler?
Verteiler sind für jeden PA-Anwender wichtig, der:
Berichte nach dem Monatsabschluss automatisch versenden möchte.
Dateien (z. B. FiBu-Dateien, Zahlungsverkehrsdateien) in feste, wiederkehrende Netzwerkpfade exportieren muss.
Dokumente digital archivieren möchte.
Wieso, weshalb, warum sind Verteiler notwendig?
Verteiler sind der logische Baustein, der die Automatisierung erst ermöglicht:
Zentrale Pflege: Sie müssen eine E-Mail-Adresse oder einen Pfad nur einmal pflegen. Ändert sich das Ziel, passen Sie nur den Verteiler an, nicht dutzende Berichts- oder Export-Einstellungen.
Fehlerminimierung: Es eliminiert das Risiko, sich bei manueller Eingabe im E-Mail-Feld oder beim Tippen des Pfades zu vertun.
Stapel-Kompatibilität: Automatisierte Prozesse (z. B. über die Stapelverarbeitung) benötigen fest definierte, nicht-interaktive Ziele, die über Verteiler bereitgestellt werden.
Wie richte ich einen Verteiler ein?
Obwohl die genauen Menüpfade je nach SP_Data Version leicht variieren können, ist der Prozess zur Erstellung eines Verteilers grundsätzlich gleich. Sie finden die Verteilerverwaltung meist im Bereich Systemeinstellungen oder Allgemeine Einstellungen.
Schritt 1: Den Verteiler anlegen und benennen
Sie starten den Dialog zur Anlage eines neuen Verteilers. Wählen Sie einen klaren, aussagekräftigen Namen (z. B. "Archiv_FiBu" oder "GF_Monatsreports"), damit Sie ihn später leicht zuordnen können.
Schritt 2: Die Zielart festlegen und konfigurieren
Innerhalb des Verteilers definieren Sie das Ziel(e). Ein Verteiler kann auch mehrere Ziele kombinieren.
A) E-Mail-Verteiler
Legen Sie fest, wer die Berichte erhalten soll:
Empfänger-Liste: Geben Sie alle notwendigen E-Mail-Adressen ein (z. B. buchhaltung@firma.de; geschäftsleitung@firma.de).
Betreff & Text: Sie können einen Standard-Betreff und einen kurzen E-Mail-Text für die automatisierten Berichte hinterlegen.
B) Archiv- / Export-Verteiler
Dieser Verteiler ist wichtig, um Dateien an feste Speicherorte zu leiten. Besonders wichtig: Wenn der Export von der Stapelverarbeitung durchgeführt werden soll, muss hier ein UNC-Pfad verwendet werden (nicht ein Netzlaufwerksbuchstabe wie T:\):
Zielpfad: Verwenden Sie die UNC-Notation (z.B. \\SERVERNAME\Freigabename\Lohnarchiv). Der Dienstbenutzer des Stapelservices muss auf diesen Pfad Zugriffsrechte haben.
C) Drucker-Verteiler
Dieser Verteiler dient dazu, einen Bericht immer an denselben Drucker zu schicken:
Druckername: Wählen Sie den korrekten Druckernamen aus, der auf dem Client oder Server, wo der Druckauftrag ausgelöst wird (z. B. vom Stapelserver), bekannt ist.
Schritt 3: Verteiler im Bericht zuweisen
Nach der Anlage können Sie den Verteiler nun an den relevanten Stellen verwenden:
In der Berichtsmappe: Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Berichtsmappe wählen Sie für die Option "Ausgabe an" oder "Versandart" Ihren neu erstellten Verteiler aus.
Bei Exporten: Bei der Konfiguration des Exports von FiBu- oder Zahlungsverkehrsdateien können Sie den Verteiler als festen Zielpfad hinterlegen.
Durch diese einmalige Einrichtung stellen Sie sicher, dass alle automatisierten Prozesse in der SP_Data PA ihre Zielorte fehlerfrei und konsistent finden.
