Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat die Krankmeldung in Deutschland komplett verändert. Seit dem 1. Januar 2023 ist dieser digitale Weg für Arbeitgeber Pflicht. Hier erklären wir Ihnen ganz einfach, was die eAU ist, warum es sie gibt und was Sie beachten müssen.
Was genau ist die eAU?
Die eAU ist die Abkürzung für die elektronische Krankmeldung. Es ist die digitale Bestätigung von Ihrem Arzt oder Zahnarzt, dass ein Mitarbeiter krank ist und deshalb nicht arbeiten kann.
Der Ablauf ist jetzt rein digital:
Der Arzt schickt die Krankmeldung direkt an die Krankenkasse.
Der Arbeitgeber ruft die notwendigen Daten (Dauer der Krankheit) elektronisch bei der Krankenkasse ab.
Warum gibt es diesen digitalen Weg?
Die eAU wurde eingeführt, um den Prozess viel einfacher und schneller zu machen.
Weniger Papierkram: Früher wurden jedes Jahr Millionen Krankmeldungen in vierfacher Ausfertigung gedruckt – das ist jetzt vorbei! Der ganze Verwaltungsaufwand wird stark reduziert.
Keine Zettel mehr für Mitarbeiter: Seit 2023 muss Ihr gesetzlich versicherter Mitarbeiter die Krankmeldung nicht mehr in Papierform bei Ihnen abgeben. Er muss nur noch Sie informieren, dass er krank ist.
Krankengeld ist sicher: Der Mitarbeiter muss sich keine Sorgen mehr machen, dass er seinen Anspruch auf Krankengeld verliert, weil er den Zettel zu spät bei der Krankenkasse abgegeben hat. Der Arzt kümmert sich um die fristgerechte Meldung.
Wer macht was? Die Verantwortlichkeiten
Die eAU ist Teamwork. Jeder hat eine klare Aufgabe:
Rolle
Aufgabe im eAU-Verfahren (Wer macht was?)
Arzt/Zahnarzt
Stellt die Krankheit fest und schickt die Daten digital zur Krankenkasse.
Krankenkasse
Empfängt die Daten, prüft sie und stellt sie dem berechtigten Arbeitgeber digital zum Abruf bereit.
Arbeitgeber/HR
Ist gesetzlich verpflichtet, die Daten elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen. Die Personalabteilung bucht die Daten dann in den Kalender des Mitarbeiters.
Arbeitnehmer
Muss Sie weiterhin sofort informieren, sobald er krank ist und wie lange die Krankheit voraussichtlich dauert.
Führungskraft
Muss wie bisher die Einhaltung der Arbeitspflicht des Mitarbeiters überwachen.
Was muss ich als Arbeitgeber besonders beachten?
Als Arbeitgeber gibt es ein paar wichtige Regeln und Fristen, die Sie im Blick behalten müssen:
1. Zeitpunkt der Abfrage
Sie dürfen die Daten frühestens einen Kalendertag nach der Krankmeldung des Mitarbeiters abfragen. Das gibt dem Arzt genug Zeit, die Daten zur Krankenkasse zu schicken.
Die Abfrage ist nur erlaubt, wenn das Arbeitsverhältnis besteht und der Mitarbeiter sich ordnungsgemäß krankgemeldet hat.
2. Für wen gilt die eAU?
Die eAU gilt ausschließlich für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter.
Für privat versicherte Personenändert sich nichts – diese müssen Ihnen weiterhin ein Papierdokument vorlegen.
Die Abfrage ist nur möglich bei: Krankheit, Arbeitsunfall/Berufskrankheit oder Krankenhausaufenthalt.
3. Wie oft soll ich die Daten abrufen?
Es ist wichtig, die Anfragen schnell und regelmäßig zu versenden und die Antworten ebenso schnell abzurufen und im Kalender des Mitarbeiters einzutragen. Nur einmal pro Monat zu arbeiten, ist nicht sinnvoll.
4. Frist für den Nachweis
Sie bestimmen in Ihrer Personalsoftware, wie viele Kranktage Sie ohne Krankmeldung erlauben. Wollen Sie die gesetzliche Frist nutzen (Nachweis ab dem 4. Krankheitstag), müssen Sie den Wert 3 hinterlegen.
5. Wiederholte Anfragen und Stornierung
Keine Antwort oder nur Zwischenmeldung? Wenn Sie nach der ersten Anfrage keine definitive Rückmeldung bekommen (z.B. nur die Meldung "Nachweis liegt nicht vor"), dürfen Sie erneut eine Anfrage senden. Hier gelten feste Fristen (z.B. 5, 14 oder 28 Tage je nach Art der Zwischenmeldung).
Stornierung: Sie können eine eAU-Anfrage nur stornieren, wenn die Krankenkasse noch keine endgültige Rückmeldung (Rückmeldung, dass der Nachweis vorliegt) gesendet hat.
