SP_Data-Lexikon

DaBPV 2025: Der neue digitale Workflow für die Pflegeversicherung

Die Verwaltung der Pflegeversicherungsbeiträge (PV) wird digital. Was seit dem PUEG-Gesetz 2023 oft noch manuell oder „auf Zuruf“ gelöst wurde, geht ab Juli 2025 in das obligatorische Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung (DaBPV)über.

Für uns in der Personalabrechnung bedeutet das: Weniger Papierakten, aber ein neuer digitaler Prüfprozess in der Software.

Quick Check: Die wichtigsten Fakten (W-Fragen)

Was ist das DaBPV?

Ein automatisierter Datenabgleich zwischen Ihrem Abrechnungssystem und dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Ziel ist es, die exakte Anzahl der Kinder eines Mitarbeiters zu ermitteln, um den korrekten PV-Beitragssatz zu berechnen.

Wer ist betroffen?

Alle Arbeitgeber sowie alle gesetzlich pflegeversicherten Arbeitnehmer.

Wie sieht der neue Prozess aus?

Statt Urkunden zu kopieren, meldet die Software den Mitarbeiter beim BZSt an. Das Amt schickt die relevanten Daten (Anzahl der Kinder, Altersgrenzen) direkt digital zurück in Ihr System.

Warum wird das Verfahren Pflicht?

Bisher galt eine Übergangsfrist, in der Angaben ohne sofortigen Nachweis akzeptiert wurden. Damit die Beitragsabschläge (für 2 bis 5 Kinder unter 25 Jahren) dauerhaft rechtssicher sind, muss ab 2025 ein digitaler Nachweis vorliegen.

Warum müssen wir jetzt handeln?

Obwohl das Verfahren erst ab dem 01.07.2025 verpflichtend ist, müssen bis zum 31.12.2025 alle Bestandsmitarbeiter einmalig über das System gemeldet und validiert werden.

Was sich in Ihrer Abrechnungssoftware ändert

Die Software-Hersteller (wie z. B. SP_Data) passen die Masken an, um den Workflow so intuitiv wie möglich zu gestalten. Das sind die wichtigsten Neuerungen:

1. Zentrale Angehörigenverwaltung

Es gibt nun ein dediziertes Register für Angehörige. Hier sehen Sie auf einen Blick alle Kinder, deren Geburtsdaten und wie lange diese für den Beitragsabschlag berücksichtigt werden. Das mühsame Suchen in verschiedenen Untermenüs entfällt.

2. Die neue Schaltzentrale: "Basis PV-Kinder"

Dieses Feld steuert, welche Daten die Abrechnung verwendet. Sie haben drei Optionen:

• BZSt-Daten: Die vollautomatische Übernahme aus dem neuen digitalen Verfahren.
• Angehörigenverwaltung: Daten, die Sie im Haus manuell gepflegt haben.
• Manuelle Eingabe: Ein „Notausgang“, falls die Behördendaten nicht stimmen.

3. Wenn die Technik hakt: Das Ersatzverfahren

Behörden sind nicht unfehlbar. Das BZSt hat oft Lücken bei:

• Kindern, die im Ausland leben.
• Stief- oder Pflegekindern ohne steuerliche Verknüpfung.
• Älteren Kindern (Geburt vor 2011), die bereits volljährig waren.

Wichtig für die Praxis: Wenn ein Mitarbeiter einen Papiernachweis (z. B. eine Geburtsurkunde) vorlegt, dürfen und müssen Sie die digitalen BZSt-Daten manuell übersteuern. Der manuelle Nachweis schlägt den digitalen Datensatz!

Termine, die Sie im Kalender haben sollten

Fazit für Sachanwender

Das DaBPV-Verfahren nimmt uns langfristig die Arbeit ab, Elternnachweise händisch zu prüfen. Nutzen Sie die Zeit bis Ende 2025, um Ihre Stammdaten schrittweise mit den Rückmeldungen des BZSt abzugleichen. Ein Widerspruch der Mitarbeiter gegen diesen Datenaustausch ist übrigens nicht möglich – das Verfahren ist gesetzlich vorgeschrieben.