SP_Data-Lexikon

Die Kommunikation mit den Krankenkassen wird immer digitaler – besonders, wenn es um die Einrichtung und Pflege des Arbeitgeberkontos geht. Das Verfahren DSAK (Datensatz Arbeitgeberkonto) stellt sicher, dass alle notwendigen Betriebsdaten schnell und elektronisch übermittelt werden.

Dieser Leitfaden beantwortet die wichtigsten W-Fragen und zeigt Ihnen, wie Sie die Umsetzung in Ihrer SP_Data Personalabrechnung korrekt handhaben.

Was ist das DSAK-Verfahren?

Was: DSAK steht für Datensatz Arbeitgeberkonto. Es ist ein elektronisches Meldeverfahren, das es den Einzugsstellen (Krankenkassen) und Arbeitgebern ermöglicht, die für das Arbeitgeberkonto notwendigen Daten digital auszutauschen. Es ersetzt damit viele Papierprozesse.

• Kernstück: Das Arbeitgeberkonto, dessen führendes Kriterium die Hauptbetriebsnummer ist.
• Bestandteile der DSAK-Meldung:
  • Grunddaten (DBGD): Name, Adresse des Arbeitgebers.
  • Abweichende Korrespondenzanschrift (DBKO): Falls die Post an eine andere Adresse gehen soll.
  • Dienstleister (DBDL): Infos über den beauftragten Abrechnungsdienstleister/Steuerberater.
  • Wahlerklärung U1 (DBWU): Erklärung zur Teilnahme am Umlageverfahren U1 (Erstattung von Lohnfortzahlung bei Krankheit).

Wieso, Weshalb, Warum ist das DSAK-Verfahren wichtig?

Wieso/Weshalb/Warum: Die Digitalisierung dieses Prozesses ist gesetzlich vorgeschrieben (7. SGB IV-Änderungsgesetz) und sorgt für Effizienz und Rechtssicherheit:

1. Rechtspflicht: Arbeitgeber sind verpflichtet, auf elektronische Anforderung der Krankenkassen die notwendigen Daten elektronisch zu übermitteln.
2. Transparenz & Aktualität:Änderungen an melderelevanten Betriebsdaten (z. B. neue Adresse, geänderter U1-Satz) müssen proaktiv (von sich aus) gemeldet werden, um das Arbeitgeberkonto aktuell zu halten.
3. Vermeidung von Fehlern: Nur mit einem korrekt eingerichteten und aktuellen Arbeitgeberkonto können Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen (Anmeldungen von Mitarbeitern) reibungslos verarbeitet werden.

Wer muss aktiv werden?

• Arbeitgeber: Sie sind der Beitragsschuldner und müssen sicherstellen, dass Ihre Daten bei den Krankenkassen korrekt hinterlegt sind.
• Abrechnungsdienstleister/Steuerberater: Sind Sie mit der Durchführung der Abrechnung beauftragt, müssen auch Änderungen an Ihren Dienstleister-Angaben (DBDL) über das Meldeverfahren gemeldet werden.
• Ihre Lohnbuchhaltung (SP_Data): Sie sind für die korrekte Anlage und Pflege der Stammdaten verantwortlich, die die DSAK-Meldungen auslösen.

Wie wird das DSAK in SP_Data umgesetzt?

Die korrekte Umsetzung in SP_Data basiert auf zwei Hauptprozessen: der Identifizierung des führenden Betriebs und der Erstellung von DSAK-Meldungen.

1. Führenden Betrieb festlegen (bei Mehrfachnutzung der Betriebsnummer)

Wie (Vorbereitung): Wenn Sie mehrere Betriebsstätten in Ihrem Mandanten mit der identischen Betriebsnummer haben, muss das System wissen, welcher Betrieb für die Meldungen verantwortlich ist.

• Aktion: Legen Sie in den Stammdaten der Betriebsstätte im Register Steuer und SV den "führenden Betrieb" fest.
• Wichtig: Nur dieser führende Betrieb löst dann bei Änderungen melderelevante DSAK-Meldungen aus. Solange das nicht erfolgt ist, sind melderelevante Felder für alle gesperrt!

2. DSAK-Meldungen auslösen

Wie (Meldungen): DSAK-Meldungen werden auf zwei Arten ausgelöst:

 Wichtige Hinweise für SP_Data:

• Validierung: Bei melderelevanten Änderungen führt SP_Data eine sofortige Validierung durch. Wenn die Meldung fehlerhaft ist, wird der gesamte Prozess abgebrochen und die Änderungen nicht gespeichert. Sie müssen die Änderungen zurücksetzen und den Fehler korrigieren.
• Gültigkeitsdatum: Bei proaktiven Änderungen erhalten die DSAK-Meldungen systemseitig das Gültigkeitsdatum des Tages der Änderung (keine Rückwirkung wie bei DSBD).
• Umsatzsteuer: Der Datenbaustein für das SEPA-Lastschriftmandat (DBSL) wird in SP_Data nicht gemeldet, da noch technische und rechtliche Fragen offen sind. Lastschriften müssen weiterhin in Papierform erteilt/entzogen werden.

Nächster Schritt für Sie

Stellen Sie sicher, dass in Ihrer SP_Data-Umgebung alle mehrfach verwendeten Betriebsnummern einen "führenden Betrieb" zugewiesen bekommen haben, um die korrekte Auslösung von DSAK-Meldungen zu gewährleisten.

hier ist die Übersicht über die wichtigsten Felder in den Betriebsstammdaten (und anderen relevanten Stellen), deren Änderung eine proaktive DSAK-Meldung (Datensatz Arbeitgeberkonto, Abgabegrund 02) in SP_Data auslöst.

Diese Änderungen sind melderelevant und müssen den Krankenkassen elektronisch mitgeteilt werden.

Übersicht: Melderelevante Felder für DSAK (Grund 02)

 Wichtige Zusatzinformationen:

• Gültigkeit: Bei proaktiven Änderungen erhalten die Datenbausteine der DSAK-Meldung in diesen Fällen systemseitig das Gültigkeitsdatum des Tages der Änderung (keine rückwirkende Meldung).
• Storno-Neumeldung: Nur Änderungen an der U1-Pflicht oder am U1-Erstattungssatz mit demselben Gültigkeitsdatum wie eine bereits abgegebene Meldung führen zu einer Stornierung der alten Meldung und einer Neumeldung. Alle anderen Änderungen lösen lediglich eine neue DSAK-Änderungsmeldung (Grund 02) aus.

Diese Übersicht sollte Ihnen helfen, bei der Pflege der Stammdaten in SP_Data genau zu erkennen, welche Anpassungen sofort eine elektronische Meldung an die Krankenkassen erfordern.