Sie haben die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse angefordert. Doch was bekommen Sie zurück? Die Rückmeldungen können je nach Sachverhalt und Zuständigkeit der Kasse unterschiedlich aussehen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen einfachen Überblick über die möglichen Antworten der Krankenkassen.
Was ist das Verfahren?
Hier geht es um die Antworten (Rückmeldungen) der Krankenkassen auf Ihre zuvor gestellte eAU-Anforderung. Die Krankenkassen melden Ihnen die relevanten Daten zur Arbeitsunfähigkeit – sofern diese vorliegen – und informieren Sie über ihre Zuständigkeit und den Art der Behandlung (Arzt, Krankenhaus, Reha).
Warum gibt es dieses Verfahren?
Dieses Rückmeldeverfahren stellt sicher, dass Sie als Arbeitgeber ausschließlich die notwendigen, bestätigten Daten erhalten, um die Lohnfortzahlung korrekt abzuwickeln und die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Es sorgt für Transparenz bei der Zuständigkeit der Kassen und liefert Ihnen die genauen Daten für die Verbuchung im Mitarbeiterkalender.
Wer ist verantwortlich? Wer führt das Verfahren durch?
Rolle
Zuständigkeit
Krankenkasse
Prüft die eigene Zuständigkeit. Übermittelt die beim Arzt oder Krankenhaus eingegangenen AU-Daten an den Arbeitgeber.
Arbeitgeber/HR
Nimmt die Rückmeldung entgegen. Prüft die Meldung (insbesondere bei Abweichungen). Verbucht die Daten im Kalender oder stellt eine neue Anfrage.
Welche Besonderheiten muss ich beachten?
Die Rückmeldungen lassen sich in zwei Hauptbereiche unterteilen: Unzuständigkeit und Zuständigkeit.
1. Die Krankenkasse ist unzuständig (Meldegrund 1)
Das Problem: Die Krankenkasse ist nicht für den Mitarbeiter zuständig, weil die Person ihr nicht bekannt ist oder am angefragten Tag keine Mitgliedschaft mehr bestand (z.B. wegen eines Kassenwechsels).
Was passiert? Sie erhalten eine Meldung mit dem Meldegrund „1 – unzuständige Krankenkasse“.
Ihre Aufgabe: Sie müssen eine neue Anforderung bei der tatsächlich zuständigen Krankenkasse stellen.
2. Die Krankenkasse ist zuständig und liefert Daten
Liegt die Zuständigkeit vor, erhalten Sie je nach Quelle der Krankmeldung unterschiedliche Daten:
Quelle der Daten
Übermittelte Hauptinformationen
Wichtige Besonderheiten
Vertragsarzt
Datum „AU seit“, voraussichtliches Ende („voraussichtlich AU bis“), Feststellungsdatum, Art der Bescheinigung (Erst-/Folgebescheinigung).
Es können auch mehrere AU-Datensätze von verschiedenen Ärzten für den gleichen Zeitraum übermittelt werden.
Krankenhaus (Stationär)
Datum „AU seit“, voraussichtlich AU bis und tatsächlich AU bis, Feststellungsdatum.
Wichtig: Es ist möglich, dass Sie zunächst eine Meldung mit dem voraussichtlichen Ende erhalten, gefolgt von einer zweiten Meldung mit dem tatsächlichen Entlassungsdatum– auch ohne neue Anfrage von Ihnen.
Vorsorge/Reha-Einrichtung
Datum „AU seit“, voraussichtlich und tatsächlich „AU bis“.
Falls kein tatsächliches Endeübermittelt wird, müssen Sie erneut eine eAU-Anforderung stellen (hier ohne Einhaltung einer Frist).
3. Besonderheiten bei Rückmeldungen von Kliniken (Stationär)
Hier müssen Sie besonders auf Abweichungen zwischen dem voraussichtlichen und dem tatsächlichen Ende achten:
Tatsächliches Ende ist früher: Das System kann die Rückmeldung nicht automatisch verbuchen. Sie erhalten einen Hinweis (Das tatsächliche Nachweisende... liegt zeitlich vor dem voraussichtlichen Nachweisende). Ihre Aufgabe: Prüfen Sie den Kalender des Mitarbeiters und nehmen Sie manuelle Anpassungen vor. Setzen Sie die Rückmeldung anschließend manuell auf erledigt.
Tatsächliches Ende ist später:
Fall 1: Der Zeitraum zwischen dem voraussichtlichen und dem tatsächlichen Ende ist noch frei im Kalender. Die Rückmeldung kann automatisch verbucht werden.
Fall 2: In dem Differenzzeitraum ist bereits ein anderer, nicht passender eAU-Fehlgrund gebucht. Das System kann die Rückmeldung nicht verbuchen und gibt einen Hinweis aus. Ihre Aufgabe: Prüfen und korrigieren Sie den Kalender manuell und setzen Sie die Rückmeldung anschließend manuell auf erledigt.
4. Teilstationäre Behandlung und Zwischenmeldungen
Teilstationäre Behandlung: Hier erhalten Sie keine Zeiträume gemeldet, sondern nur den Rückmeldegrund „Teilstationäre Krankenhausbehandlung“. Die Daten fehlen, weil die Abrechnung zeitverzögert erfolgt. Ihre Aufgabe: Die Rückmeldung kann nur manuell auf erledigt gesetzt werden.
Kassenwechsel (Weiterleitungsverfahren): Wenn der Mitarbeiter die Krankenkasse gewechselt hat, schickt die alte Kasse die Daten an die neue Kasse. Sie erhalten eine Zwischenmeldung („Meldegrund 9“).
Prüfung der Kasse (In Prüfung): Liegt der Nachweis bei der Kasse vor, wird aber noch geprüft (Meldegrund 7), erhalten Sie ebenfalls eine Zwischenmeldung ohne Zeiträume.
In beiden Fällen (Kassenwechsel/in Prüfung) müssen Sie die Rückmeldung manuell als erledigt markieren und anschließend erneut eine eAU-Anfrage stellen (ggf. unter Einhaltung einer Frist).
