Die Lohn- und Gehaltsabrechnung endet nicht mit der reinen Berechnung. Genauso wichtig ist die Bereitstellung von Berichten – an die Buchhaltung, die Geschäftsleitung oder für das interne Archiv. Das manuelle Suchen und Drucken dieser Listen kostet jedoch unnötig Zeit.
Die Lösung in der SP_Data Personalabrechnung sind Berichtsmappen, die Sie am besten über den Monatsabschluss vollständig automatisieren.
Wir zeigen Ihnen, wasBerichtsmappen sind, wie Sie diese einrichten und warum die Automatisierung über den Monatsabschluss so effizient ist.
Eine Berichtsmappe ist eine digitale Sammlung von verschiedenen Berichten, Listen und Auswertungen, die Sie in einem bestimmten Ablauf benötigen (z. B. nach der Abrechnung oder dem Monatsabschluss).
Stellen Sie sich die Mappe wie einen digitalen Ordner vor, den Sie einmalig zusammenstellen. Dieser Ordner enthält alle Reports, die Sie jeden Monat für einen bestimmten Zweck brauchen.
Wer richtet die Mappen ein?
Die Berichtsmappen werden in der Regel vom PA-Anwender oder dem Administrator des jeweiligen Mandanten eingerichtet. Die Nutzung ist dann für alle relevanten Benutzer vorgesehen.
Wieso, weshalb, warum sollte ich Mappen nutzen?
Die Organisation in Mappen ist die Grundlage für maximale Effizienz:
Konsistenz: Es wird sichergestellt, dass Sie jeden Monat exakt die gleichen Berichte mit den gleichen Einstellungen erhalten.
Vollständigkeit: Sie vergessen keine wichtigen Listen (z. B. Beitragsnachweise oder Lohnjournal).
Automatisierung: Sie können diese Mappen automatisch drucken, archivieren oder per E-Mail an Verteiler senden lassen.
Wie richte ich Berichtsmappen ein und automatisiere sie?
Die Einrichtung und vor allem die Automatisierung über den Monatsabschluss sind der Schlüssel zum Erfolg.
1. Die Mappe zusammenstellen (Was gehört hinein?)
Berichtsauswahl: Wählen Sie die einzelnen Berichte aus, die Sie benötigen (z. B. Lohnjournal, FiBu-Liste, Krankenkassen-Beitragsnachweise).
Einstellungen definieren: Legen Sie für jeden Bericht fest, welche Optionen er haben soll (z. B. nur bestimmte Kostenstellen, welche Sortierung, etc.).
Ablauf festlegen: Bestimmen Sie die Reihenfolge, in der die Berichte in der Mappe erscheinen sollen.
2. Der große Schritt: Automatisierung über den Monatsabschluss
Der effizienteste Weg, Berichtsmappen auszuführen, ist die Verknüpfung mit dem Monatsabschluss.
Wenn Sie im Menüpunkt Monatsabschluss die Option zur Erstellung der Monatsabschlussmappe aktivieren, passiert Folgendes:
Der Auslöser: Sobald der Monatsabschluss (oder der Monatsabschluss-Prüflauf) erfolgreich durchlaufen ist, wird die hinterlegte Berichtsmappe automatisch gestartet.
Die Aktionen: Sie legen in der Mappe fest, was mit den fertigen Berichten geschehen soll. Hier können Sie folgende Aktionen definieren:
Archivierung: Speichern der Berichte im digitalen Archiv.
Drucken: Automatisches Senden an einen bestimmten Drucker.
E-Mail-Versand: Versand an vordefinierte E-Mail-Verteiler (z. B. "Lohnbuchhaltung", "Geschäftsführung").
3. Die Rolle der Stapelverarbeitung (Wie läuft das ab?)
Wenn Sie zusätzlich das Modul Stapelverarbeitung nutzen (wie in unseren vorherigen Artikeln beschrieben), erreichen Sie die höchste Stufe der Automatisierung:
Sie erstellen den Auftrag "Monatsabschluss" (oder "Komplettlauf") und geben ihn an den Stapelserver.
Der Stapelserver führt den Monatsabschluss automatisch durch.
Die Berichtsmappe wird als Teil des Monatsabschlusses automatisch im Hintergrund ausgeführt.
Der Dienst archiviert, druckt und versendet die Berichte, während Sie bereits neue Aufgaben erledigen können.
Tipp: Mappen für verschiedene Zielgruppen
Um die Übersicht zu bewahren, empfiehlt es sich, spezialisierte Mappen anzulegen:
Mappe
Zweck
Inhalte
Monatsabschluss-Mappe (Fibu)
Für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
FiBu-Liste, Lohnjournal, Zahlungsnachweis.
Archiv-Mappe (Intern)
Für die revisionssichere Ablage der monatlichen Daten.
Alle Pflichtberichte (Lohnkonto, Monatsstatistik).
